G001 / V1.0

合同管理规定

1.0目的

为加强公司合同管理工作，对合同的审核、签订、履行、变更和解除进行规范化管理，防范风险、维护公司合法权益，特制定本规定。

2.0适用范围

本规定适用于公司与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的经济合同及协议的管理。

3.0合同类别

3.1一类合同：公司与商户签订的租赁合同、物业管理合同及服务合同。

3.2二类合同：公司与其他平等主体签订的、除一类合同外的其他经济合同。

4.0合同订立流程

4.1合同发起

4.1.1公司一类及二类合同，均应由合同所涉及经济事项的主要负责部门作为发起人。

4.1.2发起人应向公司行政管理部提交合同审核巡签资料，资料包括：

4.1.2.1《经济合同（协议）审核巡签单》（附件1；以下简称《巡签单》）

发起人应填写名称、合同主体、合同内容简述、合同金额、合同期限等项目。

4.1.2.2合同主要条款

包括合同的执行标准、验收标准、服务标准，以及合同所涉及到的设备及技术指标、材料相关数据（材质、规格、数量）等条款。

4.1.2.3合同相关资料

包括报价单、材质及尺寸明细、施工工艺、设计或效果图纸、设备安装点位图等。

4.1.2.4如需签署制式合同，发起人应提交制式合同样本，并在《巡签单》中予以说明。

4.1.3除《巡签单》外，其他资料应以邮件方式发送电子文本，无电子文本的应提供清晰、完整的书面文本文件。

4.2合同会谈

4.2.1行政管理部在收到合同审核巡签资料后，如无特殊原因，应在三日内与财务管理部共同进行资料初审，并组织合同会谈。

4.2.2合同会谈应由我方合同发起人、行政管理部、财务管理部及对方签约主体共同参加。

4.2.3发起人应就合同价款、合同时间、合同期限、对方签约主体资质及其职责管理范围内的相关条款进行沟通与确认。

4.2.4财务管理部应就支付方式、支付条件等条款进行沟通与确认。

4.2.5行政管理部应就双方权利与义务及违约责任等条款进行沟通与确认，并与对方明确主要合同条款的相关信息及意思表示。

4.2.6合同会谈双方达成一致后，行政管理部应于两个工作日内拟定合同初稿，进入合同审核巡签流程。

4.2.4一类合同无需合同会谈，可直接进入合同巡签环节。

4.3合同巡签

4.3.1行政管理部为合同巡签环节的主要经办部门，负责合同审核巡签资料的流转。

4.3.2参与合同巡签的部门及巡签流程。

4.3.3行政管理部应将《巡签单》、合同初稿及附件资料的文本文件及合同初稿的电子文档按流程发送至各审核巡签部门。

4.3.4接到巡签资料后，巡签部门应在《巡签单》中签署审核意见，并于一个工作日内将巡签资料返还行政管理部，同时将修改后的合同电子文本以邮件方式发送行政管理部。

4.3.5法律顾问审核意见，由行政管理部根据法律顾问发送的电子邮件代为签署。

4.3.6经总经理审核批准的合同版本为最终签约版，行政管理部应将合同签约版电子文档发送至发起部门及综合管理部，由发起部门联系对方签约主体进行合同签署。

4.4签约合同及附件准备

4.4.1签约合同

4.4.1.1由行政管理部负责统一印制签约合同文本文件，在确保我方留存两份合同原件的基础上，具体印制份数视签约对方需求情况而定。

4.4.1.2合同印制时，应确保合同条款与审核批准的签约版一致，合同编号、条款序号及内容文字无错误，合同日期、款项、指定账号及其他关键信息准确无误。

4.4.1.3合同中涉及对方签约主体的权利与义务及违约责任的条款内容，应使用与合同主文明显不同的字体并加粗进行表述。

4.4.2告知书

4.4.2.1告知书，是就合同中涉及对方签约主体的权利与义务及违约责任的条款，以书面的形式向对方确认我方已履行告知义务。

4.4.2.2告知书由行政管理部根据签约合同的相关条款拟定，并统一印制。告知书一式两份，签约双方各执一份。

4.4.2.3公司一类合同暂不签署告知书。

4.4.3对方签约主体的资信材料

对方签约主体在签约前应向我方提供以下资信证明材料：

4.4.3.1对方签约主体为自然人，应提供身份证复印件；对方签约主体为法人或其他组织，应提供加盖公章的营业执照副本复印件。

4.4.3.2对方签约主体为法人或其他组织，指派自然人代表其进行签约的，应提供加盖公章的《授权书》原件。

4.4.3.3合同涉及的经济事项需要专业资质的，对方签约主体应提供加盖公章的资质证明。

以上资信证明材料，由合同发起人负责收集审核，并在合同签署之前报送至行政管理部。

4.4.4合同附件

4.4.4.1报价单

合同总价款中包含多种物料、设备或多个经济事项的，应提供加盖公章的《报价单明细》作为合同附件，报价单中应列明物料和设备的材质、规格、数量，经济事项应明确说明事项内容。

4.4.4.2施工工艺说明书

合同涉及的经济事项包含隐蔽工程的，应就其隐蔽工程的施工工艺提供加盖公章的说明书作为合同附件。

4.4.4.3设计图纸或效果图纸

合同涉及的经济事项包含造型、结构、色彩等创意构思因素的，应通过设计图纸或效果图纸确定预期达到的最终效果，并加盖公章作为合同附件。

4.4.4.4设备安装点位图

合同涉及的经济事项包含多个机器、设备，且我方对安装分布位置有特别要求的，应通过安装点位图予以确认，并加盖公章作为合同附件。

4.4.4.5其他合同附件

根据合同涉及的具体经济事项，可添加其他需要的材料作为合同附件。

4.5合同签署

4.5.1行政管理部持经总经理审核签字的《巡签单》、合同及合同附件至公章管理部门进行合同签署。

4.5.2公章管理部门需核对确认：

4.5.2.1合同的文本文件与经过巡签确定的合同签约版是否一致；

4.5.2.2附件资料与合同内确定的附件明细是否一致；

4.5.2.3对方为法人或其他组织的，合同附件是否已加盖公章。

4.5.3合同签署要求：

4.5.3.1合同签约双方应在合同内指定的位置签字/盖章，并填写签署日期；

4.5.3.2合同及附件应加盖骑缝章，签约对方为自然人的，应按骑缝手印；

4.5.3.3签约双方应单独签署《告知书》。

4.5.4签约双方应当面进行合同签署，无法当面签署的，应由签约对方先行签字/盖章，我方公章管理部门