G001 / V1.0合同管理规定1.0目的为加强公司合同管理工作，对合同的审核、签订、履行、变更和解除进行规范化管理，防范风险、维护公司合法权益，特制定本规定。
2.0适用范围本规定适用于公司与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的经济合同及协议的管理。
3.0合同类别3.1一类合同：公司与商户签订的租赁合同、物业管理合同及服务合同。
3.2二类合同：公司与其他平等主体签订的、除一类合同外的其他经济合同。
4.0合同订立流程4.1合同发起4.1.1公司一类及二类合同，均应由合同所涉及经济事项的主要负责部门作为发起人。
4.1.2发起人应向公司行政管理部提交合同审核巡签资料，资料包括：4.1.2.1《经济合同（协议）审核巡签单》（附件1；以下简称《巡签单》）发起人应填写名称、合同主体、合同内容简述、合同金额、合同期限等项目。
4.1.2.2合同主要条款包括合同的执行标准、验收标准、服务标准，以及合同所涉及到的设备及技术指标、材料相关数据（材质、规格、数量）等条款。
4.1.2.3合同相关资料包括报价单、材质及尺寸明细、施工工艺、设计或效果图纸、设备安装点位图等。
4.1.2.4如需签署制式合同，发起人应提交制式合同样本，并在《巡签单》中予以说明。
4.1.3除《巡签单》外，其他资料应以邮件方式发送电子文本，无电子文本的应提供清晰、完整的书面文本文件。
4.2合同会谈4.2.1行政管理部在收到合同审核巡签资料后，如无特殊原因，应在三日内与财务管理部共同进行资料初审，并组织合同会谈。
4.2.2合同会谈应由我方合同发起人、行政管理部、财务管理部及对方签约主体共同参加。
4.2.3发起人应就合同价款、合同时间、合同期限、对方签约主体资质及其职责管理范围内的相关条款进行沟通与确认。
4.2.4财务管理部应就支付方式、支付条件等条款进行沟通与确认。
4.2.5行政管理部应就双方权利与义务及违约责任等条款进行沟通与确认，并与对方明确主要合同条款的相关信息及意思表示。
4.2.6合同会谈双方达成一致后，行政管理部应于两个工作日内拟定合同初稿，进入合同审核巡签流程。
4.2.4一类合同无需合同会谈，可直接进入合同巡签环节。
4.3合同巡签4.3.1行政管理部为合同巡签环节的主要经办部门，负责合同审核巡签资料的流转。
4.3.2参与合同巡签的部门及巡签流程。
4.3.3行政管理部应将《巡签单》、合同初稿及附件资料的文本文件及合同初稿的电子文档按流程发送至各审核巡签部门。
4.3.4接到巡签资料后，巡签部门应在《巡签单》中签署审核意见，并于一个工作日内将巡签资料返还行政管理部，同时将修改后的合同电子文本以邮件方式发送行政管理部。
4.3.5法律顾问审核意见，由行政管理部根据法律顾问发送的电子邮件代为签署。
4.3.6经总经理审核批准的合同版本为最终签约版，行政管理部应将合同签约版电子文档发送至发起部门及综合管理部，由发起部门联系对方签约主体进行合同签署。
4.4签约合同及附件准备4.4.1签约合同4.4.1.1由行政管理部负责统一印制签约合同文本文件，在确保我方留存两份合同原件的基础上，具体印制份数视签约对方需求情况而定。
4.4.1.2合同印制时，应确保合同条款与审核批准的签约版一致，合同编号、条款序号及内容文字无错误，合同日期、款项、指定账号及其他关键信息准确无误。
4.4.1.3合同中涉及对方签约主体的权利与义务及违约责任的条款内容，应使用与合同主文明显不同的字体并加粗进行表述。
4.4.2告知书4.4.2.1告知书，是就合同中涉及对方签约主体的权利与义务及违约责任的条款，以书面的形式向对方确认我方已履行告知义务。
4.4.2.2告知书由行政管理部根据签约合同的相关条款拟定，并统一印制。
告知书一式两份，签约双方各执一份。
4.4.2.3公司一类合同暂不签署告知书。
4.4.3对方签约主体的资信材料对方签约主体在签约前应向我方提供以下资信证明材料：4.4.3.1对方签约主体为自然人，应提供身份证复印件；对方签约主体为法人或其他组织，应提供加盖公章的营业执照副本复印件。
4.4.3.2对方签约主体为法人或其他组织，指派自然人代表其进行签约的，应提供加盖公章的《授权书》原件。
4.4.3.3合同涉及的经济事项需要专业资质的，对方签约主体应提供加盖公章的资质证明。
以上资信证明材料，由合同发起人负责收集审核，并在合同签署之前报送至行政管理部。
4.4.4合同附件4.4.4.1报价单合同总价款中包含多种物料、设备或多个经济事项的，应提供加盖公章的《报价单明细》作为合同附件，报价单中应列明物料和设备的材质、规格、数量，经济事项应明确说明事项内容。
4.4.4.2施工工艺说明书合同涉及的经济事项包含隐蔽工程的，应就其隐蔽工程的施工工艺提供加盖公章的说明书作为合同附件。
4.4.4.3设计图纸或效果图纸合同涉及的经济事项包含造型、结构、色彩等创意构思因素的，应通过设计图纸或效果图纸确定预期达到的最终效果，并加盖公章作为合同附件。
4.4.4.4设备安装点位图合同涉及的经济事项包含多个机器、设备，且我方对安装分布位置有特别要求的，应通过安装点位图予以确认，并加盖公章作为合同附件。
4.4.4.5其他合同附件根据合同涉及的具体经济事项，可添加其他需要的材料作为合同附件。
4.5合同签署4.5.1行政管理部持经总经理审核签字的《巡签单》、合同及合同附件至公章管理部门进行合同签署。
4.5.2公章管理部门需核对确认：4.5.2.1合同的文本文件与经过巡签确定的合同签约版是否一致；4.5.2.2附件资料与合同内确定的附件明细是否一致；4.5.2.3对方为法人或其他组织的，合同附件是否已加盖公章。
4.5.3合同签署要求：4.5.3.1合同签约双方应在合同内指定的位置签字/盖章，并填写签署日期；4.5.3.2合同及附件应加盖骑缝章，签约对方为自然人的，应按骑缝手印；4.5.3.3签约双方应单独签署《告知书》。
4.5.4签约双方应当面进行合同签署，无法当面签署的，应由签约对方先行签字/盖章，我方公章管理部门在见到对方签字/盖章后，方可进行盖章。
如有特殊原因，以加盖公章的合同扫描件进行签约确认的，需经公司总经理批准方可，签约对方为自然人的，原则上不允许通过扫描件确认签约。
4.5.5签约合同及合同附件的原件，分别由公司行政管理部和财务管理部存档保管。
非行政管理部主要经办的公司合同，经办部门应在合同签署当日，将合同原件分别送交行政管理部和财务管理部，移交时双方应在交接单上签字确认。
5.0合同的补充协议5.1合同补充协议的订立条件及法律效力，应在合同订立时有明确的条款规定。
5.2合同补充协议应与原合同所涉及的为同一个经济事项。
5.3补充协议的订立流程，与合同订立流程一致。
6.0合同变更和解除6.1合同变更6.1.1在双方协商一致的前提下，可对原合同进行变更.6.1.2合同变更前，双方应有书面的变更通知及确认回复。
由我方发出的合同变更通知或确认回复，应由行政管理部起草，并经法律顾问审核，报送公司总经理审批确认后方可发出。
6.1.3合同变更与合同订立流程一致。
6.2合同解除6.2.1合同解除的相关条款，应在合同订立时有明确的规定。
6.2.2合同解除，双方应有书面的解除通知及确认回复。
由我方发出的合同变更通知或确认回复，应由行政管理部起草，并经法律顾问审核，报送公司总经理审批确认后方可发出。
6.3涉及合同变更和解除所产生的纠纷与索赔，由公司另行指定具体负责部门及人员。
7.0合同管理7.1公司合同原件共留存两份，由行政管理部和财务管理部分别保管。
7.2行政管理部管理职责7.2.1负责合同的签署登记，签约对方领取合同原件时进行签字确认。
7.2.2建立合同文本档案和电子档案。
文本档案：包含合同及附件的原件、《告知书》原件、补充协议及协议附件的原件、《巡签单》原件及附加材料、合同变更或解除的相关资料原件电子档案：包含合同自拟定至签约期间的全部版本、所有文本档案的电子扫描件7.2.3合同复印，并将复印件送达合同发起部门。
7.2.4对合同的日常查阅、调用进行登记管理。
7.2.4.1合同查阅，须经查阅人所在部门负责人签字确认，并明确登记查阅目的。
7.2.4.2合同调用，须经公司总经理许可方可对合同原件进行调用，调用人必须详细登记合同调阅的日期、时间及用途。
7.2.4.3合同原件的调用最长不得超过七天（含），超过七天的，调阅人应将合同原件交回行政管理部进行确认，并再次办理调用手续。
特殊情况，经公司总经理许可，可延长调用时间。
7.2.4.4合同调用期间，调用人应对合同进行妥善保管，不得私自将合同原件转交他人使用或保管，不得对合同及合同附件进行涂改、划线等，调用期间合同及合同附件出现丢失、污损的，由调用人承担全部责任。
7.2.5建立合同台帐，对合同进度及执行情况进行监管和提醒。
7.2.6对合同进行统一编号管理（公司一类合同暂不编号）。
7.3财务管理部管理职能7.3.1建立合同文本档案。
文本档案：包含合同及附件的原件、补充协议及资料的原件、合同变更或解除的相关资料原件。
不涉及经济款项、支付方式及违约责任的部分资料可存档复印件。
7.3.2建立合同台帐，对合同结算进度及结算条件进行审核和监督。
7.3.3财务管理部保管范围内的合同及合同附件，原则上不提供查阅和调用。
8.0附则8.1本规定由行政管理部负责解释、修订、监督执行。
8.2本规定自颁布之日起执行。