第五章日常业务处理学习目的与要求：掌握填制凭证、审核凭证、出纳签字和期末业务处理的操作方法。

授课方式：讲授和上机授课班级：09会计初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。

本章结合具体业务介绍日常会计业务处理的各项基本操作。

日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询和打印输出各种日记账、明细账和总分类账，同时对部门、项目、个人往来和单位辅助账进行管理。

第一节填制凭证记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。

在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整。

一、增加凭证（一）常用摘要点击“凭证”菜单→“常用摘要”→点击常用工具栏上“增加”。

常用摘要（二）常用凭证点击“凭证”菜单→“常用凭证”→点击常用工具栏中“增加“→弹出“常用凭证”对话框，如：提取现金按F8键→弹出另一个“常用凭证”对话框→点击常用工具栏中“增加”输入以下内容：付款凭证“摘要”里的内容可以选择参照镜中的“常用摘要”→点击常用工具栏中的“选入”即可。

“科目编码”也可以使用参照镜或手工输入。

（※：有的“科目编码”输入完毕后，自动弹出“辅助信息”对话框→点击“结算方式”下拉框▼，选择需要的“结算方式”，（如：101现金支票）也可以“取消”，不做任何方式结算。

（三）增加凭证1、点击“凭证”菜单→“填制凭证”→弹出“填制凭证”对话框，→点击“增加”→“凭证类别”框参照选择→输入“制单日期”→输入“附单据”张数→参照输入“摘要”→参照输入科目名称→输入借方金额→按“回车键”输入下一行→“保存”。

2、点击“凭证”菜单→“填制凭证”→弹出“填制凭证”对话框，→点击“制单”菜单→“调用常用凭证”→弹出“调用凭证”对话框，→点击参照镜，选择需要的一个常用凭证，点击“选入”。

注：①各项目的“发生日期”≤“制单日期”；②借贷方金额只要有一方输入正确，另一方按“＝”号键即可得出相应的金额。

③一张凭证输入完毕后，单击“保存”二、修改凭证填制凭证过程中，出现错误凭证在所难免。

为更正错误，系统提供了对错误凭证修改的功能。

1、对错误凭证进行“无痕迹”修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。

下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改：（1）对已经输入但未审核的机内记账凭证进行直接修改或删除；（2）已通过审核但未记账的凭证不能直接修改，可以先取消审核再修改。

以上情况均可在[填制凭证]中直接修改凭证。

2、对错误凭证进行“有痕迹”修改，即留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹。

如果已记账凭证发现有错，是不能再修改的，对此类凭证的修改要求留下审计线索。

这时可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正。

（一）在填制凭证中，通过按〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮输入查询条件，找到要修改的凭证。

（二）将光标移到制单日期处，可修改制单日期。

（三）若要修改附单据数、摘要、科目、外币、汇率、金额，可直接将光标移到需修改的地方进行修改即可。

（四）凭证下方显示每条分录的辅助项信息，若要修改某辅助项，则将光标移到要修改的辅助项处，双击鼠标，屏幕显示辅助项录入窗，可直接在上面修改即可。

（五）若要修改金额方向，可在当前金额的相反方向，按空格键。

（六）若要希望当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。

（七）按〖插行〗按钮或按[Ctrl+I]键可在当前分录前插入一条分录。

按〖删行〗按钮或按[Ctrl+D]可删除当前光标所在的分录。

（八）修改完毕后，按〖保存〗按钮保存当前修改，按〖放弃〗按钮放弃当前凭证的修改。

三、冲销凭证四、删除凭证有些作废凭证不想保留，可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除，并对未记账凭证重新编号。

（一）用鼠标单击菜单【制单】下的【整理凭证】。

（二）选择要整理的月份，按〖确定〗后，屏幕显示作废凭证整理选择窗。

（三）用鼠标选择要真正删除的作废凭证，按〖确定〗按钮，系统将这些凭证从数据库中删除掉，并对剩下凭证重新排号第二节审核凭证一、出纳签字点击“文件”菜单→“重新注册”→弹出“注册［总账］”对话框，在“用户名”中选择“出纳员”进入总账。

在“凭证”菜单中，选择“出纳签字”单击“确认”，在“出纳签字”对话框中，双击某一待签字凭证或者单击“确定”，选择“签字”，还可使用“成批出纳签字”功能。

单击“退出”或“χ”※涉及指定科目的凭证才需要出纳签字，凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改、删除，取消签字只能由出纳自己进行二、审核凭证点击“文件”菜单→“重新注册”→弹出“注册［总账］”对话框，在“用户名”中选择“帐套主管”进入总账。

在“凭证”菜单中，选择“审核凭证”单击“确认”，在“凭证审核”对话中，双击某一待审核凭证或者单击“确定”，选择“审核”，还可使用“成批审核凭证”功能，单击“退出”或“χ”。

※审核人和制单人不能是同一人，凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以修改、删除，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。

第三节记帐一、记账在记账窗口中直接单击【下一步】按钮，系统则将所有符合记账条件的凭证做为记账范围。

作废凭证不需审核可直接记账操作过程：点击“文件”菜单→“重新注册”→弹出“注册［总账］”对话框，在“用户名”中选择“记帐员”进入总账。

在“凭证”菜单中，选择“记帐”，进入记帐向导—选择本次记帐范围，单击“下一步”，再单击“下一步”，选择“记帐”。

单击“确定”。

注：1、若期初余额试算不平衡，不能记账。

2、上月未结账，本月不能记账。

3、未审核凭证不能记账二、取消记帐点击“期末”菜单，单击“对帐”，按Ctrl+H 键，激活恢复记帐前状态功能，单击“确定”，点击“退出“，选择“凭证”菜单，单击“恢复记帐前状态”，单击“最后一次记帐前状态”，单击“确定”，再单击“确定”。

第四节出纳管理现金、银行存款是企业的货币资金，由于它们具有的一些特性，管好、用好企业货币资金是现代企业管理的一项重要内容。

[出纳管理]功能是出纳人员进行管理的一套工具，它包括现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理以及银行对账功能，并可对长期未达账提供审计报告。

本节主要介绍现金、银行日记账的查询和支票登记簿的使用。

一、现金日记账现金日记账是输出主要格式包括：金额式日记账和外币日记账（即复币式日记账），通过该功能可输出某一天的现金日记账，还可输出任意一个会计月份的现金日记账。

说明：如果本月尚未结账，查看时显示“当前合计”、“当前累计”。

如果本月已结账，查看时显示“本月合计”、“本年累计”。

二、银行存款日记账如果需要查询输出银行存款科目某日的发生额及余额情况，可以查询银行存款日报账。

银行存款日记账查询方式参见现金日记账。

三、资金日报表资金日报表是反映现金、银行存款日发生额及余额情况的报表，在企业账务管理中占据重要位置。

在手工方式下，资金日报表由出纳逐日填写，反映当天营业终了时现金、银行存款的收支情况及余额。

电算化方式下，资金日报表功能用于查询、输出或打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额，以及发生的业务量等信息。

说明：单击[日报]可查询并打印光标所在科目的日报单；单击[昨日]可查看昨日现金、银行科目的余额。

四、支票登记簿为了加强企业的银行支票管理，出纳人员通常需要建立“支票登记簿”，以便详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。

提示：只有在结算方式设置中选择票据控制功能才能在此选择登记银行科目。

说明：领用日期和支票号必须输入、其他内容可输可不输。

报销日期不能在领用日期之前。

已报销的支票可成批删除。

第五节账簿管理企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序之后，就形成了正式的会计账簿，对发生的经济业务进行查询、统计分析等操作时，都可以通过[账簿管理]来完成。

查询账簿，是会计日常工作中另一个重要内容。

除了前述现金和银行存款的查询输出外，账簿管理还包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助核算账簿的查询输出。

不论是查询还是打印，都必须指定查询或打印条件，系统才能将数据显示在屏幕上或输出到打印机。

处处方便地实现：总账—明细账—凭证联查。

账簿查询提供未记账凭证的模拟记账功能，使企业能随时了解各科目的最新余额和明细情况，对部门、项目信息反映及时，费用控制更加可靠。

自定义多栏账可根据实际管理需要将不同的科目及不同级次的科目形成新的多栏账，以满足多科目的综合管理。

一、三栏式总账三栏式总账就是借贷余三栏账。

在电算化方式下，通过三栏式总账查询功能，不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至五级明细科目的年初余额和月末余额。

提示：在总账查询窗口可单击[明细账]按钮可看明细账。

二、发生额及余额表发生额及余额表用于查询统计各级科目的本月发生额、累计发生额和余额等，可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。

提示：在实行计算机记账后，建议使用者采用发生额及余额表代替总账。

三、过滤条件查询“发生额及余额表”的[过滤]功能用于查询跨科目的某些业务信息。

当科目较多时，可利用此功能快速查找到所需的资料。

提示：通配符使用时只能是某个级次的编码都用“？”，不能在某个级次的编码一个用“？”一个用编码。

四、多栏式明细账在总账系统中，普通多栏账由系统将要分析科目的下级科目自动生成“多栏账”。

一般地，负债、收入类科目分析其下级科目的贷方发生额，资产、费用类科目分析其下级科目借方发生额，并允许随时调整。

自定义多栏账的栏目内容由使用者定义，可以对科目的分析方向、分析内容、输出内容进行定义，同时可定义多栏账格式，便于满足核算管理需要。

五、账簿打印[账簿打印]功能打印的是作为正式账簿使用的账簿；[打印]功能是打印符合查询条件的各种账簿，不能作为正式账保存。