网络办公自动化系统的开发及应用闫　炜1,马　柯1,杨　照2(1西安工程大学,西安710048;2西安交大博通资讯股份有限公司,西安710048)摘　要:采用基于.NET 平台技术和S QLServer2005数据库开发了一个网络办公自动化系统,该系统是针对某公司标准化管理体系定制开发的,提供灵活的办公流程管理,功能齐全、使用方便.文章结合开发的“某公司网络办公自动化系统”,详细阐述它的设计思路、功能及关键问题的处理.关键词:NET;网络办公自动化;标准化管理中图分类号:TP317.1 文献标志码:A 文章编号:1009—5128(2009)02—0067—04收稿日期:2008—11—15作者简介:闫炜(1974—),女,河南温县人,西安工程大学工程师,工程硕士;马柯(1955—),男,天津人,西安工程大学教授.随着I nternet/I ntranet 和W eb 技术的日益普及和推广,OA 软件目前已经从第一代发展到了第四代产品[1].新一代的办公自动化产品注重的是单位的实际需求及业务流程的电子化实现,可以为领导层提供决策分析和辅助,为所有用户提供个性化的个人工作界面,可以共享知识信息,与单位其它各部门人员保持沟通,共同完成各种事务,并协助用户有效制定个人工作计划的OA 系统.本系统是按某公司要求定制开发,具有一定的典型性和针对性.1　系统设计1.1　设计原则网络办公自动化系统的设计应立足企业实际情况,首先在业务上应能满足企业对信息进行管理的各项要求,为用户提供信息共享及沟通、协调和控制的辅助手段,达到提高企业员工的工作效率,增强企业员工之间、部门之间的协同工作能力,提高办公综合效率.从技术上应能适应当今计算机科学发展的趋势,使系统在未来数年内能够保持技术上的领先水平.基于整个系统的目标定位和用户需求的特点,系统开发过程中贯彻以下几个原则[2]:合理性:开发和部署成本能够与用户的实际应用情况相匹配,降低用户投资风险,避免出现在取得实际收效前就进行大规模投入.易用性:系统提供良好的人机对话界面和个性化界面设置,方便操作员的上机操作.系统对用户界面进行标准化、统一的设计,以增强用户操作的简便性.适用性:系统采用W indo w s 操作风格,操作方便.同时,系统提供丰富的在线提示和帮助功能,使系统操作用户在不需要培训或者少量培训后,即可对系统进行操作,最大限度的降低了系统培训费用和实施成本.安全性:对于信息系统的安全性有着比较高的要求,这就使得本系统的信息安全性成为十分关键的环节.系统要求提供网络级、系统级、应用级等不同层次的、灵活的安全措施.可扩展性:考虑到和其他信息系统的连接,系统应具有良好的外部接口.随着将来业务的不断扩充,系统应能够方便地添加新的业务模块.此外通过接口方式实现新系统和旧系统的整合,既保护了用户投资,保存了大量的业务信息和数据,也便于新旧系统的平稳过渡.可扩展性还要求办公系统能方便地和专业业务系统整合,扩展办公自动化系统应用范围和深度.1.2　总体架构根据总体规划,系统的总体架构如下图1所示1(1)基础网络设施平台.本系统采用B /S (B r o w se /Server )应用模式,属于网络办公系统,适合在广域网和局域网内部运行使用,完全满足现代企业内部协同办公,实现了企业内部信息的共享,提高了企业整2009年3月第24卷第2期 渭南师范学院学报Journal of W einan Teachers University March 2009Vol .24　No .2体办公效率,增强了企业办公管理能力.系统的网络设施平台是系统正常运行的基本保证.(2)数据存储平台.数据存储平台用于对系统数据的存储管理.其中关系型数据库主要存储各业务系统中的结构化数据,本系统选用微软公司S QL Serv 2er2005;文档型数据库系统可管理非结构化数据,弥补关系型数据库的数据管理缺陷.(3)应用平台.由软件运行平台及各种应用服务组成.本系统采用微软公司的.NET 开发平台实现,系统运行需有一定的运行平台支持,其中运行平台及要求包括:.NET 运行平台M icr os Fra me work 1.1版本;浏览器I E5.5或以上版本;W eb 服务器II S5.0或以上版本.由于本系统采用B /S 应用模式,所以系统的软件运行平台主要指服务器端的软件配置环境.(4)业务规则管理平台.由业务规则存储和业务解析服务组成.业务规则存储记录了系统界面组织及数据操作规则.系统界面组织信息主要是指系统自定义界面的数据项及数据项布局信息,自定义界面的初始化需要此信息的支持;数据操作规则主要记录界面数据操作功能(增、删、改、查)所需的界面数据项与数据库表字段的对应关系.本系统的业务规则信息以X ML 格式的文档进行存储,从而保证系统的扩展性和兼容性.业务解析服务完成对系统界面组织信息及数据操作规则的解析,为系统界面初始化和数据操作功能提供依据.(5)系统功能中心.系统功能中心是通过对应用平台的调用,形成具体的应用功能模块和面对操作用户的系统界面.所有功能模块及系统界面都进行权限控制.由系统管理员为每个操作用户进行功能模块的操作权限分配,用户只能操作属于自身权限范围内的功能.用户可根据个人喜好或操作习惯,通过个性化设置功能进行系统界面布局的调整,提高用户的系统操作效率.2　系统实现该网络办公自动化系统,所有公司员工均可以使用,输入用户和密码就可登陆到系统主界面.系统把・86・ 闫　炜,等:网络办公自动化系统的开发及应用 第24卷用户自定义为各种角色,如:总经理、总经理助理、副总经理、部门经理和普通职员等,根据实际需求自定义其权限,用户还可以通过系统授权设置功能将自己的部分或全部事务移交给他人代办.该系统可进行公文的制作、储存、提交、审批;可以进行公司消息的发布、查看;可以进行客户名单、订单的制作和审批;可以进行任何员工的详细情况的模糊查询;可以利用BBS 进行相互间平等的交流等,可以进行文件电子签署和保留修改痕迹.系统主要分为九大功能子模块:企业文化、行政公文、公司事务、人事管理、保密管理、部门事务、个人事务、资源中心、系统管理.系统可以根据业务的需求,通过系统中的模块管理、功能管理与目录管理子模块,动态加载各模块,添加、删除一、二级模块.系统主界面如图2所示.3　关键问题处理在工作流管理系统(W F M S )中,开发人员遵从一定的编程接口及约定,就可以开发出更具灵活性的事务处理系统.最终用户无需重新开发事务处理系统,就可以更改工作流程,适应业务变化的需要[3].针对公司引入标准化管理体系后,各种工作表单需按一定的工作流程,层层手工传递、逐级填写审批签字,流转,不仅工作效率低下,而且也不便于统计分析.因此,设计了一个通用的工作表单设计工具,用户无需编程,可以自己灵活地定义和修改.表单流转系统的业务处理流程如图3所示.流程设计部分,是用来定义工作流.定义时需要参考员工或岗位数据,在设计好的工作表单上,将每一步流转过程与表单中的具体填写项目对应起来,表单中会包含具备特定格式的文字项、复选项和网格项等项目,每步都要求精确到包含表单中的哪些具体项目,这些项目需要按特定的格式填写,还要求通过精确的权限控制设定,保证每项内容与填写人有准确的对应关系,避免填写或修改自己没有权限的内容、发生填写责任不明确的情况.工作表单的流转处理,用来执行工作流.员工按权限从定义好流程的工作表单中选定具体的某个表单,填写第一步流程,提交后启动了流转过程,通过对工作流数据的控制操作,生成工作列表.通过权限控制要求每个人可以在界面中只对自己负责的部分进行填写和审批操作,确保工作流程准确、流畅、快速地进行.流转的处理过程如下:(1)对第一步流程具有权限的人员设计一个新工作表单,完成自己负责的部分内容后提交,进入流转过程.(2)该表单会自动出现在对第二步流程具有权限的人员的工作界面中,系统也会对相应人员发出提示信息,该员工同样对自己负责的部分内容填写后保存,进入下一步流转.(3)表单继续流转进行下去,直到最后一步流程的工作人员处理后,该表单流转完成.(4)在各步流程中可以按权限回退操作,回退到前面的某个流程后在对应位置继续进行流转,对失效的表单允许进行中止操作,并退出流转.因为工作表单的流转是一个通用过程,相关的各种应用程序可以通过调用工作列表来与这一过程进行交互,完成对工作流数据的处理更新.对工作表单,可以按流转状态、表单类型、启动时间、申报人员等不同的条件进行查询及统计,形成各类统计分析报表[4].可以随时查询并监督流转中的工作表单相关的流转情况,对超期或急办的表单,可以发催办信息.・96・2009年第2期 渭南师范学院学报 定义系统中的员工基本信息,并设置岗位信息以使流程的定义具备相对的灵活性.权限按岗位分配,每个员工可以有多个岗位,其最终的实际权限为这些岗位权限的并集.部门的定义既是组织结构上的分类,也是为表单流转提供的约束条件之一,可以使员工需处理的工作列表界面得到筛选、简化,以提高管理工作效率.在系统初始化时,该部分可以为用户一次性完成主要表单的设计和导入,在系统使用过程中,该模块允许用户根据需要随时进行现有表单的修改维护,以及补充加入新表单.表单的设计模块为用户提供一套可以灵活方便地定义修改表单的工具,该工具具备一定的独立性,设计的结果形成一个表单定义文件.表单输入项有文本输入、复选框、网格控件三种类型.表单导入模块将表单定义文件中的数据导入到数据库对应表中.4　结束语该系统在ASP .NET 开发环境下,使用S QL Server 数据库作为后台支撑,系统提供灵活的办公流程管理,功能齐全、使用方便,主要特点有:(1)全面支持B /S 模式,软件的安装只在服务器端进行,客户端实现了“零”安装,所有系统管理及升级只在服务器进行,不会影响用户的数据资料.(2)具有可扩展性,单位在使用系统架设应用服务时,只需要通过极为简单的软件集成便可与其他单位信息管理系统无缝结合.(3)安全模式可靠,基于角色+权限级别的细化,保证系统安全无漏洞.(4)用户可以根据单位实际的业务需求,自己设计定义表单,无需编程,可随意设计相适应的业务表单.(5)模块独立性强,系统动态加载模块,用户可以根据自己的需要扩展或删除一级和二级模块.(6)丰富的统计和查询功能,系统利用强大的后台关系型数据库,为用户提供丰富的统计功能.(7)图形化自定义工作流程,用户可以根据单位实际的工作流程,利用直观的图形化方式自己设计定义流程图.参考文献:[1]史忠良.办公自动化发展方向及发展策略探讨[J ].太原科技,2004,(7):73.[2]刘升,刘景汇1网络办公自动化系统的研制[J ].福建电脑,2006,(10):173—174.[3]肖文峰.通用表单工作流管理系统的设计[J ].计算机时代,2005,(6):25—26.[4]蒋海彦,鄂明成.基于W eb 的表单工作流系统设计与实现[J ].北方交通大学学报,2004,28(4):106—109.[责任编辑　牛怀岗]Appli ca ti on and D evelop m en t of O ff i ce Auto ma ti on SystemY AN W ei 1,MA Ke 1,Y ANG Zhao 2(1Xi ’an Polytechnic University,Xi ’an 710048,China;2Bo Xun I nfor mati on Joint 2st ock L td .Company,Xi ’an J iaot ong University,Xi ’an 710048,China )Abstract:Based p latfor m technol ogy and S QLServer2005database,the paper advances a Net w ork Office aut omati on syste m.This Net w ork Office Aut omati on f ocuses on standard manage ment syste m,and p r ovides flexible office fl ow manage ment .The paper thor oughly describes designati on,functi on,character and app licati on of Net w ork Office Aut omati on according t o one compa 2ny ’s net w ork office aut omati on syste m.Key words:1NET;net w ork office aut omati on;standard management ・07・ 闫　炜,等:网络办公自动化系统的开发及应用 第24卷。