图5-4 机关办公管理信息系统第二层
第5章 机关办公自动化系统开发实例
红头文件 上
级
机
回文
关 重
要
文
件
红头文件、请示发文单
P1.1.1
P6 校领导 红头文件批示
公文办理子系统
红头
批示单
文件 归档
办文任务
P1.1.2 内部办文子系统
内部文件归档
P1.1.3
备份
档案管理子系统 印刷
P5 收发文印室
P2 文 秘 办 公 室
件
息
刊
议
案
子
处
发
管
管
管
邮
理
布
理
理
理
件
图5-1 机关办公管理信息系统模块图
第5章 机关办公自动化系统开发实例
5.1.2 系统数据流程图 1. 机关办公管理信息系统 机关办公管理信息系统数据流程图如图5-2所示。 2．机关办公管理信息系统第一层 机关办公管理信息系统第一层如图5-3所示。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
根据上述部门的任务和职能，机关办公管理信息 系统具体分六个子系统，它们是：文件处理子系统、 信息发布子系统、校刊管理子系统、会议管理子系统 、档案管理子系统和电子邮件子系统，如图5-1所示。 本章主要对文件处理子系统做较详细的讲述。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
机关办公管理信息系统
文
信
校
会
档
电
第5章 机关办公自动化系统开发实例
上
红头文件
级
P1.1.1.1
机 回文 关
草拟公文
P1.1.1.4 提交审批
红头文件 请示发文单
校领导
P1.1.1.2 填写意见
P1.1.1.6 完成公文
公文印刷 P5 收 发 文 印 室
P1.1.1.3 填写备注
P1.1.1.5 填写主题词
P1.1.2内 部 办 文 子 系 统
第5章 机关办公自动化系统开发实例
主任办公室：负责起草学校行政综合性文件；协 助校长组织安排校长办公会议程；审定每周召开的各 种行政会议；及时批阅、处理上级发给学校的各种行 政文件；参与学校重要的讨论、制定工作。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
文秘办公室：起草文件，审核公文；进行专题调 查，撰写调查报告，撰写校领导讲话稿；负责学校《 年鉴》大事记以及《北京联合大学简报》的编写；负 责学校每周活动日程的安排；为校领导安排用车；负 责收文的拆封、登记、传阅以及对文件的催、查办工 作；管理校长信箱工作，处理群众来信来访；负责学 校行政发文的编号、登记、上报和发放工作；收集校 办各个环节形成的材料，并立卷、归档，定期移交档 案办公室。
P1.1.3档 案 管 理 子 系 统
图5-6 公文办理子系统
第5章 机关办公自动化系统开发实例
需修改公文
校领导
P1.1.2.1
草拟公文
P1.1.2.5 完成公文
P1.1.2.2 填写意见
文件办理单

P1.1.2.3 填写备注
P1.1.2.4 提交
第5章 机关办公自动化系统开发实例
第5章 机关办公自动化系统开发实例
5.1 办公系统分析与设计 5.2 办公系统数据库设计 实践题
第5章 机关办公自动化系统开发实例
5.1 办公系统分析与设计
5.1.1 系统任务 本系统是根据北京联合大学实际办公情况，对校
长办公室各部门的工作需求进行分析而设立的。校长 办公室主要有五个部门，它们是主任办公室、文秘办 公室、接待人员办公室、档案办公室和收发文印人员 办公室。现分别介绍这五个部门的职能。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
接待人员办公室：负责组织安排接待上级领导机 关、外单位来校检查、参观访问的食、住、行等事宜 ；负责全校性大型会议的协调组织工作；负责接待室 和会议室的使用、管理工作；负责学校工作餐的安排 和管理；编印《校友通讯录》；负责日常的校友接待 工作，处理校友的来信来访。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
档案办公室：及时认真地做好各门类档案文件和 材料的收集、整理、分类、编目、鉴定、统计和保管 利用工作；把会议记录按不同的会议类别归档，所有 会议记录应由专人负责立卷归档；行政文件的归档； 有计划地编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开 发档案信息资源。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
收发文印人员办公室：负责报刊、信件、公函、 电报、挂号信、汇款单等投送工作，急件要随到随发 ；打印学校行政红头文件；打印校办交办的有关材料 。
上级机关 校外单位
红头文件、通知
红头文件、请示发文单 校领导
回文、介绍信
办文任务、批示、 机关办公 工作安排表 管理信息系统
来访人员
邮局
报刊、信、函
投送报刊、信、函
校内人员
D1 校 办 档 案
图5-2 机关办公管理信息系统数据流程图
第5章 机关办公自动化系统开发实例
上 级
红头文件 回文
机
关
一般
文件 撰写
P4 档 案 办 公 室
图5-5 机关办公管理信息系统第三层
第5章 机关办公自动化系统开发实例
5. 机关办公管理信息系统第四层 1) 公文办理子系统P1.1.1(主任办公室) 公文办理子系统如图5-6所示。 2) 内部办文子系统P1.1.2(主任办公室) 内部办文子系统如图5-7所示。 3) 档案管理子系统P1.1.3(主任办公室) 档案管理子系统如图5-8所示。
P4
档案办公室
D1 文件
来
访
备备
人
份份
员
文公
件文
校
报刊、信、函
内
下发印刷的公文
人 员
图5-3 机关办公管理信息系统第一层
第5章 机关办公自动化系统开发实例
3. 机关办公管理信息系统第二层(主任办公室P1) 机关办公管理信息系统第二层如图5-4所示。 4．机关办公管理信息系统第三层(P1.1文件审批) 机关办公管理信息系统第三层如图5-5所示。
第5章 机关办公自动化系统开发实例
上级机关
红头文件 回文
红 头备 文份 件文 归件 档
通知
P1.1
红头文件、请示发文单
办文任务、批示
P6 校领导
文件审批 D3 文 件 管 理 档 案
P1.2
需印刷 一 文件 般
撰 写
任 务
P5 收发文印室
P2 文秘办公室
日常工作处理
行政会议安排
P4 档 案 办 公 室 D4 会 议 时 间 安 排 表
请示单
任务
通 知
P2
文秘办公室
校
外 介绍信 单
位
重 要 会 议 内 容 记 录
接 待 工 作 任 务 单
P3
接待办公室
P1 主任办公室 行政会议安排 一般文件归档
工作安排表
邮局
内部文件印刷 报刊、信、函 投送报刊、信、函
P5 收发文印室
红头文件 办文任务、文件批示
发文请示单
P6 校领导
红 头 文 件 归 档