升龙商业投资运营中心管理手册项目公司运营管理部分(参考)目录4.制度管理4.2各商场/项目公司运营管理制度(参照)4.2.1 商户评估制度4.2.2 客服管理制度5.运营中心业务流程5.4项目公司运营业务流程(参照)5.4.1商户进驻流程5.4.2办理施工证5.4.3装饰亮化流程:5.4.4招聘营业员5.4.5办理营业卡5.4.6合同政策变更流程5.4.7进、出货管理流程5.4.8多经点位使用流程5.4.9委托授权流程5.4.10报修流程5.4.11投诉流程5.4.12报失处理5.4.13信件发放5.4.14购买POP、手提袋等5.4.15开具延时单5.4.16专管员一日工作流程5.4.17客服专员一日工作流程5.4.18广播员一日工作流程5.4.19二次招商签约审批流程5.4.20整体政策调整流程5.4.21票据丢失处理流程5.4.22撤店流程5.4.23 商铺转兑(转让)流程5.4.24 商铺转租流程5.4.25 转向经营流程(经营项目变更流程)5.4.26延期缴费流程5.4.27履约保证金折抵流程7.运营业务模板及表格7.1《经营商户评分标准表》7.2《投诉登记表》、《回访登记表》、《意见反馈登记卡》、《礼品申请表》、《维修单》、《商户请假单》7.3《日巡查表》、《整改单》7.4《施工单》7.5《装饰亮化验收单》7.6《商户暂缓收费申请单》7.7《商户货品出场单》7.8《促销活动场地使用申请单》7.9《声明书》、《委托授权书》7.8《专管员巡场记录表》7.10《专管员巡场记录》7.11《丢失声明》、《部查询单》7.12《商铺撤出通知单》7.13《转租、转让商户经营成分审核表》、《商铺转让审批表》7.14《转租协议》7.15《转向申请单》7.16《延期交费申请单》7.17《商铺履约保证金折抵通知单》8.绩效管理项目公司(参照)8.6.5运营部专管员绩效考核表8.6.6客服专员绩效考核表8.6.7广播员绩效考核表8.7绩效考核结果运用8.8异议与申诉8.9绩效档案管理8.10重要问题(备注:关于集团中心部分已经省略,目录中仅摘录了项目公司运营管理参照部分)4.制度管理4.2各项目公司运营管理制度(参照)4.2.1商户评估制度4.2.1.1实施目的为配合年度商场商户素质的提高,并且将商户按A、B、C三类标准进行分类以此做为项目公司年度运营绩效考核标准需要,现做如下草案。
4.2.1.2适用围各项目公司全体经营商户。
4.2.1.3 名词解释商户A B C :指通过定期对商户服务及质量的考评,各商场(或项目)根据运营情况每季度或半年评比一次。
A类商户所占比例为不低于30%B类商户所占比例为不低于50%C类商户所占比例为不高于20%4.2.1.4 评比程序:a.成立专门的评比委员会(由集团运营总监、运营经理及项目公司总经理、各部门经理组成)。
b.先由各项目公司进行指导并将自评评比结果按比例上报评比委员会(按合格高于80%、不合格低于20%的比例)。
c.由评比委员会按项目公司上报标准进行对合格商铺进行复查并打分。
d.最终由评比委员会对合格商铺审核打分,前30%的商户为A类商户。
e.空铺直接列为C类。
4.2.1.5 评比标准➢装修a.橱窗:模特新颖,商品搭配合理、佩饰齐全,干净整洁、无杂物,门脸、牌匾、店名设计独特。
b.色彩:和谐统一,包括墙壁、棚面、地面均为一个色系,货品与色彩的搭配有新意。
c.灯光:运用合理,局部照明与普通照明的照明度比例协调,射灯选购使用得当,无违规灯具。
➢货品a.列方式:多样列,充分展示商品,并进行立体式列。
(不可以平铺商品)b.货品档次:样式新颖,款式独特,质量优良。
c.货量:货量充足,列饱满,存货丰富。
➢经营管理a.日常管理:积极配合公司各项管理规定,无不良经营记录。
b.财务管理:积极缴纳各项费用,无拖欠公司款项。
c.经营绩效:经营绩效良好,在本区域中排名前列。
d.品项匹配:经营项目完全适合本市场、区域客层定位。
➢《评分标准表》见7.14.2.2客服管理制度4.2.2.1 实施目的市场经济突出的特点表现为大浪淘沙、优胜劣汰。
现在市场的竞争演变为服务的竞争,哪里有好的服务、留住顾客的心,那里就有市场。
复合型商场有别与其他商场、百货的一个重要特点就是提高了服务的含金量,在注重商户管理的同时,将五星级的酒店式服务引进商场,用服务提升顾客购物的乐趣、商户经营的质量,实现了商场软件品质的提升。
本制度制定实施是为了发扬我公司“高效、便捷、贴心”的服务理念,打造优质的服务团队,提升服务质量、提高服务效力,使顾客、商户在最短的时间得到最好的服务,减少顾客、商户的投诉。
4.2.2.2 适用围各项目公司客服中心4.2.2.3 制度容4.2.2.4 客服中心工作职责1)给顾客提供优质服务,保证顾客满意;接待解决跟进顾客、商户的投诉。
2)接待跟进商户的报修情况,通过每月报表反映出当月的投诉和维修情况。
3)为商户提供与经营相关的各项手续的办理服务。
4)对各项信息的传递服务。
5)商户档案的建立和各项资料的整理的存档。
6)严格执行服务流程和服务标准,并安排实施、检查。
7)负责与其他部门沟通协调工作。
8)保持客服中心环境的干净、整洁。
9)协助、协调、监督、服务商场各部门。
4.2.2.5客服中心工作纪律\规➢总服务台接待人员规1)在商场正常营业时间里,总服务台客服中心接待人员必须在岗(任何情况下不得缺人。
)2)当顾客靠近1.5米时,服务人员要主动起立,应于3秒钟热情并询问“您好!有什么可以帮您?”。
在接待顾客时必须脸带微笑、行礼。
上班时间不得做与工作无关的事(聚众聊天、吃零食、相互之间说笑等)。
3)当顾客告知来意后,接待人员要清楚事情的处理难度,小问题(对现场要求不高的,一般3分钟可以解决的),可以现场处理的要现场处理。
4)对于需要换场地处理的顾客,要及时带领顾客到客服中心的接待室处理。
顾客到顾客服务中心要有人专人带路,现场因人员不够要先打到服务中心或让其它人员到总台来带领顾客。
5)对商场的商铺及各个方位都要清楚了解,在给顾客提供咨询时要及时给予一个明确的指引,当顾客需要带领时接待人员要积极的给予带领。
6)接待人员一律穿工作服并佩带工作牌,严禁穿拖鞋上岗,禁止将长裤脚卷起,女员工鞋跟一般不超过5厘米。
仪容庄重大方,女职工应化淡妆,佩戴饰物要得体。
7)及时、准确转接好所有来电。
➢投诉处理接待规:1)投诉处理语言选择:a.请您先说明一下事情的经过。
b.“我明白了,您投诉的问题主要是:XXXX.”(用自己的话重复一遍顾客投诉的容表明自己明白,重视顾客的投诉,同时留有余地来思考如何回答)c.“遇到这种情况,您心里一定会不舒服的.”(表现出同情心说明自己理解顾客的心情)d.“实在很抱歉,给您带来这么多的麻烦!”e.“很感您给我们提供的这些问题”(即使顾客的投诉并不成立)f.“您看这样处理(解答),您还满意吗?”g.“您反映的问题,我们很重视,接下来要做进一步的详细调查,我们会在X天给您回复,您看可以吗?那麻烦您把联系方式留给我们,好吗?”h.“非常感您的意见和建议,我们会向公司反映的,对我们的服务做进一步的改善,!”2)投诉处理要领:a.不要在其他顾客、商户面前接待投诉,可以将顾客引至人少的地方。
减少负面影响。
b.保持立场,站在第三方的角色去处理问题。
无论问题在谁方,做好让顾客、商户双满意。
c.顾客投诉的容应该详细的记录下来,给顾客我们认真负责的感觉,及时分析抱怨的问题所在,抓住重点,尽快找出解决方法,d.无论有什么怨诉都不要在顾客。
商户面前辩解,一定要等他说完,并重复你理解的投诉容。
3)投诉处理动作标准:a.保持平静,将其引进至商户、顾客较少的区域。
b.认真倾听顾客的投诉,安慰顾客情绪并道歉。
c.判断确认是否是属于商户、顾客的责任,提出建议、协商。
征询双方的意见。
d.如果不能现场解决需在投诉记录表上表明。
e.每次接到投诉需要填写《投诉登记表》,每一项都必须填写清楚。
f.无论投诉是否成立,需热情接待,并表示感。
4)回访满意度:在投诉处理完毕1-5天,回访人员须打对顾客进行回访,再咨询一下对处理的看法等,最后对顾客表示感!5)重大顾客投诉处理流程:当客服人员或销售人员遇到重大顾客投诉时,务必在第一时间告知客服主管或公司相关领导。
(可参照以下政府或媒体部门的接待程序)6)适时开展对营业员进行培训,对商场关于售后服务方面的新规章制度、近期投诉较多的问题、日常投诉处理注意事项等进行宣传和讲解。
接听并处理投诉。
(相关标准见“接听规”)7)咨询或投诉在接到顾客的后告知是因为产品质量问题或投诉的,先向顾客传达抱歉意思。
后问清是什么问题,做好详细的登记,引导顾客到商场解决,后做好回访工作。
➢接听规1)铃响三声接听:“您好, XX客服中心。
请问有什么可以帮到您?”,超过三声接听,首先向顾客致歉:“您好,很抱歉让您久等了!”。
2)接听过程中,声音甜美、口齿清晰、语速均匀,带有微笑,左手持话筒,右手方便记录。
3)统一话术:3-1询问对方:“请问您贵姓?”或“请问怎么称呼您?”3-2接到顾客投诉时,一定要先认真听顾客讲完并做好笔录,再向顾客解释:“真的很抱歉给您带来不便(真的很抱歉因产品质量给您带来不便),请您放心,我们将马上为您处理!”或尽量引导顾客返回商场帮其解决。
3-3里听不清楚时:“很抱歉,因故障,听得不太清楚,请您再说一次好吗?”3-4里无声音时:“很抱歉,因故障,现在无法通话,建议您再重拨一次好吗?感您的来电,再见!”(禁用“喂喂?”)3-5在能力围解决不了的问题一定要做好登记,让顾客留下给个准确的时间给与回复,没有把握的事情不要轻易承诺。
3-6结束时:“感您的来电,再见!”,待对方挂后再收线。
4)细节规:4-1尽量不使用“喂”、“你是谁?”、“你有什么事?”等不规词句,多用:“您好”、“请”、“很抱歉”等文明用语。
4-2转接或“请稍等”时,务必用大拇指摁住话筒的咪头。
4-3“请稍等”,不宜超过一分钟。
在一分钟应说:“很抱歉让您久等了……”,预计超过一分钟,则向顾客承诺:“您好,先生/小姐,方便留下您的联系吗?我*分钟将复您。
”4-4挂断后,要轻放听筒,建议可先用手按下弹簧舌,等完全挂断后,再放下听筒。
4-5通话时,应左手拿话筒,听筒一头放在耳朵上,话筒一头置于唇下约五公分处.4-6与顾客通话过程中需与他人交谈,应用另一只手捂着话筒。
对方挂断之后,方为通话完毕,任何时候不得先挂断或用力掷听筒。
8)做好登记事宜:在接到顾客的投诉时要对的容、顾客、联系方式做好登记并在24小时做好回复工作。
对相关的媒体和消协等方面的做好登记后要及时上报到部门领导。
➢工作台面纪律1)台面工作语言为普通话,一律不准使用地方方言。