档案管理规章制度根据广贺司〔2006〕185号文及〔2006〕190号文要求，为了规二广高速公路怀集至三水段第十合同段的工程竣工文件资料编制和档案整理，全面、系统、准确、及时地完成竣工文件资料编制工作，提高工程建设管理水平，结合我标段工程实际情况，制定了以下档案管理办法。
一、各级部门的责任1、项目经理档案责任负责指定专门档案负责人进行责任考核；批复上级来文；组织开展档案检查；对违规事件进行处罚。
2、工程部档案责任负责现场资料的收集；施工资料的填写、编制；整理并移交。
3、试验室档案责任负责实验、检验资料的编制、填写、整理。
并移交档案室。
4、质检部档案责任负责质检资料的编制、填写、整理。
并移交档案室。
5、安全部档案责任负责有关安全资料编制并移交档案室。
6、合约部档案责任制责任负责计划资料的编制、填写、整理。
确保工程计量顺利。
7、档案室档案责任负责档案资料的整理，移交。
二、各级管理人员职责1、组长职责(1)、负责组织档案管理方案的编制工作；(2)、负责档案管理方案的审查工作；(3)、组织档案资料的检查工作；(4)、负责上级来文的批复安排工作；(6)、负责档案管理专项费用的落实工作。
2、副组长职责(1)、负责档案管理方案的编制工作；(2)、负责组织各级档案的归档工作；(3)、实施档案资料的检查工作；(4)、负责组织对各管理人员档案管理工作的考核工作；(5)、负责档案管理制度的落实工作；(6)、组长不在时负责上级资料检查的接待工作。
3、工程部长职责(1)、负责组织现场工程师对现场资料的编制工作；(2)、负责现场施工资料的签证工作；(3)、负责本部人员资料任务的分配及检查工作；(4)、负责对本部资料的复核工作；(5)、负责对本部各管理人员档案管理工作的考核工作。
(6)、负责本部档案管理物资的申报，保管工作；(7)、落实本部档案管制度；(8)、配合上级资料的检查工作。
4、工程部资料员职责(1)、负责工程部施工资料的输录工作；(2)、负责原始资料，施工资料的保管及报送工作；(3)、负责本部档案管理物资的保管工作；(4)、负责来文的保存工作；(5)、负责原始资料，施工资料的台帐汇总工作，随时备查。
5、质检部长职责(1)、负责对现场检查资料的编制工作；(2)、负责现场施工资料的签证工作；(3)、负责本部人员资料任务的分配及检查工作；(4)、负责对质检资料的复核工作；(6)、负责本部档案管理物资的申报，保管工作；(7)、落实本部档案管制度；(8)、配合上级资料的检查工作。
6、质检部资料员职责(1)、负责质检部质检资料的输录工作；(2)、负责资料的保管及报送工作；(3)、负责本部档案管理物资的保管工作；(4)、负责来文的保存工作；(5)、负责原始资料，施工资料的台帐汇总工作，随时备查。
7、试验室主任职责(1)、负责对现场检查资料的编制工作；(2)、负责试验资料的签证工作；(3)、负责本部人员资料任务的分配及检查工作；(4)、负责对试验资料的复核工作；(5)、负责对本部各管理人员档案管理工作的考核工作。
(6)、负责本部档案管理物资的申报，保管工作；(7)、落实本部档案管制度；(8)、配合上级资料的检查工作。
8、试验室资料员职责(1)、负责试验室试验、质检资料的输录工作；(2)、负责资料的保管及报送工作；(3)、负责本部档案管理物资的保管工作；(4)、负责来文的保存工作；(5)、负责原始资料，施工资料的台帐汇总工作，随时备查。
9、综合办公室主任职责(1)、负责本部人员资料任务的分配及检查工作；(2)、负责对本部各管理人员档案管理工作的考核工作。
(3)、负责本部档案管理物资的申报，保管工作；(4)、落实本部档案管制度；(5)、配合上级资料的检查工作。
10、综合办公室职责(1)、负责文件的收发及送签和发送工作(2)、负责资料的保管及报送工作；(3)、负责本部档案管理物资的保管工作；(4)、负责来文的保存工作；(5)、负责原始资料的台帐汇总工作，随时备查。
11、安全主任职责(1)、负责安全管理资料的编制工作；(2)、负责安全月报的上报工作；(3)、负责本部人员资料任务的分配及检查工作；(4)、负责对人员、物资安全资料的复核工作；(5)、负责对本部各管理人员档案管理工作的考核工作。
(6)、负责本部档案管理物资的申报，保管工作；(7)、落实本部档案管制度；(8)、配合上级资料的检查工作。
(9)、负责档案室安全措施的落实工作。
12、档案室专业网络管理员职责(5)、负责各部门电脑、办公设备的养护与维修工作；(5)、保证网络正常运行；(5)、负责网络物资的申请和保管工作；13、档案室归档员职责(1)、收集、整理施工、质检、安全资料；(2)、协助资料的输录工作；(3)、负责原始资料，施工资料的保管及报送工作；(4)、负责本部档案管理物资的保管工作；(5)、负责来文的保存工作；(6)、负责原始资料，施工资料的台帐汇总工作，随时备查。
14、档案室归档员职责(1)、收集、整理施工、质检、安全资料；(2)、协助资料的输录工作；(3)、负责原始资料，施工资料的保管及报送工作；(4)、负责本部档案管理物资的保管工作；(5)、负责来文的保存工作；(6)、负责原始资料，施工资料的台帐汇总工作，随时备查。
三、业资料管理措施1、业资料管理(1)、建立技术资料管理责任制，健全各类资料的管理办法；(2)、熟悉和掌握HQS及HCS软件运用；(3)、严格按照总工批准的发放围下发各种技术资料，确保施工中使用现行有效版本；(4)、据上级有关部门的通知精神，及时下发技术资料的补充、修改、代替和废止使用情况的通报，使相关人员了解和掌握技术资料变化情况。
2、业资料收集、编制、移交(1)、施工过程中，严格按照有关要求及时填写和签认各种报表记录、日志，对已成型的各种资料做好收集、整理、归类、保存工作，确保其真实、完整；(2)、由专职资料员组织相关技术人员以单位工程为基础，按验收标准及建设单位的要求做好各种技术资料的编制、描绘、组卷；(3)、配齐编制竣工文件所必须的计算机、打印机、绘图仪、晒图仪等设备，编制人员领会、掌握竣工文件的编制办法和原则，熟悉现场施工情况、熟练掌握CAD等软件的应用；(4)、竣工文件配套完成后，按验标要求进行全面自检；(5)、自检合格后，提出竣工验收报告，说明本工程完成情况、验收准备情况、以及申请办理竣工验收的具体日期等，报送建设单位；(6)、按建设单位要求，在正式验收前编制好全部竣工文件、工程技术总结和工程经济总结，提交的份数必须满足有关规定。
3、具体保证措施(1)、施工中本道工序无检查证及相关技术资料不允许进入下道工序；(2)、施工技术资料由工班技术员、质检员编写，换手复核，技术主管审定，确保资料的真实准确；(3)、施工阶段的工程照片，作为资料归档备案；(4)、每天记录现场施工时所发生的工作量、人工、机械使用、施工部位、材料设备进出场、质量问题产生原因、补救办法及天气情况等容；(5)、建筑物测量定位复核记录、隐蔽工程验收记录、中心试验室出具的各种试验报告、各种材料质量证明、施工组织设计、施工日志、技术复核记录、各种程检证等技术资料及时准确归档。
四、业资料管理制度1、各部门资料必须真实，无弄虚作假，每发现一处部门领导罚款200元，资料员罚款100元。
2、各部门及现场工程师对所经手的各类资料必须在当天整理完毕（包括电子文档）并及时交档案室存档。
违者每发现一次部门领导罚款200元，资料员罚款100元。
3、各现场工程师必须真实的做好当天的施工日记，次日交档案室存档，违者每发现一次现场工程师罚款200元。
4、部门移交资料必须由部门领导复核签字，否则每次罚款300元。
5、各部门及办公室必须认真对待，如果因为部门资料导致被业主罚款，则罚该部门每次500元。
附带责任由领导决定。
6、业原始资料和整理资料未按要求采用文件盒及时归档，每次罚归档员300元。
7、接收上级来文者，接到文件后应及时交领导审批，并及时下达领导批示，整理纳入合同管理。
确保明确，随查随有。
如应下达不及时导致误事，每次罚款200元。
8、计划部门应及时整理计量资料，确保工程计量顺利。
违者每次部门罚款400元，9、所有资料必须及时找主管部门及领导签证9、故意破坏档案室设施及安全者，每次罚款300元并赔偿设施费用。
10、档案整理必须分类明确，查找时一目了然。
违者每次罚款300元。
11、档案整理室应杜绝火种，违者每次罚款300元。
五、档案室安全规定1、档案室是部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室。
非档案工作人员，因工作需要进入者，须经档案负责人允许并在档案人员陪同下方可进入。
2、各类资料进入档案室，必须严格登记、借还制度，资料、档案严防丢失、严防泄密事件的发生。
3、保持日常清洁工作，保持档案室空气流通，做好防潮、防火、防虫、防盗、防霉工作。
严禁放易燃易放、易爆及受潮霉变物品。
4、严禁将任何火种带入室，任何人不准在档案室吸烟。
5、室设手提式灭火器。
6、门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。
7、采用铁制档案柜，其防水、防火、防虫性能较好。
8、配备专业网络管理员。
配置杀毒软件。
9、每天输录资料用移动硬盘拷贝，防止电脑被盗。
三、办公设备为保证档案资料顺利编制，项目部采购了办公设备。
办公电脑10台；激光打印机3台；扫描仪2台；2台数码相机； 2部办公网络；档案柜12组。
附件2二广高速公路怀集至三水段第十合同段竣工文件编制人员附件3:竣工文件编制人员工作网络图。