XX公司档案管理软件项目建议书一、立项原因和依据：一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图片、录音和录像和实物等等。

将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。

市场经济时代企业家决策要根据各种资料、数据、信息，搞好企业需要汇集各方面信息，对决策而言，信息与人才、资金同等重要，有时甚至更重要。

没有资料管理、数字管理、信息管理，就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会。

与此同时，档案工作对企业保护知识产权、维护合法权益起着主导性作用。

企业知识产权包括专利权、商标权、著作权及商业秘密等，实记录了企业进行知识创新的过程、内容、结果，是企业重要的无形资产和核心知识资本,是企业拥有某一知识产权的法律凭证，当发生知识产权纠纷时，档案能起到至关重要的作用，是企业保护知识产权的有力武器。

企业档案管理对于企业文化建设也有着十分重要的作用，表现在档案能够真实地记录企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴和对企业文化的归纳、梳理,是企业多年来运营经验、成果，是指导企业运作的重要依据，蕴含了企业的经营、管理智慧，是提升员工工作效率和企业核心竞争力的重要因素，是企业永续发展必须重视的资源。

现公司利用档案的困境与问题是：共享困难，形成信息孤岛：在日常工作过程中，部门与部门之间，岗位与岗位之间，存在着大量信息共享的需求，一般通过邮件、业务联系单的方式传递，既不方便也不安全，在员工出差的情况下，就更难以调用公司的知识信息。

在企业中各个部门之间由于种种原因造成部门与部门之间相对的孤立，各种信息无法或者无法顺畅地在部门与部门之间流动，形成了信息孤岛，不能使企业知识资源配置最优化。

再利用不足：公司的业务经验、资料、方案等知识利用率较低，员工需要找准确的资料和知识时，往往没有统一、准确、及时更新的数据源，仅凭借自己的经验做出决策，或者是从头再来，从零做起，导致重复劳动，不仅效率低下，而且没有充分借鉴前人经验。

在面临档案利用困境的同时，通过对现代企业管理方法的研究，对市场竞争环境的研究不难发现，在知识经济的今天，企业越来越清醒地认识到知识是企业最宝贵的资产，知识管理则是保持企业竞争优势的重要手段。

二、系统依据的规范：国家标准档案著录规则、国家标准档案文献主题标引规则、科技档案案卷构成一般要求、电子文件标准格式等档案规范。

三、总体需求主要包括以下四个方面：1.档案综合管理模块综合管理模块涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）；权限分配；借阅管理；档案利用；及其他辅助实体管理(包括对档案接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。

2.档案共享利用平台档案信息资源共享利用平台，面向全公司提供档案信息浏览、检索、利用服务，并能确保信息安全。

3.考察学习分享平台出外考察学习、培训的分享平台，面向全公司给业务相关人员最直接最便捷方式提供经验共享。

为公司进一步继续进行知识管理深化建设，夯实基础。

4.声像档案管理模块建设音视频采集播放系统，将有效地规范全公司各类音视频档案的管理方法和利用流程，强化对音视频档案的保存管理，提高音视频档案的利用率，实现音视频资源的集中存放，推进音视频档案的资源共享和开发利用。

建设图片集成播放系统，将有效地规范公司各类活动产生的有价值的照片的利用流程，强化对照片档案的保存管理，提高照片档案的利用率，一定程度增强企业人文氛围。

四、功能需求（一）档案综合管理模块有关需求描述如下：1、档案著录：实现各种档案目录（全宗目录、类别目录、案卷目录、文件目录等）的著录操作，包括著录模板定义功能，重点考虑易用性。

2、数据接收：从各种渠道接收档案数据，包括数字化成果的接收、各种上报数据的接收（电子目录、电子公文）等（含Excel格式、XML格式、标准文件包格式）、；如设立公文接口，使办公自动化系统中的收发文目录信息及电子正文附件均以电子文档或图像的形进行预归档处理；另外还支持历史数据的导入。

3、档案移交接收：档案实体进库时，对移交的实体档案进行接收，并和档案目录进行关联。

4、自动组卷归档按照不用的条件如：保管期限、分类代码、成文日期、关键主题词等对收发文库、档案库进行自动归档立卷，当组好临时卷后，可人工进行干预调整，将调整好的文件归档入库，自动形成卷内库及案卷库。

5、数字化加工（1）纸质公文档案的OCR与原件影像扫描、采集、著录专用扫描程序，一套快速扫描软件，支持市面大部分扫描议，可以自动生成扫描图像文件名，同时进行图像去污、纠偏等处理，有另存功能；支持上传覆盖；能OCR（文字识别）自动形成相应的文件为全文检索做准备。

上传成功后，转换为统一的PDF格式，可以直接阅览，下载，打印。

便于档案长期保存并方便利用的格式。

上传服务器成功的电子档案，自动防伪处理，如加入水印（在页眉处加盖“XX档案室”电子签章，打印的文件含“XX档案室”电子签章）等。

（2）照片的整理与扫描、采集、著录A、标准：图片采集工具支持多种图片格式，包括BMP、TIFF、GIF、JPEG等格式，自动生成缩略图。

并具有校正、去黑边、去斑等图像处理功能。

B、要求：对图片的-著录项目（包括照片内容）要全面，检索和使用要方便，在转入转出数据库的过程中，照片同其著录信息不能分离。

（3）多媒体影像档案采集与著录A、标准：视频文件采集应支持高低码率同时输出，采集过程支持自动关键帧提取，生成影像高无损压缩。

B、要求：提供数字流媒体的采集、非线性编辑平台，对于数字流媒体可以轻松实现浏览、检索和自动播放。

（4）其他档案类型数据库的转入6、档案鉴定：对于档案提供密级鉴定、保管期限鉴定、权限范围鉴定、价值鉴定、销毁鉴定等功能，系统支持单个条目鉴定、批量条目鉴定，对超期档案计算机能自动提取进行鉴定，支持鉴定方案的制定和记录。

7、统计分析：提供归档档案统计、接收情况统计、借阅利用情况统计、鉴定情况统计等统计方式，统计结果可以打印并导出Excel。

8、权限管理：对系统权限进行管理，包括权限定义、角色授权、用户授权等，权限控制既可以针对目录，也可以针对全文，而且可以针对一个目录下的某个电子文件进行单独授权。

采用完整的权限控制管理手段，可以将每一卷电子化档案的查阅权限精确控制到对应的人、组织。

9、数据的存储的备份与恢复定期（每日凌晨）对上传数据进行备份，一旦发生问题，及时恢复。

11、信息加密、版权保护具有对传输数据进行加密的功能；为了维护公司的合法权益，对发布的图片、文档等资料加入图示等标志，以防止他人非法盗用，也可通过加入徽标和数字水印加以保护。

（二）档案共享利用平台在确保安全的前提下分别面向全公司提供全方位、多角度、深层次的档案信息服务。

有关需求描述如下：1、全文检索：提供类似于百度的检索方式，支持多关键词同时模糊检索，搜索结果按照相关度排列。

检索既可以针对全文，也可以针对题名。

所检索到的条目，可以通过选定，打印目录；如果条目包括原文，可以在权限下调阅原文。

2、分类浏览检索：将档案按照“分类”以“标签”的方式全部罗列在界面上，逐层深入，直至找到记录；同时支持按照树状结构进行组织。

类似电脑系统自带的文件夹树状结构（见下图）。

3、借阅申请：对档案实体的借阅申请进行登记并审批，支持单个条目借阅、批量条目借阅，对到期借阅记录进行提醒，并提供到期归还和续借功能；对没有权限查询的档案可以提出电子文件或实物档案的借阅申请。

4、借阅审批：对借阅申请进行审批，并进行授权，支持多级审批和实时赋权。

5、归还管理6、催还管理（三）声像档案管理模块声像档案是具有客观、形象和真实的特点，能将鲜活的现实场景原声原貌地保存下来，传诸后世，再现于后人视、听觉感官，较之其他载体的档案，具有巨大的优势。

顺利实现音视频和照片集成播放系统的播放，该功能包括：1.归档排行：按归档时间逆序排列记录，可直接点击浏览；2.热点推荐：最新入库的多媒体档案、最近组织的专题、社会热点相关记录自动显示，可直接点击浏览；3.借阅申请：出于知识产权安全的需要，查询权限是受到严格控制的，除了公开信息可以直接提供查询外，如果用户需要查阅一些特殊档案，则需要经过申请，审批通过后才能查阅。

4.档案采集：提供批量挂接和信息著录等功能，实现历史数据批量导入系统以及零散多媒体档案的在线信息著录和文件上传。

5.多媒体制作：对于上传的视频文件、图像、ppt文件，系统提供格式转换和多媒体切分等功能。

可以将各种格式的视频文件在后台自动转换成统一的格式（比如WMV），也可以将大的视频文件进行逻辑或者物理切分。

6.档案检索：系统提供多样化的档案检索功能，包括一体化检索、树状浏览检索等，并可以对查询权限进行控制。

7.档案统计：系统提供利用统计等功能，并可以图形化方式进行统计分析。

8.档案鉴定：系提供权限鉴定、开放鉴定、到期鉴定等功能。

系统支持单个条目鉴定、批量条目鉴定，对超期文档计算机能自动提取进行鉴定。

（四）考察学习经验分享平台（功能要求同“（三）”）五、效益分析通过档案管理系统的实施，我们将在本项目中实现下述目标，完成系统实施与工作效能提高的统一：建立共享体系：通过系统的建立，形成部门与部门、岗位与岗位之间的共享体系，避免信息孤岛，形成企业资源配置最优化。

建立安全保障体系：形成以系统权限管理为依托、以规章制度为准则的档案安全体系，避免知识资产的外泄，形成知识资产安全保护意识。

促进档案利用与创新，提高工作效率：统一管理的档案，为员工日常工作各个环节提供知识后盾支持，避免重复无效的劳动，在前人经验基础上再创新，提高工作效率。

提升档案价值，组建知识库，提供决策支持：对知识库中的资产情况、使用情况进行统计分析，挖掘有效的决策支持数据，为企业知识库建设和领导决策提供相关数据支撑。

六、项目实施（一）项目前期实施准备1、根据现有档案的整理规范，将已有的资料整理规范，为导入系统的资料库做准备。

2、全面配合系统建设，规范档案管理流程。

（二）项目后期实施步骤实施总体思路——试点实施，逐步推广。

由于公司习惯思维特点，要一次性全面推广各项功能较难。

为此先挑选常用的功能为试点，逐步成功后逐步推广实施。

备注：由于国家网络监管机制不完善、病毒黑客猖狂，导致网络的不安全，而企业档案是企业的智慧结晶，任何资料的外泄，都是对企业知识产权的挑战。

为了确保公司信息在安全的环境下流转，建议中标单位是有较多房地产成功经验、房地产业内客户间口碑较好的企业，一是它的产品功能较为成熟，成熟的系统功能能给成长中的企业更多的实效的建议，在一定程度上借鉴了成功企业经验，只要稍将系统“因地制宜”适当调整，即可上马实施，减少磨合时间。