文书档案管理 空调 配线 办公设备 照明 安全 2.厂房环境管理 同办公室管理方式，除注意空调、照明、安 全三项，并注意噪音、振动问题
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3.工作环境管理重点
内容
管理重点
a
空
调
1. 冷气风扇、冷却水塔之定期清洗 2. 温湿度之调节控制
b
配
线
1. 办公室电话线、计算机线、电线应予以固定并事先规划 2. 现场之电线、水管路线应隐蔽固，不影响动线畅通
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(2) 观念革新 a. 重要的幕僚单位 b. 经营管理之参与单位 c. 协助团队整合之单位 d. 良好之效率、服务是提高员工士气重要因素 e. 企业竞争力之提升 f. 成功的总务人员需具备良好之本质学能
(3) 服务理念及敬业精神 a. 积极主动 b. 负责担当 c. 良好之协调性 d. 诚恳踏实 e. 持续之学习 f. 热爱工作
振动.噪 1. 人类承受噪音极限为130分贝，超过80分贝即有身体不适情形 音 2. 不定期查核工作现场噪音振动情形
g
公共设 1. 盥洗设施定期维护检查 施 2. 厕所及会议室可采各单位轮流打扫，并排定人员每日定时检查
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二、车辆管理 1.车辆分类
(1) 公用车辆：大客车、卡车、公务车、机车等 (2) 专用车辆：高级主管用车 (3) 私车公用：自购或公司贷款，油料补贴
全人员
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2. 警卫管理重点
内容
管理重点
1.职务之明订，权责清楚
a
警 卫 人 员 2.制式服装，仪容整洁，接待有礼
管
理 3.禁止打瞌睡、喝酒、擅离职守或进行与本身职务无关
务
1.人、物、车辆之检查，停放引导 b 出 入 管 理 2.访客登记及受访人员引导
3.物品出入放行登记及核对
c
定 时 、 定 点 1.防火、防盗、防暴功能 巡 逻 2.固定路线厂房内外巡逻
4.茶水服务：奉茶、动作、愉快
1.受访人员有在公司，应请通知受访人
b
连络引导
员到服务台或引导至招待地点 2.受访人员不在公司，应留下访客姓名
、电话
1.自动总机不如人工总机 c 电话礼仪 2.对讲机不如服务台人员
3.转分机接话追踪
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三、公关管理
1. 企业公关之对象 (1) 政府机关、学校、慈善单位、福利团体、研 究单位 (2) 财团、公众团体、交易往来厂商 2. 企业公关之目的 (1) 希望社会大众对企业保持良好的印象与风评 之活动 (2) 向社会大众提供企业信息之管道 (3) 与各机关企业建立良好之互动关系及友谊
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贰、一般行政
一、文书管理 1.收发及归档
(1) 外来文件收发
收件
登记
(2)内部文件归档
整理
分类
登记
归檔
分送
编号 调阅
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2.信息管理 (1) 建立档案管理制度 (2) 定期整理(过期文件之清除) (3) 文件制式化(A4为主最佳) (4) 制定保存期限 (5) 集中管理 (6) 分类编号管理 (7) 调阅管制 (8) 无纸化管理
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2.总务部门之功能
分类 一 般 行 政
庶 务
涉 外
安 卫
工作内容
事务用品采购及管理
文书管理 资产管理 厂房维修 车辆管理 宿舍管理 服务台之接待管理 警卫管理 公关管理 安全卫生管理
整理整顿
规章制度 采购管理办法 事务用品领用管理办法 文书管理办法 固定资产管理办法 维修保养管理办法 车辆管理管理办法 宿舍管理办法 外宾接待管理办法 警卫人员管理办法 公关管理办法 安全卫生管理办法
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3.保存期限
原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三
年、保存一年等五大类，参照如下：
保存期限
内
容
1. 公司创设执照、政府机关登记文件 2. 股东会、董事会文件、印鉴
一 永久保存 3. 固定资产权状证明
4. 专利、契约、研发、制造资料 5. 重要财务文件、相关证明书
1. 帐簿、税务资料
6.宴客
c
媒体的 应对
1.建立发言人制度，Q与A之准备 2.与媒体记者平均建立良好之互动关系
姓名、人数、时间、招待地点等以利于接待作业 (2) 应告知接待人员与公司友好厂商名称，以做适当
应对接待 (3) 不知名厂商或访客意图不明，应训练接待人员应
对方式及连络总务人员处理
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3.接待管理重点
内容
管理重点
1.仪容整洁：服装、精神
2.亲切有礼：早、好、请、谢谢、对不
a 服务礼仪
起
3.热诚服务：愉快的服务
d
夜勤管理
1.宿舍及工厂门禁执行 2.紧急事故之抢救连系
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二、服务台之接待管理
1.访客之类型 (1) 预定来访之访客，与公司人员约定好之访客 (2) 没有约定，但对公司有益之访客 (3) 没有约定，且对公司无益之访客
2.接待人员应就不同类型访客采不同应对方式 (1) 应请各单位人员事先连络服务人员，告知来访者
a.消耗用品：制造部门及办公室之器具、工 具、消耗品等。
b.印刷品：空白窗体、公文纸张、传票、卷 宗夹、宣传品、说明书等。
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2.事务用品采购
(1) 事务用品采购作业流程
流程
内容
a
计划
就现有设备品库存，使用情形及各单位需求提出申 请，编或视需要由各单位提出申请，先经由 单位主管核准
宁波威霖塑料有限公司
行政总务管理 实务
基础管理训练之一
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目录
壹、总务行政管理 一、观念之建立 二、本质学能及工作方法 三、组织及其功能
贰、一般行政 一、文书管理 二、事务用品采购与管理 三、固定资产管理
参、庶务工作 一、工作环境 二、车辆管理 三、宿舍管理
肆、涉外作业 一、警卫管理 二、服务台之接待管理 三、公关管理
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三、固定资产管理
1.固定资产之定义
• 税法规定2000元以上，使用年限2年以 上者列入资本支出。
• 一般企业以2000元为基础较多。
2.固定资产之种类
• 有形资产：土地、建物、设备、机器、 车辆、工具、器具、杂项购置。
无形资产：专利权、商标权、著作权、营业 权等
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3.财产管理作业重点
内容
作业重点
c
询比议价 视需要总务部门会同使用单位办理议价
d
审 核 金额大小依核决权限规定由权责主管核定
e
验 收 会同使用单位就数量、外观、功能进行验收
f
列帐
属固定资产类需列册编号管理 一般消耗用品亦应列册控管
g
领 用 使用单位填写领用单据领用
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(2) 事务用品采购管理重点
内容
管理重点
a
政
策
公司采购物品性能、功能基准为何？如国产品、外 国产品，有无特别规定之样式、颜色考虑
伍、环境安全 陆、总务行政人员如何协助企业降低成本
2
壹、总务行政管理
一、观念之建立 1.企业之永续经营－总务人员之角色定位
开
源
企业策略
联
盟
多元化经 营
扩大企业
规
模
新产品研 发
营销市场
开
发
节
流
企业再造 流程简化 时间管理 人力精简 降低成本
3
2.观念之革新
(1) 不正确之观念 a 管理杂务的单位 b. 不重要的单位 c. 只会花钱的单位 d. 没有绩效的单位 e. 冗员的单位 f. 任何人都会做
4. 生活正常，遵守规定，认真细心
1. 驾驶日志：保养、维修、机油更换详实填写
d 保 养 2. 指定可靠之保养厂、维修厂建立长期合作关系
3. 保养定期实施
e
私车公用 1. 明订补助办法 补 助 2. 依职级固定或实报实销方式，补助油费及过路费
f
违规.违警 及事故处理
1. 2.
由车辆驾驶人负责，若为机械故障问题可由公司及驾驶人共同负 担 指定发生事故连络人员，并明订发生民事赔偿时处理方式
b
会
办
专门性设备仪器应会同相关部门办理事务用品采购 程办理
c 请购流程 各单位是否清楚及遵循
d 询比议价 询比议价记录完成留存
e 核决权限 公司是否已清楚制定各项采购之核决权限
f
安全库存
消耗品可采复仓制 金额较大设备用品应计划性采购
g 盘 点 定期盘存制及连续性盘点可并用进行
h
整理.整顿
事务用品仓之整理.整顿 消耗性物品与非消耗性物品应分开管理
c
办公设 1. 办公室、现场之区域明确标示 备 2. 办公室设备、桌、椅、柜、电话、计算机、传真机等定期维护维修
d
照
明
1. 自然光线优于人工光线 2. 间接照明优于直接照明考虑
1. 工作场所如信道是否有障碍物造成危险之可能
e 安 全 2. 消防设备之定期申报
3. 消防设施及逃生动线是否有被堵塞情形
f
1. 一般日、月、季报表
五
一年
2. 公告、一般报告书
3. 其它一般记录
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二、事务用品采购与管理
1.事务用品之种类 (1) 非消耗性物品 a.办公设备：桌、椅、柜、电话、传真机、 复印机、个人计算机等。 b.研发行销用品：研发或品管部门的实验器 具、计测计及行销部门搬运用品等。 (2) 消耗性物品
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2.车辆管理重点
内容
管理重点
a
管理方式
1. 集中管理：总务部门统筹负责 2. 单位自管：公务车辆分拨于使单位自行管理
b
公务车借用
1. 2.
使用单位填写派车单，如出差、旅游、婚丧等 使用前后路码表之检查
1. 身体健康，生活行为端正