市人民政府办公室公文处理工作规程为实现市政府办公室公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，制定本规程。
一、收文登记。
报送市政府和市政府办公室的公文，由秘书科统一签收、拆封（保留信封）。
收件人拆封时应认真检查核对来文单位、件数和密封等情况；发现来文属误寄或有缺损，应及时与有关单位联系处理。
报送市政府和市政府办公室的公文，秘书科应侧重对公文的体例、格式、行文规则等进行严格审核。
明显不符合规范的公文，办文人员应及时提出退文意见并经秘书科负责人审核后退文，涉及重要事项的公文不规范，应经分管副秘书长或秘书长批准后退文。
各有关科室接收公文后，应侧重对公文内容进行严格审核，明显不符合规范的公文，经科室主要负责人审核后退文，涉及重要事项的应经分管副秘书长或秘书长批准后退文。
退文应填写退文单（见附件1）并登记。
市政府办公室办理的公文须经秘书科统一登记编号（下班后和节假日报送的紧急公文除外）。
抄送件一般不登记，需送领导阅知的应登记。
除市政府领导交办或特别紧急的公文外，未经秘书科登记编号、直接报送市政府领导的公文，一般不受理，应将其退回或转秘书科登记编号、按程序办理。
公文登记采用簿式流水登记法，登记簿设收文日期、来文单位、公文标题、办文编号、密级、办理情况等栏目；公文登记必须完整准确、字迹清楚；无标题的公文应根据来文内容摘要标出。
市政府领导在各种公文、材料上或针对有关问题作出的指导性、倾向性批示，需要办公室办理落实的，由秘书科编号、登记，按办件办理。
正常工作时间以外报送市政府、市政府领导、市政府秘书长、副秘书长和市政府办公室的紧急公文（含“秘密”、“机密”文件和明电）由市政府总值班室签收、登记、转办。
二、公文分办。
公文登记后，应立即按如下原则分办；中共中央、国务院、省委、省政府以及“三密”文件资料、密码电报由秘书科保密室送市政府领导和办公室领导阅批，领导批示办理的密件按其内容归口转有关科室办理。
明码电报按内容归口分送有关科室办理；市委、市人大常委会、市政协及其所属部门来文，按内容归口分送有关处室办理；市政府直属各行政、事业单位来文，分送业务对口联系科室办理；各镇人民政府、各区管委会和其他单位的来文，按内容和职能分送有关科室办理；邀请市政府、市政府办公室领导参加各类活动的公文，分送市政府总值班室办理。
内容涉及两个或两个以上科室需协商确定办文单位的公文，由秘书科与有关科室协商分办或请示办公室领导确定办文科室。
公文从登记到分办应在4小时内完成。
各科室接收公文必须办理签收手续。
三、公文处理。
分阅件处理和办件处理两种。
阅件处理。
只需领导阅知、不需审批的公文，根据来文内容和领导分工确定传阅范围，按职务从高到低、排名从先到后的顺序依次送阅。
传阅过程中，领导同志批示增加传阅对象的，应将新增的对象列人传阅范围并按上述顺序送阅；如新增对象是外单位，阅件有重份的应当以原件送阅，阅件是单份的以复印件或传真件送阅。
领导阅文有批示需要办理的应按办件程序处理。
阅件应在收文后立即送领导阅知，如遇领导出差，应调整送阅顺序继续呈送，以缩短公文周转时间。
办件处理。
办件中需要有关单位提出意见的，应在l个工作日内填好公文处理单（见附件2），送有关单位征求意见。
公文处理单提出的要求应简明、易行，一般要求被征求意见的单位在7个工作日内反馈意见；特殊情况不能按时回复的，应及时说明原因，酌情延长时限，但延期不能超过5个工作日。
需要转有关单位阅处的公文，必须在1个工作日内提出意见，报经秘书长或分管副秘书长审核同意后填写公文转办单（见附件3）转有关单位办理并要求定期反馈办理结果，同时将公文转办单抄送报文单位和相关单位。
已经征求过意见的公文或不需征求意见的公文，一般应在1个工作日内阅审内容、提出拟办意见、填写公文呈批单（见附件4）。
拟办意见要求：报告情况准确，提供依据可靠，所提意见可行，文字表述简洁，送审程序恰当；拟办意见一般不超过100字，如需详细说明情况、分析问题、提供依据的，可另附办文说明；拟办意见由科室负责人核定后，再呈报有关领导审批。
呈批公文如有附件，须填写呈批公文附件目录表（见附件5），有2件以上（含2件）附件的，还须注明附件顺序号。
有前案的公文，须附上有关领导批示原件。
呈批公文及有关材料排列顺序为：公文呈批单、办文说明、呈批公文、呈批公文附件目录表、有关部门的意见、需供领导参考的有关文件、材料。
各科室呈批“特急件”（要求在3个工作日内办结、或在5个工作日内办结审批环节较多的公文）、“急件”（要求在5个工作日内办结、或在10个工作日内办结需转有关部门征求意见的公文），应在公文呈批单左上角夹上“特急件”或“急件”标签。
情况紧急需领导立即审批的“特急件”，应作说明。
公文呈批的一般顺序为：分管副秘书长、秘书长、分管副市长、市长。
秘书长或副秘书长对送审送批件一般应在2个工作日内批出：对拟办意见要提出审核意见；对应由自己审批的公文或事项要作出审批意见。
副市长对送审送批件一般应在2个工作日内批出；对自己分管范围内的请示事项要作出审批意见；对涉及其他副市长分管范围的请示事项，应提出本人的审核意见，商请有关副市长审批，或同有关副市长协商一致后审批；对需送市长审批的公文或事项，应当提出明确的审核意见，报市长审批。
内容涉及综合、全面、重大问题以及按照规定必须由市长审批的公文，应当送市长审批。
副市长批示意见不一致的公文应报市长裁决审定。
市长对送审送批件一般应在2个工作日内批出。
承办科室收到市政府领导阅批的公文，应及时将批示复印件分送其他市政府有关领导同志和秘书长、分管副秘书长阅知。
四、草拟公文。
公文文稿由办公室各科室草拟，也可交由市政府有关职能部门代拟。
拟制公文应做到：（一）符合国家法律、法规及有关规定。
如提出新的政策、规定，要切实可行，并附专项说明材料。
（二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅精短。
（三）文种使用准确，符合行文目的要求和发文机关的职权范围，与主送机关的行文关系协调。
（四）拟制紧急公文应体现紧急原因，根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应先引标题，后引发文字号。
引用外文应注明中文含义。
日期应写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
（七）使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。
（十）使用规定的文稿纸。
（十一）拟制、发出公文，应规范填写发文呈批单，正确确定发送范围和印制份数。
（十二）草拟公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料应附在文稿之后。
一般公文稿应在2个工作日内拟出，急件应尽快拟出，会议纪要一般应在会议结束后的2个工作日内拟出。
市政府各部门要求以市政府或市政府办公室名义发文的代拟稿，应由部门主要负责人签批并以正式文件报送市政府。
文稿涉及其他部门职权范围内事项的，主办部门应在报送之前同各相关部门协商会签，会签意见和对会签意见的采纳情况应一并报送。
事先不按规定协商会签的文稿，承办科室应说明情况报经分管副秘书长或秘书长审阅同意后退回来文单位重新办理。
五、公文审核。
草拟文稿，应先送科室负责人审核，再送分管副秘书长或秘书长审核。
重点审核：是否需要行文，文稿内容是否符合国家的法律法规、方针政策及本省有关规定，涉及的法律、政策问题有无确切依据，是否与有关单位协商、会签，措施和办法是否具有可操作性，观点和提法是否正确，是否确切反映了领导意图，陈述情况是否属实，密级确定是否合理，文种使用、文字表述、标点符号使用是否准确规范等。
审核文稿，科室负责人一般应当在1个工作日内完成，秘书长或副秘书长一般应当在2个工作日内完成。
六、公文会签。
各科室草拟和审核修改的公文文稿，必要时应请相关部门会签，如涉及办公室内其他科室业务职责范围内事项的，还应同相关科室会审。
市政府领导已签批而未按规定协商会签的文稿，承办科室应主动同相关部门沟通意见，协商一致、作出修改后再按程序送审。
会签中有不同意见，承办科室应写明情况，供市政府领导决策时参考，不得隐瞒。
经会议通过的公文，一般不再会签。
七、公文报批。
以市政府或市政府办公室名义发文。
按如下程序报批：（一）以市政府名义（三府）印发决定、通告、通知、通报、意见，向省政府报送请示、报告，呈批程序一般为：承办科室→相关副秘书长（秘书长）→分管副市长→常务副市长→市长。
（二）以市政府函件（市府函）提请市人大常委会审议的议案或向市人大常委会报送的报告，呈批程序一般为：承办科室→相关副秘书长（秘书长）→常务副市长（分管副市长）→市长（其中人事任免议案的呈批程序为：承办科室→秘书长→常务副市长→市长）。
以市政府函件（三府函）就某一具体事项对相关镇政府、区管委会和市政府有关部门作出安排，或就某一请示事项作出批复，或致函省各部委和其他不相隶属的机关等，呈批程序一般为：承办科室→分管副秘书长（秘书长）→分管副市长；其中，重大事项须报请常务副市长或市长签发。
（三）以市政府办公室名义发文（三府办），呈批程序一般为：承办科室→分管副秘书长→秘书长；文中注明“经市政府同意”的，须经分管副市长签发，重大事项须报请常务副市长或市长签发。
（四）以市政府办公室名义发函（三府办函），一般由承办科室呈报分管副秘书长签发，重要事项应报请秘书长或分管副市长签发。
（五）印发《三亚市人民政府全体会议纪要》、《三亚市人民政府常务会议纪要》，呈批程序一般为：承办科室→秘书长→市长。
（六）印发《三亚市人民政府市长办公会议纪要》，呈批程序一般为：承办科室→分管副秘书长或秘书长→主持会议的市政府领导。
（七）印发《三亚市人民政府秘书长办公会议纪要》，一般由承办科室直接报主持会议的秘书长或副秘书长签发。
审核签发公文应按领导排序由后向前依次报送。
报送过程中，领导有批示意见，承办科室应按批示意见报送；领导不同意发文应中止报送。
领导同志签发公文时，应明确签署意见、姓名和日期。
修改和签发公文须使用钢笔或毛笔、蓝黑墨水笔或黑墨水笔。
审定签发的文稿，应立即退回承办科室。
八、公文催办。
市政府办公室报送领导阅批的公文、审核文稿或交有关部门办理的公文，由承办科室负责催办。
各科室应做到紧急公文跟踪催办查办、重要公文重点催办查办、一般公文定期催办查办。
科室之间应注意加强公文处理各个环节协调、衔接，超过规定办文时限的，科室负责人应及时查明原因，催促当事人及时办理。