房地产公司的业务协同办公室系统选型及管理论文
公司协同办公系统选型及管理
摘要:针对房地产公司的业务发展需求,进行细致的需求调研,并根据需求进行项目技术框架选型,决定采用B/S方式,使用JA V A技术开发,运用目前广泛应用的SSH框架模型。

系统采用较成熟产品加上部分定制开发模式,系统搭建在LINUX平台上。

在项目开发过程中,加强与开发团队的沟通,尽量使需求准确传递并做好各项工作的审计工作;在系统上线后,通过上下双管齐下方式,促使系统在公司全面应用,并做好数据的备份等管理工作。

目前,系统运转状态良好,给公司管理带来极大的便利。

关键词:协同办公系统；B/S ；JA V A；SSH
随着公司规模的扩大和业务的不断发展,对信息化的要求越来越迫切。

办公室人员经常需要进行各类公文的审批,要拿着纸质文档到处去签字盖章,如领导出差可能需要等待数日。

领导如需要对自己批示过的文件实时了解办理状态,还需要一一打电话去询问。

综合管理人员也需要对人员信息、考勤情况做一些全面的了解。

而这些,采用手工的方式一来非常繁琐,二来容易出错,三来效率极低。

随着公司人员信息化水平的提升,公司采用办公自动化的环境也日益成熟。

需要就葛洲坝房地产公司的实际业务情况运用一套协同办公系统软件。

1系统需求
结合葛洲坝房地产公司的实际业务情况和各个部门的要求,整理出协同办公系统的核心需求如下。

(1)工作流引擎:公司的办公业务主要是围绕着公文的流转展开,所
以系统需要采用工作流引擎,且流程可以可视化建立,方便系统管理人员灵活的定制流程。

(2)短信办公:公司领导经常出差,希望系统具备短信办公功能,可以将待办公文内容以手机短信形式发送,领导查阅后也可以通过短信方式直接进行公文审批,确保公文不搁置。

(3)公文委托:领导可以将公文委托给具体的负责人处理,可以约束委托时间及委托的公文类别。

或者对不同的公文类别委托给不同的人员处理。

(4)多身份处理:系统要求支持多身份,集团公司的领导可能是下面分公司的领导,那么该领导就可以处理多部门的业务。

系统要求只使用一个帐户,实现多个身份之间的跳转。

(5)保密措施:系统传输保密,用户信息保密,签名保密,公文流转保密,电子公章使用保密。

(6)档案管理:流转完毕的公文要求按照不同的类别归档存放,如需要使用则要求进行申请审批,由相关领导确认后方可借阅。

(7)提醒功能:公文到达提醒,公文快过期及已过期提醒,他人发送点对点消息提醒。

提醒可以通过弹出页面小窗口或者通过手机短信方式开展。

(8)日常办公:要求具备点对点消息、企业邮件、日程管理等功能。

(9)综合管理:要求具备考勤管理、车辆登记、来访管理等功能。

(10)系统管理:要求具备部门管理、人员管理、角色管理、权限管理等功能。

2.5 Linux与Windows
基于系统安全性的考虑,使用Linux操作系统可以更有效的保证系统的稳定性,所以系统服务器操作将采用Linux系统。

3系统管理
葛洲坝房地产协同办公系统经过近一年时间的开发和调试,已经开发完毕且运行稳定。

在一年多的开发和完善过程中,作为业主单位,笔者参与了系统从需求到开发、设计、评审、测试、试运行、上线运行、后期维护的全过程,并在过程中合理的运用了一些管理方式,主要的管理工作如下。

3.1系统开发管理
在系统开发过程中,如何与系统开发团队做好沟通,让系统需求准确无误的传达给项目经理并通过项目经理传达给每位成员是系统成功实施的关键。

在项目开发过程中,笔者经常性地参与项目组例会,并对项目各个里程碑的文档进行仔细阅读检查,确保项目成员对项目目标的理解准确。

3.2系统试运行管理
系统开发完毕,在试运行期间,要做好相应的管理工作。

其一要做好培训工作的安排;其二要准备问题记录单,将系统在试运行中发现的所有问题要记录在册,并以书面形式发送给开发公司解决,待解决后在针对问题逐一排查。

3.3系统正式运行管理
系统正式运行以后,要保证系统发挥其作用,确保所有人都能参与
进来使用,笔者在系统正式运行后采用以下方式进行管理。

(1)领导要参与使用。

并且要下发公文强制要求。

只有从源头上抓起才能抓好。

领导是支持信息化的,只要我们将步骤梳理清楚,很容易获得领导的支持。

(2)确实让系统给大家带来便利。

重点在一个部门展开应用,全程督导实施。

待应用成熟后,将该部门作为典型,开一个系统使用座谈会,介绍该部门全面使用后带来的各方面的进步。

(3)在系统正式运行过程中,也要做好正式运行的问题记录及成功的应用实践的记录。

对于问题要及时修复,对于成功经验要总结并推广。

3.4系统日常管理
作为信息维护部门,在系统的日常运行中,也要做好系统的维护管理工作,对于协同办公系统的日常维护,主要做到以下几点。

(1)系统数据备份。

每隔一段时间将系统自动备份的数据拷贝到第三台电脑中,确保不造成数据丢失。

(2)服务器的运行状态监控。

要经常监控服务器的运行状况,特别是内存的负载情况,CPU的负载及硬盘读写的效率情况。

4结语
目前葛洲坝房地产公司协同办公系统已经正式上线运行一年多了,实现系统7*24小时无故障高效运转,实践证明,系统选型合适且在系统开发过程和维护中的管理工作也很到位。

公司的公文办理、合同管
理、通知公告等业务操作都已经在协同办公系统中全面展开,极大地提升了公司的办事效率和办事质量,为葛洲坝房地产公司的信息化建设奠定了坚实的基础。

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