第二十二条 借阅使用归档的电子文件时，对具有保密要求的电子文 件在通过网络进行查阅时，应采取加密、认证和权限控制等安全措施。
第二十三条 归档电子文件的鉴定销毁，应由档案室根据有关档案管 理年限规定，罗列详细的文件清单，经相关部门领导逐级审核，并由总经 理批准后实施。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除 载体上应连同存储载体一起销毁。
文件形成部门
第十六条 档案室按照检验要求对电子文件逐一验收，对检验不合格 的应退回形成部门重新制作。
第十七条 移交档案室的常用电子文件，形成部门应留存原件，尽量 减少借阅次数。
第十八条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符 合下列条件：
（1） 归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层； （2） 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压； （3） 存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体； （4） 常温环境存放； 第十九条 档案室每年对存档的电子文件进行整理检查，对存放在其 它地方的电子文件进行实物验证核对、双方签字确认。
（8） 用数据库系统制作的数据文件。 （9） 有自主产权或使用权的程序类文件。 第7 电子文件一般应在办理完毕后，由文件形成部门主动向档案 条 室归档。 第8档案室以外的存放地点称为异地存放，异地存放部门需向档案 条 室递交《电子文件异地保管申请》，同时附移交清单，由总经 理签字确认后实行。 第9异地存放的电子文件应符合档案室的管理要求，明确文件保管 条 人，并接受档案室的检查、管理和监督。 第 电子文件物理归档的基本要求： 10 条 （1） 各部门形成的电子文件应在三个月内移交档案室进行物
（1） 工作中形成的修改稿、定稿等文字和图像类电子文件。 （2） 用扫描仪、照相机等设备获得的静态图像文件。 （3） 用计算机软件设计或绘制获得的图形文件。 （4） 用视频设备获得的影像文件。 （5） 用音频设备获得的声音文件。 （6） 用多媒体技术制作的多媒体文件 （7） 用网络接收和传播的文件。
电子文件归档管理制度
第1随着信息化技术应用不断普及，公司各部门运用计算机进行文件和 条 信息处理已成为日常办公活动的一项重要手段。为进一步规范我公
司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件能安全有效地 被利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，并结合 我公司电子文件的形成过程和信息处理的现状，特制订本暂行规 定。 第2电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、存储卡等载 条 体，依赖计算机等数码设备阅读、处理，并经转换处理后可在通讯 网络上传送的文件。 第3档案室对各部门电子文件的形成、归档、保存、管理和借阅等过程 条 具有监督、检查和管理责任。 第4各部室负责人应对本部室的电子文件从形成、完善到归档保存和借 条 阅等整个管理过程负责。 第5凡在工作过程中形成的或与公司有关的电子文件，均属于公司资 条 料，形成部门都必须归档保存。电子文件的归档范围、保管期限和 密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。 第6电子文件收集归档范围。经计算机等数码设备处理形成的电子文 条 件，做为草稿文件、定搞文件和记录了最后修改结果的重要凭证依 据，具备真实性、完整性和有效性。包括但不限于以下类型文件：
文件数量
刻录日期 接收日期 光盘编号 文件大小
电子文件归档登记表
单据编号：
文件形成部门 形成时间区间
文件整理人
第 二
联
形
成
部门负责人
部
门
留
存
文件内容
文件刻录人
刻录日期
档案室接收人 文件归档编号
文件数量
接收日期 光盘编号 文件大小
档案室电子文档登记表
文件归档编 光盘编
归档日期 单据编号
号
号
文件整理人
理归档； （2） 档案室应当每六个月对各部门电子文件进行一次增量归
档检查。年终进行一次完整归档检查和异地存放检查。 （3） 电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法
进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，（按优先顺 序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光 盘、硬盘等，不允许用移动硬盘、U盘、闪存、软盘作 为归档电子文件长期保存的载体）； （4） 对于加密的电子文件应同时备份解密文档或解密后备 份。 （5） 专用软件产生的电子文件应同时备份专用软件名称和版 本号等相关参数对于不能确保可有效利用的文件，需要 转换为通用型电子文件存储； （6） 归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保 管期限；
第十一条 电子文件归档时，《电子文件归档登记表》、机读目录、 相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
第十二条 电子文件形成部门必须将具有永久和长期保存价值的电子 文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。
第十三条 各电子文件形成部门需要对处理中或处理完毕应当归档保 存的电子文件做有序整理和存放，以便确保归档文件的完整性和安全性。
第十四条 归档电子文件移交前，文件形成部门必须认真检测电子文 件，并填写《电子文件归档登记表》，登记表一式两门保存。
第十五条 电子文件的检验应包括以下项目： （1） 载体有无划痕、是否清洁等； （2） 有无病毒； （3） 核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续； （4） 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； （5） 对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作 手册等是否完整；
第二十条 档案室应定期对保管的电子文件进行检验、转存并将检验 结果填入《电子文件管理登记表》。
（1） 对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检 验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措 施；
（2） 磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保 留不少于4年。
第二十一条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经总经理书面批 准，任何单位和个人不得擅自将归档文件调离档案室，不得擅自复制。
第二十四条 档案室应对归档电子文件的接收、保管、借阅、鉴定和 销毁情况做好详细记录和统计。
第二十五条 本规定未尽事宜可修订，若与国家档案局今后颁发的有 关规定不符时，以国家规定为准。
电子文件归档登记表
单据编号：
文件形成部门 形成时间区间
文件整理人
第 一
联
档
案
部门负责人
室
留
存
文件内容
文件刻录人 档案室接收人 文件归档编号