档案管理制度与销售合同签订流程(2008-10-07 14:47:01)

标签：合同签订销售合同档案管理客户资料分类：销售管理档案管理制度与销售合同签订流程

马到

一、设计目的

1、增强合同签订的规范性，降低履约风险；

2、完善并及时修正客户档案；

3、加强公司对销售过程的全面监控能力。

二、档案管理的原则与内容

（一）客户档案管理的原则

1、详尽务实：每一个与我司有合作关系的客户，均应建立健全客户档案；客户资料力求详尽、全面、具体；

2、动态管理：每月对客户资料的真实性及有效性做一次评估，力求客户资料能真实反映出客户经营状况的变化。

（二）客户档案管理的内容

1、客户资料及其他基本资料

（1）客户资料：客户类别、名称、地址、联系电话、经营项目、经营规模、经营时间、信用级别、付款方式、所需产品种类、产品月需求量、供应商结构（我司占多大份额）、毛利率标准；

（2）其他基本资料：营业执照复印件、采购合同、补充采购合同、各项证明书、税务登记证复印件。

2、客户特征资料：资金实力、固定资产、厂房所有权、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策、内部管理状况、经营历史等；

3、业务状况资料：财务表现、销售变动趋势、内部人员素质品行、与本公司的业务关系及合作态度。

三、档案资料的存放、查阅与修正

1、档案资料统一存放于客户服务部客户档案文件柜中，必须分类准确、标识清楚、便于查阅。

2、部门经理以上人员有权查阅档案资料内容，并可提出对档案资料的完善性意见；商务经理或其他人员取阅客户档案，应征得部门主管/经理的批准。

3、各销售部经理应定期将新成交客户档案资料送交客户服务部存档。

四、销售合同签订流程

1、针对对象：根据我司销售管理需要，凡拟长期合作的客户，均应与之签订采购合同，约定有关事项。

2、考察资信：待签订采购合同的客户，必须经商务经理及部门经理实地考察核实；重点客户，应经副总以上领导核实。

3、确定条款：采购合同的基本内容，以我司的范式合同内容或与客户协商约定好的内容为准。采购合同的内容审核由部门经理负责。经审核拟签订的采购合同，必须客观、平等，签约双方彼此具备均衡的权利与责任，不得有不适当的偏向。

4、签字盖章：采购合同的签字盖章由公司总经理负责。拟签字盖章的采购合同应当附有客户基本资料；重要客户，应当同时附有客户特征资料，以便公司权衡判断履约风险与客户成交价值。

5、客户优先：经审核无误的采购合同，一般先由客户方签字盖章。

6、履约管理：合同的履行监督由商务经理负责，保证合同签订双方严格履行合同中约定的责任与义务。

7、异常情况：双方履约过程中发生的异常情况，应及时协商处理。

8、变更与终止：如采购合同确需变更或签订补充协议，由各销售部经理负责与客户协商；合同到期终止，双方应对是否继续合作进行协商。