2011年05月浅谈企业如何进行合同管理
文/赵爱萍
摘 要：多年来，钻采院坚持依法治企，规范经营，取得了较好的管理成效。其中合同管理是企业对外交易的窗口和纽带，是法律风险较为集中的环节，加强合同管理，对于维护企业交易安全、提高管理水平具有重要意义。
关键词：合同管理；合同管理网络
中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2011）05-0075-02
经管空间
经过20年的实践，钻采院以建立制度化、规范化、信息化、标准化的合同管理体系为目标，不断细化和深化合同管理，形成了一整套科学高效的合同管理工作体制。
钻采工艺研究院（以下简称钻采院）座落在渤海之滨素有“鹤乡”之称的辽宁省盘锦市，是中国石油辽河油田公司专门从事科技攻关、科技成果现场推广、钻采工程设计、技术监督产品检测等技术研究的主体科研单位。
多年来，钻采院坚持依法治企，规范经营，取得了较好的管理成效。其中合同管理是企业对外交易的窗口和纽带，是法律风险较为集中的环节，加强合同管理，对于维护企业交易安全、提高管理水平具有重要意义。
1990年建院初，钻采院正处于刚刚起步阶段，大量的科研项目正处于投入阶段，由于辽河石油勘探局科研经费、科研项目落实晚等原因造成合同先行后签问题特别突出，形成事后合同，后补招投标，签约、结算同时办理的状态，对执行签约程序，审查修改合同条款以及定金、预付款支付等工作造成一定难度。
一、经济纠纷隐患，主要表现在以下几个方面
（一）钻采院未形成健全和完善配套的科研项目管理制度。合同管理刚起步，部门未能充分发挥作用，各级领导进行科研项目研究，大量投资，签订合同未形成一整套的完善配套的管理制度，造成管理失控，存在很大的法律风险。
（二）科研计划下达晚，造成对重大科技项目跟踪管理未能落到实处。1、钻采院科研项目落实晚，科研经费不到位，油田公司下达的最后一批计划时间在九月、十月底左右，影响了项目正常开展。部分外协项目只能等到计划下达后才能开始论证，办理相关审批手续，牵扯了部分科研人员的精力，对科研项目进入现场以及实施效果跟踪评价都有一定影响。2、由于科研项目物资用量少，采购手续繁琐，严重影响科研项目进度，且绝大多数在物资采购部门没有物资代码，采购过程十分复杂，并且时间很长，严重影响了科研项目的进展。
（三）合同文本拟写较为空洞，不规范，不严谨，经济合同专业论证组的作用未能得到发挥。技术合同的综合审查，包括对合同的定性、文本的起草、条款的审查等方面仍缺乏力度，给履行和验收造成一定的困难，部分合同经办人员拟写合同条款过于笼统，技术外协合同专业性强，合同文本制做质量还有差距，合同文本回收困难，人工手写登记容易出现遗漏，字迹潦草，格式填写不规范，查询统计困难的现象。
（四）先行后签问题仍较普遍，合同管理部门事后参与，无法进行全过程的管理，存在合同纠纷隐患，需要进一步理顺和控制。1、在外协单位准入、资质审查、合同谈判等前期工作中较为被动，未能充分发挥作用，先行后签现象仍比较突出，有些安全合同的订立相应滞后，合同全过程管理难以实现，存在合同纠纷隐患，需要加强控制。2、合同经办单位对于合同变更、解除随意性较大，不及时向合同主管部门通报情况，难以掌握合同履行的真实情况。3、签约审批环节多，周期长，造成大量合同签约滞后，形成事后把关。工作中较为被动，作用未能充分发挥，员工对合同管理的重视还只停留在表层阶段，合同承办人员的综合素质有待提高。
二、加强措施
（一）健全合同管理组织机构，加强统一领导。钻采工艺研究院成立了新的合同管理委员会，加强了对全院合同管理工作的统一领导。在此基础上，我们健全了全院的合同管理网络，十三个基层单位确定了兼职合同管理员。通过学习和交流，提高了各基层单位的合同管理水平和兼职合同管理人员的业务素质，从而使合同管理工作在新的管理体制和运行机制下规范运作有了组织上的保证。
（二）完善授权委托制度，推行院长授权委托制。根据油田分公司总经理对院长的授权委托，继续实行由院长对行政副职领导进行转委托授权，明确签约权限，落实法律责任。在合同签订过程中严格按照授权管理制度执行，同时严格规范合同专用章、法律审查专用章的管理和使用，有效地防范了授权和印章管理中的法律风险。
（三）加强对合同相对人的签约主体资格法律审查，从源头上把好合同法律关。签约主体资格审查是油田公司切实加强法律风险防范的重要举措。在合同审批前，认真核对相对人的签约范围，使合同标的严格限制在许可范围之内，从源头上为钻采院对外经济活动把好法律关口。同时在合同审批过程中对相对人履约情况进行跟踪记录，建立了全面的签约主体信息资料数据库，在一定程度上改善了我院合作单位小、多、杂的局面。
（四）进一步完善信息化合同管理体系，实现合同网上全过程管理。1、目前合同管理系统已成为集团公司最重要的管理信息系统之一，2005年钻采院企管法规科大力支持和推进股份公司合同管理系统的应用完善工作，在完成系统初始化及定制工作的基础上，参加了分公司组织的合同管理系统培训，完成了我院对系统的业务流程定义工作，并组织了对基层单位、有关科室合同承办人员、管理人员的培训。严格规范系统操作，进一步明确合同管理系统的岗位职责，在具体工作中加强考核和监督，通过不断解决系统运行过程中存在的问题，提高合同审查审批效率；充分利用系统所载信息资源，不断学习和掌握系统的动态统计分析功能，科学管理和应用相关信息和数据，以建立制度化、规范化、信息化、标准化的管理体系为目标，实现了网上合同起草申报、审查审批、签订管理、履行管理、数据统计、分析汇总等全过程管理。2、合同管理工作的创新点之一是建立了法律合同管理网站（子门户），并进行了专门的宣传和操作使用培训。建立网站旨在进一步规范管理、提高工作效率和透明度，网站内容力求有针对性和实用性，主要围绕以下几方面设立了相应栏目：（1）合同指南（各种合同示范文本、下载中心、注意事项三个栏目）；（2）业务情况（通知公告、工作动态、综合信息三个栏目）；（3）信息共享（文件阅览、法律法规、领导讲话三个栏目）。
此外，网站还为合同承办人员提供了横向经验交流平台，充分实现资源共享，提高广大员工学习业务技能、参与经营管理的积极性。网站经过四年时间的运行使用，不断充实调整，有效提高工作效率，员工普遍反映良好。
（五）加强合同文本标准化工作，提高合同文本质量，保证合同的有效性。我院合同的特点是技术合同占重要的主导地位，合同的技术含量高，对合同条款的审查有一定难度；随着外部市场的拓宽，外部技术创收合同不断增多，合同内容受甲方制约较
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