运维成本报账流程指南2017.12基本思路流程说明初始化注意事项常见问题功能概述/INTRODUCTION为实现报账系统去站址化、提高维护成本结算效率、确保维护成本计提数据和支付数据对应一致的目标，用户在财务报帐时，通过选择结算帐期和维护成本费用项目自动生成维护成本报账单（结算帐期正常账单成本数+结算帐期计提修正账单成本数=该结算帐期计划支付数），然后用户依据此报账单不含税金额通知代维商开票，并发起代维商支付审批流程。

01OPTION运维成本报账基本思路02 OPTION 运维成本报账流程说明目录ONTENTSC03OPTION上线前初始化注意事项04OPTION运维成本常见问题FAQPART 01•运维成本报账基本思路General principle⑤获取发票后，编辑报账单维护增值税专用发票信息页签，提交审批。

一、基本思路0205040301 ① 新增运维成本报账单 ② 获取账单（费用日期、维护成本费用项目）③ 参照账单填写本次成本占用金额，填写账单支付信息及费用分摊信息。

④保存报账单，导出账单费用明细，计算账单金额后，通知代维商按照此账单不含税金额开具发票。

二、运维报账不适用的业务场景当月一次全额开票的，已经通过生产经营支出报账单发起部分支付的，剩余部分再发起已列账付款申请。

目前运维成本报账单不支持这种情景，请还有这种报账情景的地市：1.下月开票要分开开票，不要再开全量合同额的发票；2.本月有全额发票的发起报销，还是走之前的生产经营支出报销单。

3.本月已经是分开开发票的发起报账，走现在的运维成本报账单。

后期也是这样，生成报账单后，本次要结算支付多少，就通知对方开多少票PART 02运维成本报账流程说明Process description一、获取维护成本账单条件运维监控系统每月将账单传给财务系统后，财务计提摊销模块审核通过，生成凭证后，才可以在【运维成本报账单】参选到该帐期的运维成本报账单。

操作路径：【财务控制】—【网上报销】—【我的单据】（1）新增运维成本报账单表头信息填写：•是否有合同默认：是。

通过帮助类型选择合同编号。

系统会自动带出合同标题、合同总金额及供应商名称。

对方性质默认：外部供应商。

•表头部分只需填写摘要信息即可。

摘要为必填。

报销费用：填写好报账单表头后，‘报销费用’页签，点击获取账单。

获取账单：选取账单期间（结算帐期）。

选择对应结算帐期之后，表体该帐期在发起报账时点所存在的“计提修正账单”和“正常账单”会在表体分开显示（前提是该帐单都已经生成凭证，参见“（一）报账系统获取维护成本账单数据条件”）。

此外，账单期间可以多选。

选择相应的费用项目，目前支持三种费用项目。

注意事项：点击获取账单后，因数据量大，需等待片刻时间，为避免造成数据重复，请勿重复点击获取账单获取账单后，在报销费用下查看账单信息，账单类型分为：正常出账和计提修正。

可以手工修改本次成本占用金额（不含税）、发票含税金额。

注意事项:①“本次成本占用比例（%）”和合同约定的付款比例没有任何关系，该字段是根据本次成本占用金额（不含税）和账单金额自动计算得出。

②保证报销单的付款金额和本次约定的付款金额一致就可以。

③计提修正的金额不强制要求100%付款。

因报账单不允许存在付款金额为负数的报账单，举例：如果计提修正的负数金额绝对值大于正常出账的金额，此时的报销明细合计报账金额为负数，可以通过调整计提修正的本次成本占用金额，使报账单报账金额不为负数。

④计提修正账单明细的发票含税金额填写为0，只保留本次成本占用金额即可，计提修正的负数账单是不可能有发票含税信息的。

报销费用：I.本次成本占用金额（不含税）总金额=增值税专用发票页签发票不含税金额II.发票含税金额（总金额）=增值税专用发票页签的发票含税金额III.发票含税金额和本次付款金额不允许为负数。

成本金额为负数的计提修证账单明细，只需要填写本次占用成本字段，发票含税填写0即可；。

单据校验规则：填写费用分摊明细信息。

先点击删除，再点击增加，系统会自动带出费用项目。

=等于本次付款金额（含税）费用分摊：支付信息：填写‘支付信息’，选择收款方户名，系统自动带出银行账户信息。

=本次付款金额含税总计。

其中收款方户名与合同供应商对应。

支付金额1.选择收款方户名，会自动带出对方账号信息。

如果一个收款方对应多个账号，则需要手工在对方账号点击‘…’,手工选择对方账号。

2.支付信息下的收款方户名必须与表头供应商名称保持一致。

联查账单明细：1.填写报销明细信息后，点击‘保存’报账单。

在获取账单’按钮置灰后，点击‘联查账单明细’按钮，获取账单明细。

2.联查账单明细，可导出 excel。

之后保存报账单即可。

通过账单明细，可以汇总账单金额后，去通知供应商获取发票。

（账单明细中为不含税金额）注意事项：①通知代维商开票时，发票不含税金额务必要和本次需要支付的系统账单不含税金额保持一致，否则出现该维护成本应付计提金额出现核销不尽的问题；税金尾差可以在税金填写时手工修正。

②如果实际发票不含税金额和系统账单不含税金额不一致，则需要先通过计提修正调整成本后，再按照发票金额发起报账。

即该处理方式默认该帐期所计提成本数据不准确，而所收到的发票金额是准确的。

获取发票后，打开报账单，点击‘编辑’,根据发票信息，填写‘增值税专用发票信息’。

系统自动计算：发票含税金额=发票不含税金额+发票税额。

注意：（1）运维监控系统从 8月份开始传递税金信息，之前账单税金额为空，等收到发票后手工维护；（2）8 月份的账单税金可以传递过来，先保存。

等到收到发票后，修改税金后进行提交。

增值税专用发票信息：保存报账单，提交。

继续走报账下正常流程。

三、例外事项当月收到全额开票的，但实际只需要先部分支付的业务场景，目前无法从运维成本报账单发起报账；只能通过生产经营报账单进行支付。

支付完毕该发票额度后，按照规则使用运维成本报账单发起后续账期报账。

再次强调：本次要结算支付多少，就通知代维商开多少票。

PART 03上线前初始化工作注意事项Matters needing attention一、按照既定模板整理初始化打标数据注意事项一根据总部下发的模板填写系统对接时点之后各账期已结算情况，总部将根据各单位报送数据统一后台打标，打标之后，各单位在运维成本报账单发起支付时，将不会参选出已支付账单或者账单上已支付的部分。

各单位务必严格按照模板所需填写字段进行整理，不要擅自更改模板格式；同时，特别要关注数据准确性，否则后期报账支付准确性将会受到影响。

（初始化数据模板表格已提供）注意事项二系统对接时点指：代维费和维保（包干修理费）对接时点为 2017年 3 月账期，油机发电服务费对接时点为 2017 年 5 月账期初始化操作原则原则一原则三原则二原则四（3）对接后的已支付部分的或全部支付的，要按照浪潮提供的格式整理（上线前提供格式），由浪潮后台打标记，以免误参照造成重复支付（4）例外事项提到的“已收到全额发票分次支付”业务场景，使用原生产经营报账单支付。

1）系统对接前的走原有手工录入模式（使用原报账单类型：生产经营支出报账单）；（2）系统对接后的、未完成支付的账期使用新报账单模式（运维成本报账单）其他注意事项注意事项一注意事项二注意事项三2.各单位在维护成本日常核算过程中，总体应把握如下原则：①保证运维监控系统账单和财务系统列账一致性，确保不能单方面从财务侧调整维护成本，如有调整，只能通过运维监控系统计提修正功能发起。

②对于系统对接之后账单支付，报账严格参照运维系统传递的账单（月度账单+计提修正账单）发起支付，即支付=成本。

③本次需要结算多少维护成本，就通知代维商开具多少发票。

1.总部已多次通知各单位检查本年度主要维护成本（代维、维保和油机发电费）线下单方面从财务计提模块发起的调整单据，并告知系统对接时点之后的调整都要从运维监控系统发起。

总部将2018年1月份起关闭主要维护成本（代维、维保、油机发电费）线下计提报账单入口。

3.关于预付、冲销预付的报账方式不变，和原有模式一致。

PART 04运维成本常见问题FAQ Matters needing attention常见问题一常见问题三常见问题二常见问题四（三）本月计提修正无法及时出账，所以支付上月代维成本时无法及时选到修正账单。

解决方案：目前需要和代维商磋商暂缓发起报账，等到月末出账生成凭证后，再进行发起报账。

总部目前正在增加计提修正账单频次，拟每月计提修正传递两次（12号0点一次，26号0点一次），各单位若要及时支付上月账单，则需要在12号之前在运维监控系统发起计提修正并传递到财务系统生成凭证后，即可参选到上月计提修正账单。

解决方案：因账单明细是通过获取账单，保存报账单后回写到后台的，所以需要保存报账单后再次点击编辑，联查账单明细按钮就可以使用了。

（一）正常出账和计提修正金额出现翻倍。

解决方案：请联系顾问处理。

还没有更新，还无法参选到账单。

解决方案：请确认合同号、供应商编码、费用日期、费用项目是否准确。

若仍无法获取账单，可能是数据量过大超时导致，请联系顾问处理。

常见问题五常见问题六常见问题七常见问题八（六）一个月的账单，可以分两次结账吗？解决方案：可以。

可以根据实际付款，手工编辑本次成本占用金额，倒算本次付款比例。

整体原则：最终该账期累计支付等于该账期成本计提数据。

（八）最后付款金额为负数如何报账？解决方案：对于最后付款金额为负数情况。

a.等下个账期，成本合计为非负数的时候再报；b.走原先的生产经营支出报账单。

但是需要联系浪潮顾问后台打标志，防止下月在运维成本报账单报账时付超金额。

（五）如果比例都是100% 正常出账+计提修正 的不含税金额 和 发票金额 有差异，如何报账？解决方案：首先确定是因为成本计提的不准还是发票开的不准？如果票已经开出来了，原则：票要和成本对应一致；成本要遵循权责发生真实准确。

如果成本准确，发票不准，发票金额小的话，可以先报一部分，下一次再报另外的。

发票金额大的话，和下一个账期报，然后下一个账期少开票。

如果成本不准的话，那么先修正成本后，再按照发票和成本一致进行报账。

增值税专用发票，如何填报？解决方案：因为在8月份之前，运维系统不往财务系统传递税金信息，所以发票类型都是其他发票，但是实际获取的发票估计都是增值税。

现在运维成本报账，报销单金额含税金额放开，是可以手工编辑的。

正常维护增值税专用发票信息即可。

常见问题九（九）计提修正的比例建议:解决方案：1.如果为负数，并且报销明细汇总的本次报销金额（不含税）之和大于0，建议100付款。

如果为正数，根据实际情况，填写付款比例THANK YOU FOR YOUR WATCH 谢谢。