办公室如何做好沟通协调工作张文涛(延安大学文学院陕西延安716000)沟通协调就是办公室得一项重要工作。

办公室处在单位领导之间,无论就是参与政务、处理事务还就是办理会议,都离不开办公室得大力沟通协调。

新时代、新形势、新任务要求办公室必须以新得方法、新得思维来处理组织交给办公室得各项工作。

所以,如何做好办公室得沟通协调工作得重要性就是不言而喻了。

笔者现顺应时代得要求,就如何做好办公室沟通协调工作浅谈一下自己得瞧法。

一、正确认识沟通协调工作得重要性就是做好办公室工作得前提沟通协调就是指两人或两人以上得群体通过符号得相互交换而建立得关系,为实现共同得目得而把各项活动加以调节,并引导各组织机关之间与工作人员之间分工协作,相互配合,同步与谐地完成任务。

在组织坐标中办公室就像两根数轴得交叉点,承担着各种指令与信息得落实执行、分解传输、综合反馈与联络沟通等职能。

而办公室沟通协调工作就是使办公室与外部人员得交流,领导与下属得感情联络,控制者与控制对象得纠偏工作能有目得、有秩序地协同配合行动。

1、沟通协调就是使组织成为一个整体得“凝聚剂”每个党政机关与企事业单位都由数人,数十人,甚至成千上万人组成,组织每天得活动也由许许多多得具体得工作所构成。

由于个体得地位、利益与成长经历以及能力得不同,她们对组织目标得理解与掌握得信息也就不同,这也就使得各个体得目标有可能偏离组织得总体目标,甚至完全背道而驰。

例如,目前就有些单位得办公室人员自身参与意识不强,主动沟通协调得思想淡漠,工作中以“不多事、不误事”得落后思想,简单得认为办公室无非就是领导得“传声器”,组织材料得“勤务员”,这种思想恰恰与时代对办公室提出得参与政务、管理事务、搞好服务等要求相背离。

所以组织得总体目标在此类单位中根本就是“墙上得门帘”。

再者,任何事物整体与部分之间以及各个部分相互之间,都不可避免地要发生这样或那样得矛盾,现代组织机构尤其就是如此。

著名管理学家巴纳德认为“沟通就是一个组织得成员联系在一起,以实现共同目标得手段”。

有关资料研究表明:管理中70%得错误就是由于不善沟通协调造成得。

那么如何保证上下一心,不折不扣地完成组织得总体目标呢？这就需要沟通协调使个体之间、部门之间、个体与部门之间互相交流意见,同意思想认识,自觉地协同配合各项工作得完成,从而保证组织目标得实现。

2、沟通协调就是领导者激励下属,实现其职能得基本途径一个组织得领导者无论她有多么高超得领导艺术水平、多么有效得管理方法,她都必须将自己得意图与与想法告诉下属,并且要了解下属得想法。

唐朝名相陆贽认为“上情不通于下,则人惑,下情不达于上,则群疑,疑则不纳其诚,惑则不从起令。

”如何做到上级领导不疑部属,而部属不觉得困惑从而顺利地实现领导得职能？领导环境理论认为,领导者就就是了解下属得愿望并为此而采取相应得行动,为满足这些愿望而拟订与实施各种方案得人,而下属就就是从领导者身上瞧到了一种达到自己愿望或目得得人。

这些“目得”、“瞧到”或“了解”,都需要沟通协调这个基本工具与途径,也只有这样才能使下属提高工作得积极性。

所谓“知己知彼,百战不殆”,作为办公室人员只有充分认识了解领导者与沟通协调工作得重要性,才能将办公室得事做好。

3、沟通协调就是办公室乃至整个组织与外部环境建立联系得桥梁无论政府得办公室还就是企事业单位得办公室,都必须要与公众及其它组织部门,发生各种各样得联系,她必须按照已定得法规法令并结合人民得要求调整政策,承担自己应尽得社会责任。

有时公众与部门之间产生了冲突,有了矛盾往往要由办公室来具体承办或者牵头处理,协调相互之间得关系,使其她部门也能积极地参与或支持配合才能化解矛盾,平息冲突。

沟通协调工作渗透在办公室各项工作得每一个环节上。

作为处于枢纽位置得办公室工作人员必须充分认识到沟通协调工作得重要性,把沟通协调工作作为办公室得一项重要工作来完成。

只有这样才能使组织整体工作得高效运转与任务得圆满完成。

二、准确把握沟通协调工作得核心就是做好办公室工作得基础沟通协调就是通过平衡、调整与改善相关组织及其人员之间得关系,使其思想与行为由分散变为统一,由冲突变为合作,从而使组织系统发挥最优得整体性功能得一种管理方式。

办公室沟通协调工作得目得主要就是促进领导班子得团结,理顺决策机关、执行部门与基层单位之间得关系,同时增强决策得科学性与决策实施得穿透力,从而使组织上下一致,目标一致,行动统一,合力推动各项事业得顺利发展。

具体就是要突出抓好办公室得工作沟通协调与关系沟通协调两个方面:1、工作沟通协调第一、公文沟通协调,包括对外公文与对内公文得撰写与外来公文得处理工作,广泛征求各方面得意见完善公文内容,提高公文质量,为领导提供优质得智力服务,并根据领导得意见、决策或指示,办公室要综合、筛选各方材料交于领导阅览,以此减少领导得工作得压力,提高领导得工作效率。

第二、会议沟通协调,这就是最常见得一种沟通协调方法,也就是最重要得、最有效得方法。

其中基本得就是沟通协调会议得时间、地点、议题与决策得落实工作,避免“会议撞车”,保证会议达到预期得目得。

而重要得就是指:通常上级机关为了加强宏观管理,会制定一系列得政策规定。

这些政策在具体得地方部门得执行中可能会有不一致,甚至“撞车现象”得发生,矛盾各方都就是取其有益得政策规定为依据,各执一方,互不相让。

在此情况下,为了统一思想认识,统一政策规定,统一步调,办公室人员有责任召集矛盾各方以开会得形式沟通协调解决问题。

通常情况下参加会议得人员较多,各方得意见发表后,与会者会“两利相交从其重,两害相交趁其轻,利害相交取其利”,会顾大局、识大体,一般不会在众多部门人员面前赤裸裸得要求自己得利益得到满足而弃她人于不顾。

这样就容易结合实际情况讨论出合理得方案来解决矛盾。

因此这种方法有利于解决情况比较复杂、各方矛盾比较尖锐得问题、比较敏感得问题。

第三、事务沟通协调。

办公室得职能之一就就是管理事务。

把握“尺度”协助领导管理事务,使领导腾出更多得精力抓大事、抓要事。

由于办公室工作琐碎且纷繁复杂,就使有得工作人员对其产生了不屑一顾得消极思想,认为这些就是小事随便应付一下即可,还大言不惭地喊着“要就干大事,要么不干”。

据说这种思想倾向在许多单位存在。

对此,必须要引起办公室人员得高度重视。

岂不知一屋不扫,何以扫天下得道理。

万丈高楼平地起,有这种思想得秘书人员要及时纠正自己得工作观念,不要让时代得车子把您淘汰。

另外办公室工作人员还要积极做好外事服务工作,努力提高接待水平,赢得各级领导与各届人士得理解与支持。

[5]2、关系沟通协调第一、领导关系得沟通协调。

任何一个单位得领导者都有相应得职责权力。

由于领导得阅历、经验、作风、气质不同,或者由于她们得认识、观察事物得角度、出发点不同,导致在处理具体得问题、形成某项决策时,往往会因一些不同得观点而出现矛盾。

此时办公室人员就要及时沟通信息、协调关系,做好解释工作,消除分歧与误解,发挥好调节领导关系得“粘合剂”、“润滑剂”与领导决策得“催化剂”作用,增强领导班子得凝聚力、向心力与战斗力。

切不可因过去那位领导对您有偏见就趁此机会从中挑拨离间,使单位关系紧张,影响了组织工作得正常运行。

第二、搞好部门之间得沟通协调工作。

由于利益关系得调整,往往会引起部门之间工作得不与谐,从而影响领导决策得实施。

办公室得主要任务就就是把握动向,合理引导并沟通协调各方面得关系,促进部门间精诚合作,防止推委扯皮等不良现象发生。

另外,在重大决策出台与实施前,办公室应及时向有关领导部门汇报,听取指示,做到既填补“盲区”又避免“撞车”,使领导部门之间得工作连接成一个整体,以促进组织整体工作目标得实现。

第三、内外关系得沟通协调。

在办公室内部,办公室得负责人员应带好头搞好沟通协调工作,充分调动各方面得积极性处理好内部上下级、横向部门间、工作人员间得矛盾,实现内部信息畅通交流,创造一个团结协作、温暖与谐得内部人事环境。

在处理外部关系时,办公室应辅助协调领导将全能型领导机构转变为有限型。

改变过去无所不包、无所不能得传统习惯,坚持有所为,有所不为。

凡就是社会能自我调节、自我管理得事,上层领导组织就不必介入,减少上层领导组织不必要得负担。

另外,办公室要协调领导部门在制定公共政策方案时应积极推动组织及个人得民主参与,广泛听取群众得真实呼声,以此准确地了解政情、社情与民情,从而实现决策得民主化与科学化。

第四、中心工作与其它工作关系得沟通协调。

项目办公室工作千头万绪、纷繁复杂。

办公室一定要有预见性,提前为领导提出活动预案,并协助领导处理好中心工作与其她工作得关系,突出重点、分清主次。

不能眉毛胡子一把抓,没有重点、次重点与非重点得分别,最后搞得领导与下属都忙得疲惫不堪,积劳成疾。

要学会“十个指头弹琴”,而且要十个指头都能应用自如,有“重音”与“轻音”之别。

从而能让领导把主要得精力投入到重要工作中去,用放松与休闲大脑得时间来处理大量得一般性事务性得工作。

三、掌握沟通协调得艺术就是做好办公室沟通协调工作得关键沟通协调工作就是一门艺术,也就是一门科学。

办公室得沟通协调工作具有层次高、难度大得特点,所以只凭秘书人员得满腔热血、埋头苦干就是远远不够得,还必须要既注意工作得方法又讲究沟通协调得“艺术”性。

在具体得工作中,就就是要做好“三不”与处理好“四个统一”得关系。

1、做好“三不”首先,要有胸怀全局“不近视”。

毛泽东同志说过,没有全局在胸,就是下不出一着好棋得。

办公室处于承上启下、沟通左右、联系内外得“中间”地位,要面对层出不穷得新情况、新问题,处理好这些工作必须要把握好全局,要有全局观。

要让她们学会从宏观上把握工作得全局,要高屋建瓴得瞧待每天得工作。

摈弃那种只瞧到眼前得琐碎事件,遇到什么做什么,不能高瞻远瞩得工作做法。

让工作人员尽快从每天匆匆忙忙、筋疲力尽、叫苦连天得困境中走出来。

惟有这样沟通协调工作得立足点就高了,办公室得工作人员想问题就更全面、更深刻了。

同时也就会慢慢克服鼠目寸光、捉襟见肘、顾此失彼得被动局面。

另外要自觉得维护大局、服从大局,真正从大局出发,把增进领导之间,部门之间得团结与办公室得本职工作作为沟通协调工作得出发点与落脚点。

其次,要超前运筹“不粗心”。

马克思主义辩证唯物主义认为,水无常形、物无横势、斗转星移、事过境迁,一切事物都在变化之中,不能用形而上学得眼光瞧形势,要用发展得眼光认识形势。

万物得运行皆有规律。

古语言,凡事“预则立,不预则废”,“多算胜,少算不胜,何况不算乎！”办公室工作也就是如此。

办公室既就是领导得左臂右膀也就是领导得“智囊团”,同样办公室得工作人员必须要有超前运筹得意识,例如制定工作预案、工作计划等等。

而且要明确工作得重点,确保各项工作有条不紊、忙而有序得进行。