20
电子文件归档（二）
电子档案的法律效力
与纸质档案一样，归档前有效力归档后就有效力 电子签名、电子印章（是否手动盖章、签名） 电子签名法（人身关系、不动产、停公共服务例外）
双套制（过渡策略？）
电子档案是原件，纸质版是复制件 电子文件归档的内容，电子文件原文（验证信息、修
改痕迹）、版式文件（PDF、CEB）、扫描件（如需 要）、元数据
电子档案移交与接收办法（档发[2012]7号）
形成5年内移交 元数据一起移交、XML封装方式，文件格式，解加
密、解压缩、特殊格式连平台一起移交，本单位 保存5年 离线移交（一般光盘、存储结构）或在线移交 四性检测（准确性、完整性、可用性、安全性） 交接手续
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规定、规范、标准（四）
档案数字化外包安全管理规范（档办发 [2014]7号）
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电子文件归档（三）
电子文件与电子档案
区别：电子档案是具有保存价值的已归档的电 子文件
电子文件生成方式：系统（办公系统OA、业 务系统）、加工（扫描及OCR、拍照、采集）
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电子文件归档（四）
电子文件的特性
非直读性和依赖性（易失效）：使用时需借助 设备
服务器存储、设备）15分，应用系统建设（归档、 分类、检索等）30分，数字档案资源35分，保障 体系15分，工作亮点（加分）10分
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规定、规范、标准（一）
数字档案馆建设指南（档办[2010]116号) 数字档案馆系统测试办法（档办发
[2014]6号） 数字档案室建设指南（档发[2014]4号） 数字档案室建设评价办法（档办发
商事登记冲突） 县级以上档案行政管理部门备案登记（省局） 五年内无档案安全事故、泄密事件等（省局） 股东及工作人员必须为中国境内公民 工作人员无犯罪记录证明、签保密承诺书
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纸质档案数字化（二）
数字化场所的安全管理
独立空间、配档案装具、防火防盗防潮等 视频监控，保存不少于6个月 封断所有加工设备的无线网络功能 挂牌上岗，物品存专用储物柜，不得带非工作
长期保存格式TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格 式，利用时PDF等格式
18Biblioteka 纸质档案数字化（六）纸质档案数字化数据质量规范 广州市地方技术规范 DBJ440100／T 77— 2010
彩色，分辨率大于等于300dpi，加工自检 100%、验收宜按10%抽检，重要档案抽检 合格率宜大于等于97%
加工工位上留存过夜
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纸质档案数字化（五）
纸质档案数字化技术规范
中华人民共和国档案行业标准 DA／T 31—2017
黑白、灰度、彩色，分辨率大于等于200dpi， 需仿真复制的300dpi、高仿600dpi，图像处理 （保持原貌，纠偏、去黑边、去污、拼接）， 挂接、关联，质检5%以上、关联准确100%其他 合格率95%以上
广东省档案数字化安全管理指南（粤档发 [2013]32号）
纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017） 纸质档案数字化数据质量规范
（DBJ440100／T 77—2010）
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纸质档案数字化（一）
加工方式：自主加工、外包加工 数字化服务机构的安全管理
国内合法登记注册的企业或事业单位 业务范围档案数字化加工或数据处理（国家局，与新
[2016]3号） 电子文件归档与管理规范（GB/T18894-
2002）
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规定、规范、标准（二）
电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）
电子档案移交与接收办法（档发[2012]7 号）
电子档案移交与接收技术规范 （DBJ440100/T 272-2016）
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规定、规范、标准（三）
数字化率（50万以下70%，50-100万60%，100150万50%，150万以上40%）、开展电子档案接收、 无安全事故或隐患 指标：基础设施（机房、网络、服务器存储、设 备）12分，系统功能（收管存用）12分，档案资 源52分，保障体系14分，服务绩效10分
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数字档案室（一）
数字档案室建设指南（档发[2014]4 号）
基础设施建设、应用系统建设、数字档案 资源建设、保障体系建设
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数字档案室（二）
数字档案室建设评价办法（档办发 [2016]3号）
80分通过（省），90分“示范”（国家） 门槛：纳入试点名单、开展电子文件归档、按规
定向综合档案馆移交档案、无安全事故或隐患 指标：领导与组织5分，基础设施（机房、网络、
档案数字化与数字档案馆
讲课内容
工作目标和任务 建设指南、测试（评价）办法 规定、规范、标准 纸质档案数字化 电子文件归档 电子档案管理 新形势、新挑战
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数字档案馆（二）
数字档案馆系统测试办法（档办发 [2014]6号）
80分通过（省），90分“示范”（国家） 门槛：建立全文件级目录数据库、馆藏纸质档案
用的手机、相机、移动存储介质进入现场 严禁在加工场所喝水、进食，严禁擅自将加工
场所的物品带离
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纸质档案数字化（三）
设备、网络与数据的安全管理
加工设备必须封闭USB、红外线、蓝牙等信息输出端口 使用正版软件，不安装与加工无关软件 数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线
网卡、无线键盘、无线鼠标 加工中使用的硬盘、移动存储介质在数字化工作完成后
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电子文件归档（一）
几个常识
《电子文件归档与管理规范》中“本标准推荐 采用的载体、按优先顺序依次为:只读光盘、 一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。 不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的 载体”。
档案的打印设备：使用激光打印机，禁止使用 喷墨打印机（墨水的耐久性问题）、针式打印 机（色带的耐久性问题）、热敏打印机（耐久 性问题）
必须交由档案部门统一保管或销毁 加工设备和存储介质送外维修必须报档案部门书面审批，
并由档案部门人员现场监督
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纸质档案数字化（四）
档案实体的安全管理
涉密档案要筛除（国家局），涉密档案不得委 托外部机构个人加工（省局），涉密加工资质
分批调档，做好档案实体交接的清点、核对， 防止档案丢失
加工过程不得损毁档案，破损的档案要修复 正在加工的档案必须每天入库（柜），不得在