第六章 Access2003及应用
本章内容
6.1 数据库简介 6.2 Access2003的基本操作
6.3 表及应用 6.4 查询及应用
6.5 窗体及应用 6.6 打印
6.1 数据库简介
数据库：数据库是长期存放在计算机内的、有组织的、可 以表现为多种形式的可共享的数据集合。 数据库管理系统：是对数据库进行管理的系统软件，它的
6.2 Access 2003的基本操作
1. Access 2003的启动
启动Access 2003的步骤与大多数Windows程序的步骤相同。 下面介绍几种常用启动方法： （1）利用快捷方式启动：如单击“开始”→“程 序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Access 2003”； 如果存在桌面快捷方式“Microsoft Access 2003”，可以双 击该快捷方式。 （2）利用执行应用程序的方法启动：如利用“我的电脑” 或“资源管理器”找到应用程序“MSACCESS.EXE”，然后双 击它。
Access 2003的特点
（1）Access 2003是一个中小型关系数据库管理系统，适合于开发中、小 型管理信息系统。 （2）Access 2003是一个完全面向对象，采用事件驱动机制的最新关系数 据库管理系统，使得数据库的应用与开发更加便捷、灵活。 （3）Access 2003是一个同时面向数据库最终用户和开发人员的关系数据 库管理系统。 （4）Access 2003是一个典型的开放式数据库管理系统，通过ODBC（开 放式数据库互联）能与其他数据库（如Oracle、Sybase、Visual FoxPro等） 相连，实现数据交换与共享。 （5）Access 2003作为Microsoft Office套装办公软件专业版的一个组件， 承担了数据处理、查询和管理的责任。它与Excel、Word、PowerPoint等 办公软件进行数据交换与数据共享更加容易，构成了一个集文字处理、 图表生成和数据管理于一体的高级综合办公平台。
图10 “显示表”窗 图9 “关系”窗口 口
图11 “编辑关系”窗口

图12 已建立的关系
2）编辑和删除关系
在“关系”窗口中需要编辑的关系线上单 击鼠标右键，选择“编辑关系”或“删除”即 可编辑或删除已建立的关系，如图13所示。
编辑或删除关系
6.4查询及应用 1.查询的概念
查询用于从指定的表中获取满足给定条件的 记录。Access允许用户在前台（屏幕上显示的查 询设计视图）通过直观的操作构造查询要求， Access自动在后台生成对应的结构化查询语句 （SQL语句）。也就是说，Access允许用户不用 编写程序，仅通过直观的操作即可生成结构化查 询语句。当运行查询对象时，Access根据用户指 定的查询条件从指定的表中获取记录并将其组成 动态集。
选择查询
2）创建连接查询 在实际操作过程中，查询的数据大都来自 多个表，因此要建立基于多个表的查询。查询 时使用两个或两个以上的表时，称之为连接查 询。在Access 2003中，使用“简单查询向导” 可以快速创建连接查询。（创建多表的连接查 询时，需要首先建立表间关系。）
2. 操作查询
操作查询是Access 2003查询的重要组成部分， 使用操作查询可以对数据库中的数据进行简单的 检索、显示和统计，而且可以根据需要对数据库 进行修改。
2.查询的创建
在Access数据库中，根据对数据来 源的操作方式以及对查询结果组织形式 的不同，可以将查询分为选择查询、交 叉表查询、操作查询、参数查询和SQL 查询五大类。本小节将介绍选择查询、 操作查询和SQL查询。
1.选择查询
1）创建单表查询 所谓单表查询，就是在一个数据表中完成查询 操作，不需要引用其他表中的数据。在数据库窗口 中打开“查询”选项卡，在该选项卡中可以实现单 表查询操作。 创建单表查询的一般步骤为：在数据库窗口中单 击“查询”→选“在设计视图中创建查询”→选择 数据表→设置查询（如图所示）→保存查询。
6.2.3数据库的基本操作 1. 创建数据库
在Access 2003中，创建数据库有两种方法： 一是通过数据库向导，在向导的指引下向数据 库添加需要的表、窗体及报表，这是创建数据 库最简单的方法；二是先建立一个空数据库， 然后再添加表、窗体、报表等其他对象，这种 方法较为灵活，但需要分别定义每个数据库元 素。无论采用哪种方法，都可以随时修改或扩 展数据库。
或者对关系进行修改。
6.3.4
建立和编辑表间关系
建立表间关系的操作步骤为： 打开要进行操作的数据库，在数据库窗口单击鼠标 右键，选择快捷菜单中的“关系”（或点击“工具”菜单 中的“关系”命令），打开“关系”窗口（图9所示）。 在“关系”窗口中单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“显 示表”，打开“显示表”窗口（图10所示）。在“显示表” 窗口中逐个选择要建立关系的表，然后单击“添加”按钮 将所选择的表一一添加到“关系”窗口中。关闭“显示表” 窗口，在“关系”窗口中按住鼠标左键不放，从某个表中 将所要的相关字段（如xsda表中的“学号”字段）拖到另 一个表中的相关字段（如xscj表中的“学号”字段）上， 显示“编辑关系”窗口（图11所示）。在“编辑关系”窗 口中单击“创建”按钮，关系即被建立（图12所示）。
1）使用数据库向导创建数据库
使用数据库向导创建数据库，就是利用在Access 2003 本地保存的数据库模板快速地建立一个数据库。选如下左图 所示的任务窗格下的“新建文件”中的“本机上的模板”， 打开“模板”对话框，如下图右所示。Access 2003提供的 模板有“订单”、“分类总账”、“联系人管理”等，通过 这些模板，可以方便地创建基于这些模板的数据库，然后通 过一定的修改，就可以使其符合自己的需要。 Access 2003数据库模板
操作查询
2）生成表查询 生成表查询可以根据一个或多个表/查询中的 数据来新建数据表。这种由表产生查询，再由查询 来生成表的方法，使得数据的组织更灵活，使用更 方便。 操作生成表查询的一般步骤为： 在数据库窗口中单击“查询”→选“在设计 视图中创建查询”→选择数据表→在“查询”菜单 中选择查询类型为“生成表查询”→输入新表名称 →生成表查询设置→单击工具栏按钮执行查询。
2. Access 2003的退出
与Office 2003其他应用程序的退出方法相同， Access 2003退出可采用以下几种方法：从“文件” 菜单中选择“退出”命令；单击应用程序窗口右上 角的“关闭”按钮；双击应用程序窗口左上角的应 用程序控制菜单图标；按Alt+F4组合键。
Access数据库对象
操作查询包括更新查询、生成表查询、追加 查询、删除查询几种类型。
操作查询
1）更新查询 更新查询就是对一个或者多个数据表中的 一组记录进行全局的更改。这样用户就可以通过 添加某些特定的条件来批量更新数据库中的记录。 操作更新查询的一般步骤为： 在数据库窗口中单击“查询”→选“在设 计视图中创建查询”→选择数据表→在“查询” 菜单中选择查询类型为“更新查询”→设置更新 方式→单击工具栏按钮执行查询。
2）直接创建空数据库
通常情况下，用户都是先创建数据表等组件之后才 创建数据库，或者先创建一个空数据库（选“新建文件” 选项卡的“空数据库”），然后再在此空数据库中添加 表、查询、窗体等组件，如图所示。
空白数据库
3）打开数据库
在菜单栏中选择“文件”菜单中的“打开”命令， 打开“打开”对话框，在其中选择要打开的数据库文件， 然后单击“打开”按钮右端的向下箭头，可以看到图8所 示的各个选项，可以以不同方式打开所选数据库。
“数字”与“文本”数据类型字段的大小。
4）输入掩码：“输入掩码”属性用于设置字段、文本框以及 组合框中的数据格式，并可对允许输入的数值类型进行控制。 5）设置有效性规则和有效性文本：当输入数据时，有时会出 现数据输入错误，这些错误可以利用“有效性规则”和“有 效性文本”两个属性来避免 。 6）设定表的主键：主键就是数据表中的某一个字段，通过该 字段的值可在表中唯一地确定一条记录。
Access 2003的特点
（6）Access 2003支持多媒体的应用与开发。 （7）Access 2003内置了大量的函数，其中包括数据库函数、 算术函数、文本函数、日期／时间函数、财务函数等。 （8）Access 2003提供了许多宏操作。宏操作在用户不介入的 情况下能够执行许多常规的操作。用户只要按照一定的顺序 组织Access 2003提供的宏操作，就能够实现工作的自动化 。 （9）Access 2003提供了宏语言VBA（Visual Basic for Application），允许用户通过编程的方式完成较复杂的任务。
7）其他字段属性：
（1）“标题”属性。该属性主要用来设定浏览表内容时该字 段的标题名称。
（2）“必填字段”属性。该属性用来设置该字段是否一定要 输入数据，该属性只有“是”和“否”两种选择。
6.3.4
建立和编辑表间关系
1）建立表间的关系
在建立表间的关系之前，应该关闭所有要建立
关系的表，因为不能在已打开的表之间创建关系
3. 设置字段属性
在Access 2003中，使用设计视图创建表是最常用的方法 之一。在设计视图中，可以设置字段属性。在Access数据表 中，每一个字段的可用属性取决于为该字段选择的数据类型。 在表设计器的“字段属性”选项区域中，可以进行设置。 1）字段数据类型：Access 2003定义了10种数据类型，在 表设计窗口“数据类型”单元格的下拉列表中显示了10种数 据类型供用户选择 2）选择数据格式 ：正确选择数据格式可以确保数据表 示方式的一致性。 3）改变字段大小：在Access 2003中，可以修改
Access 2003关系数据库是数据库对象的集合。 数据库对象包括表、查询、窗体、报表、页、宏 和模块。 在任何时刻，Access只能打开并运行一个数 据库。但是，在每一个数据库中，可以拥有众多 的表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。这些 数据库对象都存储在同一个以.mdb为扩展名的数 据库文件中。