第二，经常性检查或了解项目文件材料的积累情况，及时 发现问题，及时补救。 检查工作要掌握适当的时机，一般是项目实施的高峰时候、 阶段工作完成、项目文件材料人员发生变化等时候，是要 重点监管的时机; 第三，做好项目档案的预验收和验收工作。




五是做好服务工作，服务体现效益，优质 的服务对项目档案管理起好的推动作用。
（一）从一个单位的角度看档案资 源构成



1、文书档案 2、照片、录音、录像档案 3、专门业务档案 4、项目档案 5、电子文件 6、会计档案 7、基建档案 等等
1、文书档案

存在问题：文书档案的部门个性在逐步淡 化


解决方案：
一是思想观念上要正本清源，管档案的人 要知道什么是档案。

一是电子文件管理要与单位电子文件的应 用水平和应用方式相适应。既要管好，又 不能超越自己单位应用的发展阶段。 二是电子文件的三性保证在不同的电子文 件应用阶段各有侧重，只有完全做到无纸 化办公的单位，才需要全面达到三性要求。



三是积累电子文件要先易后难，不要贪大 求全。 四是充分发挥电子文件的便于利用的特点， 把电子文件管理和政府信息公开、信息共 享等结合起来，做好服务才能促进管理。 五是电子文件管理技术选择要充分考虑数 据的继承性，尽可能减少对特定计算机系 统的依赖性。技术选择上力求稳定可靠， 不盲目追新求高。
（四）加强档案资源建设是国家对档案工 作提出的紧迫任务

（一）档案资源是档案工作立身之本

档案资源建设既是档案工作的起点，也是 档案工作的终极目标
竭尽全力地收集和积累好丰富的档案资源 是档案工作和档案工作者的首要任务，是 档案工作的重中之重。建设好档案资源是 对档案工作和每一个档案工作者的基本要 求。


解决方案： 一是建立制度（归档指导意见和归档制度）解决 好三个问题：什么东西应归档、什么人负责归档， 怎样归档。 二是根据单位情况采取针对性措施。主要有抓住 形成声像档案的主要部门和主要人员。形成声像 档案的主要部门和人员主要有：宣传部门、办公 室秘书、重大活动的主要承担部门；在单位内部 举办专题的照片、声像档案展览活动；和单位的 宣传工作相结合建立移交声像档案的奖励制度；

六是要解决好技术保障和技术支持问题， 就是要选择好能提供优质服务的技术合作 伙伴。 七是电子文件管理要与单位文件处理和业 务工作有机结合，管好电子文件要促管理， 有利于提高单位工作效率。

（二）从社会的角度看档案资源建 设

主要是发挥档案馆在国家档案管理体系中 的核心作用，国家综合档案馆主导做好档 案资源建设。
二、档案资源的构成和管理

（一）从一个单位的角度看档案资源构成 和管理。
（二）从社会的角度看档案资源构成和管 理

（一）从一个单位的角度看档案资 源构成


门类齐全、结构合理是总体要求。 具体分析目前各单位普遍存在的问题：不 全面，有漏洞，待规范。具体表现为：文 书档案多，但仍有待完善；科技档案、专 门档案少；照片、音像、电子等新型档案 少；经济、业务档案管理制度和业务规范 不健全。 利用需求引导档案收集归档，全面开展档 案资源建设

第四，制定好项目文件材料积累和整理的业务工作规范和 档案管理质量要求。 第五，对于项目参与单位要在项目实施合同、协议中明确 其文件材料积累和归档的责任和义务。



四是项目文件材料形成和积累如何监管？
第一，单位档案人员必须熟悉项目情况和项目的相关业务 环节，清楚在项目实施的每一个阶段、每一项工作应该形 成什么材料，否则监管工作无从开展;
第一为直接为项目管理服务，档案管理就是贯穿项目实施 始终的、影响项目实施各个方面的基础性管理工作； 第二为项目实施提供信息服务； 第三为项目审计、纪检监察、项目验收和项目实施人员考 核服务。

5、电子文件

电子文件是新型档案资源，必须加以重视， 积极适应单位信息化建设和电子文件应用 的发展形势，采取与之相适应的管理措施， 管好电子文件服务单位工作。
注意档案的作用和效用的区别，要让档案持续产生效用。

一是单位履行职能的 全面体现；

二是单位领导执政的 记录，其执政历史和 执政智慧只有档案才 能长期保存下来；

三是单位履行职能的 必要参考和决策、办 理事务的重要依据；

四是单位做好宣传工 作的重要素材和资源

五是单位规范管理的 基础
（三）加强档案资源建设是人民群 众的迫切要求
三是项目文件材料的积累和归档责任如何 落实。
管好项目档案的关键和基础在于项目文件材料的积累，这 是重中之重，也是积累的行政主管和具体的工 作人员。对于大型项目，必须要求每一个项目实施参与单 位都要把项目档案管理人员落实到位，建立相对稳定的项 目档案管理队伍体系； 第二，要加强指导和业务培训； 第三，随时发现和应对项目文件材料积累人员发生的变化;


三是档案人员要提高收集声像档案的主动 性。如果单纯按年度归档不能解决声像档 案的积累问题，必须有重点地跟踪单位的 重大活动、领导活动，随时收集声像档案。 四是注重发挥声像档案的作用，是取得各 部门支持的关键。 五是逐步建立完善的声像档案管理考核、 检查办法。
3、专门业务档案


专门业务档案有很强的专业性，这类档案 的特点是： 形成文件材料比较规范，文件内容和形式 规律性比较强，文件形成的流程比较稳定 清晰。 和业务部门的工作有密切联系，利用率高， 有的年复一年地在已形成材料的基础上不 断增加新的内容，其归档和管理往往一个 动态过程。

档案馆工作人员很快就从 有序归类的大堆资料中调 出刘老师的个人档案，提 供了退休审批表和历次增 加退休费审批表，帮助学 校解决了其抚恤费难题。
（四）加强档案资源建设是国家对 档案工作提出的紧迫任务

国家档案局要求转变过去重物轻人、 重事轻人的观念，建立覆盖人民群众 的档案资源体系；转变过去重机关团 体利用、轻公民个人利用的观念，建 立方便人民群众的档案利用体系。要 落实好这个要求，根本在于建立丰富 的、覆盖经济社会文化生活的、多种 类型的档案资源。

档案是经济社会各项活动的直接记录，是 人民群众维护自身利益的重要依据；
档案是社会长期稳定、有序发展的重要基 础，是人民群众生产生活必需的重要凭据； 丰富、完整、安全的档案资源是人民群众 的切实需要，惠及千家万户。



南昌市金盘路小学退休教 师过世，学校因没有其工 资关系的原始审批表，而 无法落实抚恤金事宜。


刘义权
原为解放军档案馆馆 员

胡总书记两次批示、 两次看望的档案工作 人员。
（二）档案资源建设是单位工作的 重要基础

一是单位履行职能的全面体现；
二是单位领导执政的记录，其执政历史和 执政智慧只有档案才能长期保存下来；



三是单位履行职能的必要参考和决策、办 理事务的重要依据； 四是单位做好宣传工作的重要素材和资源 五是单位规范管理的基础
档案资源建设


一、档案资源建设的重要性 二、档案资源的构成和管理 三、加强档案资源建设的途径和方法 四、加强档案资源建设档案人员应具备的 素质
一、档案资源建设的重要性

（一）档案资源是档案工作立身之本
（二）档案资源建设是单位工作的重要基 础

（三）加强档案资源建设是人民群众的迫 切要求



目前档案馆资源建设存在的问题：具体表现为三 个问题： 结构失衡（党政文书档案为主，项目档案、专门 档案少；纸质档案多，照片、音像等不同载体形 式档案少）; 缺乏特点（各个档案馆馆藏内容大体一致，没有 地方特色，没有民族特色，不鲜活、不生动）; 现实性不足（历史行政文书多，反映现实经济、 社会、文化、民生档案少，与领导、部门和人民 群众需要脱节）。 解决这三个问题，就是档案馆加强档案资源建设 的着力点和方向。

主要有：干部人事档案、会计档案、商标 档案、专利档案、企业纳税档案、公证档 案、社保档案、司法档案、诉讼档案、各 类公安业务档案、林改档案、土地承包经 营档案等。
专门档案管理主要的矛盾是保管和利用的 矛盾、归档和补充的新形成材料统一管理 的矛盾。




解决方案： 一是单位档案部门要按集中统一管理原则 将专门档案纳入单位档案资源体系进行统 一管理（有特殊规定的除外）。 二是贯彻落实好有关专门档案的管理办法 和工作规范。 三是按照各类专门档案的形成规律和使用 规律进行管理，使专门档案管理成为专门 业务工作不可分割的组成部分。

档案就是一个国家的真实 历史，是国家执政、运转 不可缺少的历史。 没有统一的历史认同就没 有民族精神；没有历史记 忆的国家不能长治久安； 没有历史的社会就没有高 尚的价值观，难以和谐稳 定。保存历史是人类社会 发展的精神需要和现实要 求。


档案资源就是我们档案工作和档案工作者 的根本，我们必须尽职尽责地加以维护， 努力为它的完整与安全而付出和奉献，确 保档案资源得到妥善的管理是我们的义不 容辞的责任。

五是在集中统一管理，确保档案完整与安 全的前提下，档案行政管理部门与行业主 管部门要密切配合，制定各类专门档案的 管理办法。
4、项目档案

指各单位实施的各类项目形成档案的管理。 项目是一个复杂的内涵，项目的类型比较 多，项目大小、项目周期和实施方法也各 不相同，有的大型、复杂项目参与单位众 多。主要有基本建设项目、设备采购和安 装项目、设计项目、技术改造项目、科研 项目、国家财政投资的经济发展项目、社 会发展项目等。


主要讲加强项目档案管理的措施和策略。
一是单位档案部门如何介入和参与项目管 理？