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采购内控流程

第2章企业内部控制—采购2.1采购授权审批制度2.2采购申请审批制度刊杂志、保安等服务项目。

2.使用部门需要这些服务时,提出请购单,由总经理进行审核、审批。

第7 条特殊服务项目的请购。

1.特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。

2.董事长、董事会或股东大会进行审议批准。

3.审议人员参照过去的服务质量和收费标准,分析申请人提供的需要内容,包括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等,经董事长批准后,这些特殊服务项目才能进行采购。

第8 条资本支出和租赁合同。

1.对于资本支出和租赁合同,应该由经办部门提出请购,董事长、董事会或股东大会进行决策。

2.对重要的、技术性较强的请购项目,应当组织专家进行论证,集体决策和审批,防止决策失误而造成严重损失。

第3章请购单规定第9 条请购单的开列和递送。

1.请购单的开列。

(1)请购经办人员应根据用料预算以及库存情况开立请购单。

(2)请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。

(3)各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支,都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。

(4)请购单经使用部门负责人审核后,依请购核准权限报有关领导签字批准,并根据内部管理要求编号,送采购部门。

2.需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料,请购部门应根据请购单附表,以一单多品方式,提出请购。

3.紧急请购时,由请购部门于请购单中注明原因,并加盖“紧急采购”章。

4.材料检验必须经过特定方式进行的,请购部门应于请购单上注明要求。

5.物料管理部门按月依耗用状况,并考虑库存情况填制请购单,提出请购申请。

第10条免开请购单部分。

1.总务性用品免开请购单,并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。

总务用品分类如下。

(1)礼仪用品,如花篮和礼物等。

(2)招待用品,如饮料和香烟等。

2.3采购预算管理制度2.4采购控制制度制度名称受控状态采购控制制度2.一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。

3.小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

4.重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后,采用订单或合同方式或者比质比价方式。

5.大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。

第3章采购数量控制第5 条第6 条第7 条第8 条采购数量应该严格按照采购计划进行确定。

采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。

检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。

对于需大量采购的原材料、零配件等,必须做各种采购数量对成本影响的分析,将各种请购进行有效的归类,然后利用经济批量法来测算成本。

第9 条对于请购数量不大,或者零星采购的商品,采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。

第4章采购时间控制第10条采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。

第11条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。

1.现用现购商品或劳务从实际使用或需要日期算起,倒算出合理的采购时间。

2.以最佳成本为原则确定最经济的订货方式采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。

3.保险储备量和定量当某一商品达到订货点时就是采购时间。

第12条存量资产。

第13条对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟,或者过早地使现金被使用而形成过大的采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行,但当请购单已经提出,采购员应及时处理请购单,并将处理结果及时通知仓库管理部门。

第5章供应商选择第14条供应商初步评价1.采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商,同时收集多方面的资料,如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据,并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。

2.采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价,挑选出值得进一步评审的供应商,填写供应商候选名单,交采购经理审核。

3.选择供应商标准(1)供应商应有合法的经营许可证,应有必要的资金能力。

(2)供应商按国家(国际)标准建立质量体系并已通过认证。

(3)有良好的售前、售后服务措施和服务意识。

(4)具有足够的生产能力,能满足本企业经营需要。

(5)同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近。

4.采购员在对供应商进行初步评审时,需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求,对于有毒品、危险品,需要求供应商提供相关证明文件。

第15条供应商现场评审1.采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审,并提出相应的意见和建议。

2.供应商评价内容(1)采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。

(2)财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。

(3)使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。

(4)上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。

3.适用范围(1)根据所采购物资对企业经营的重要程度,将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别,不同级别实行不同的等级控制。

(2)必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。

(3)对于普通物资的供应商,无需进行现场评审。

(4)紧急、小额零星的采购,由使用部门直接提出申请,采购员进行市场调查后,直接选择供应商,经采购经理审批后,进行采购。

第16条“供应商质量保证协议”的签定1.采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定“供应商质量保证协议”。

2.“供应商质量保证协议”一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格物资的一种契约。

第17条样品需求与供应商送样1.如有样品需求,由采购员通知供应商送交样品,使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求,如品名、规格、包装方式等。

2.样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品,数量应多于两件。

第18条样品确认1.样品在送达企业后,由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验,并填写“样品签样试用回单”。

2.经确认合格的样品,需在样品上贴“样品标签”,并注明合格或不合格,标识检验状态。

3.合格的样件至少为两件,一件返还供应商,一件留在采购部作为今后检验的依据。

第19条确定合格供应商名单1.采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商,无需进行现场评审的,直接填写合格供应商名单后,交采购经理审核。

2.采购经理审核无误后,交董事长审核。

3.原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商,以供采购时选择。

4.唯一供应商或独占市场的供应商,可直接列入“合格供应商名单”。

第6章订单的控制第20条第21条选定合格的供应商后,采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。

采购价格审核1.财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格,并报总经理、董事长审批。

2.对所有超过规定价格的订单必须经过董事长特殊审批。

第22条条款审核财务部门对采购订单进行审核,特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。

第23条合同审批根据《采购授权审批制度》的相关规定,报相关人员按权限进行审批。

第24条登记采购订单,ERP自动生成。

第7章附则2.5验收管理制度3.质量管理部门验收完毕后,对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证明,内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等,作为验收商品或劳务的依据,并及时报告采购部门和财务部门。

4.验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符,应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。

5.验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时,验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理,并尽可能维持其状态以利于公证作业。

6.公证单位或供应商确认后,验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后,送财务部门及采购部门办理。

第7 条超交处理。

1.交货数量超过订购量的部分应退回供货商。

2.属于自然溢余的,由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量,经请购部门主管同意后进行收货,并通知采购人员。

第8 条短交处理。

交货数量末达到订购数量,以要求补足为原则,由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。

第9 条急用品验收。

紧急货物到货后,若尚未收到“请购单”。

验收人员应先与采购部核对,确认无误后,按收货作业办理。

第10条货物验收规范。

质量管理部门应当根据货物的重要性及特性等,适时召集使用部门及其他有关部门,按照所需货物制定“货物验收规范”作为采购及验收的依据。

第11条货物检验结果处理。

根据不同检验结果可做以下两个方面处理。

1.检验合格的货物,检验人员于外包装上贴上合格标签,仓库人员再将合格品入库定位。

2.验收不合标准的货物,检验人员应贴上不合格标签,并于“材料检验报告单”上注明不合格原因,经负责人核实后通知采购部门送回货物,办理退货。

第12条退换货作业。

1.检验不合格的货物退货时,采购员应开立“货物交运单”并附有关“货物检验报告单”呈采购经理签字确认后办理退货。

2.6付款控制制度第8 条完整性审核。

根据原始凭证所反映的基本内容的要求,审核原始凭证的内容是否完整,手续是否齐备,应填写的项目是否齐全,填写方式、填写形式是否正确,有关签章是否具备等。

第9 条除对上述5、6、7、8条审核外,还应对原始凭证的正确性进行审核,即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确,数量、单价、金额的计算有无错误,大小写金额是否相符等。

第3章付账控制中的现金使用第10条现金使用范围。

1.向个人收购农副产品和其他物资的价款。

2.结算起点以下的零星采购支出价款。

第11条现金使用方法。

1.采购付款中零星的采购需要支付现金的,采购员向财务部提出申请。

2.财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。

3.财务人员不得从企业的现金收入中直接支付(即坐支),需要坐支现金的需报经开户银行批准。

4.因采购地点不确定、交通不便等特殊情况,办理转账结算不便,必须使用现金支付时,应向开户银行提出书面申请,由企业财务部门负责人签字盖章,开户银行审批后,予以支付现金。

第4章付账控制第12条第13条采购员在付款时,应得到采购经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。

一切购货业务应编制购货订单,购货订单应通过有关部门(如采购部、生产部、销售部、董事长等)签单批准。

订单副本应及时提交财务部门。

第14条收到货物并验收后,验收员应编制验收报告,验收报告必须按顺序编号,验收报告副本应及时送交采购部和财务部。

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