浪潮ERP-GS V5.2 网上报销系统介绍
浪潮集团有限公司
2011年04月
目录
1. 网上报销产品介绍 (1)
2. 网上报销系统原理 (2)
3. 网上报销产品结构图 (3)
4. 网上报销主要业务流程及实现 (3)
4.1 借款业务 (3)
4.2 还款业务 (6)
4.3 报销业务 (8)
4.4 其他业务申请 (11)
5. 网上报销财务控制实现 (11)
5.1 对借款的控制 (11)
5.2 对报销的控制 (12)
5.3 对预算的控制 (13)
1.网上报销产品介绍
企业处于一个成熟的市场，信息化管理是提高企业竞争力的重要举措，财务信息化一直是一个企业信息化的切入点和发展标志。
网上报销系统，是财务信息化建设的一个重要组成部分，有助于公司利用信息化手段提高借款、报销业务的处理能力，提高预算控制能力，以适应工作模式的转变，从而为公司优化管理提供有力的支持。
浪潮网上报销管理系统通过内部网络或者互联网络实现了报销业务的网上申报和办理，避免了手工填写和提交报销单据的排队现象，财务人员可以根据工作计划合理安排处理报销业务的时间，报销人也节省了跑审批的时间，从而极大地提高了财务部门和报销人的工作效率，降低了单位的运营成本。
网上报销系统的意义及效益体现在：网上报销系统将报销业务从财务部门内部延伸至普通员工的全方位需求的整合，将企业各阶层关心的费用信息都在企业信息化上展现，使费用借支、报销的周期缩短，各级工作人员工作量明显减轻，工作效率提高、管理成本降低、企业资金周转加快，实现费用预算的事前控制、及时预警。
网上报销系统为各级员工提供借款、报销的电子化签审流程和无币化的付款过程，还可以为管理层提供预算项目实时的查询和监控。
网上报销系统属于浪潮ERP财务管理的一部分，既可独立运行又可同其他模块协同运转、传递相关的数据和凭证。
在浪潮ERP–GS中，网上报销系统可与全面预算关联，按确定的预算数据进行各项报销费用的预算控制和预警；网上报销系统也可与总账系统关联，由网上报销系统的业务数据直接生成总账系统的凭证；网上报销系统还可以与工作平台的审批流关联。
2. 网上报销系统原理
浪潮ERP 网上报销系统遵循网上填报、网上审批、网上稽核、线下原始单据传递的原
理设计并实现。
网上填报：报销人在网上填报报销单据，通过网络传输实现在线的提交；
网上审批：审批人在网上实时接收报销人的审批请求，通过网络实现报销单据的在线审批；
网上稽核：财务稽核人员在网上实时接收审批通过的报销单据，通过网络完成对报销单据的在线稽核；
线下传递原始单据：报销人将报销有关原始单据装袋密封后通过线下的传输渠道传送至财务部门，用于财务稽核时的比对和核查。
报销单
稽财务稽核岗
发送
3.网上报销产品结构图
浪潮ERP网上报销系统包括基础定义、业务操作和查询分析三大部分，能够完成借款、还款、报销及其他业务的网上全过程办理，同时与预算、总账系统紧密集成，形成完整的财务管理链。
4.网上报销主要业务流程及实现
4.1员工借款业务
员工借款是指单位内部员工基于业务需要，从单位暂时借出的款项，员工借款在所办业务完成后应尽快核销或者归还。
主要业务流程如下：
系统主要实现过程如下：（1）借款申请
（2）审核/审批
（3）稽核
（4）办理付款及确认
（5）生成凭证
4.2员工还款业务
员工还款是指单位内部员工所用借款，在所办业务完成核销欠款。
主要业务流程如下：
系统主要实现过程如下：
（1）还款单
（2）还款处理、通知收款
（3）收款确认
（4）生成凭证
4.3员工报销业务
员工报销是指在业务发生后，员工持法定票据向单位报销有关款项的业务，在报销的过程中同时完成对员工借款的核销工作。
主要业务流程如下：
系统主要实现过程如下：
（1）报销申请
（2）网上审批
（3）稽核、核销欠款
（4）付款及确认
（5）生成凭证
4.4其他业务申请
业务申请是指员工对某一业务的申请，例如出差、采购等，这些业务一般都需要在执行完成后进行报销。
单位可以规定某些报销必须经过事前申请。
主要业务流程如下：
5.网上报销财务控制实现
5.1对借款的控制
为控制资金风险，单位会对内部员工的借款进行控制，其控制方式一般为控制余额或者控制每笔借款的金额，也可以采取两种方式混合的方法控制。
在浪潮网上报销系统中，采用按照员工的职务级别等信息规定前述两种控制方式的控制金额，在借款过程中进行实时的控
制。
5.2对报销的控制
报销过程中的控制主要有两个方面：报销限额和报销标准。
报销限额控制是对指定报销项目在一定时间范围内的报销总额进行限制的控制方法，常见的有通讯费的月度标准、住宿费的每天标准等。
报销标准主要是用于计算有关报销费用，例如差旅补贴的标准等。
在浪潮网上报销系统中，采用按照员工的职务级别等信息规定报销限额和报销标准，对于报销限额可以设定控制周期为天、月、季、年，并可以进行向后的累计控制。
5.3对预算的控制
费用的申请是否合理，报销的事项是否批准，这些与报销者个人的限额和标准无关的控制要求，需要根据单位的预算情况进行决策和控制。
浪潮网上报销系统可以在业务申请阶段实现与预算系统的实时连接，对预算进行预计和检查，对超出预算或者到达预警线的业务进行实时的控制。
预算与网上报销的衔接主要是通过预算收支项目与网上报销的费用项目对应，通过在预算系统定义控制关系、控制方式来实现，具体效果如下图：。