智慧接触，网聚精彩－智网政府公文寫作手冊便箋法定語文事務署 一九九七年我爱e书网提供大量管理营销资源免费下载智慧接触，网聚精彩－智网 版權所有 未經許可 請勿複製 Copyright reserved - reproduction by permission only我爱e书网提供大量管理营销资源免费下载智慧接触，网聚精彩－智网目 錄頁數 緒言 便箋的種類 便箋用紙 便箋的格式範本 便箋、錄事、公函之分 便箋格式樣本 便箋示例 致另一部門的便箋 示例一 示例二 示例三 示例四 示例五 示例六 示例七 示例八 示例九 約見部門人員 酒牌轉讓申請 客座導師酬金待付 借用場地 翻譯文件 電腦訓練調查 辭職通知 調職 移交員工檔案資料 1 1 2 2 2 4-6 7-25 7-16 7 8 9 10 11 12 13 14-15 16 17-25 17 18致同一部門內部單位的便箋 示例十 示例十一 通知開會 索取刊物我爱e书网提供大量管理营销资源免费下载智慧接触，网聚精彩－智网示例十二 示例十三 示例十四 示例十五 示例十六 示例十七 示例十八 舉辦課程 呼籲參加活動 通知注意事項 安排署任 批准署任安排 申請從事外間工作 回覆申請 19 20 21 22 23 24 25 27-31附錄：便箋常見辭彙和用語中英對照表我爱e书网提供大量管理营销资源免费下载智慧接触，网聚精彩－智网 政府公文寫作手冊：便箋 便箋1緒言 便 箋 是 政 府 內 部 標 準 公 文 的 一 種 。
“便 ”即 簡 便 ， “箋 ” 1 泛 指 短 函 。
顧 名 思 義 ， “便 箋 ”就 是 簡 短 的 公 函 。
便箋是一種比較常用的公文。
公務員許多時候都會 2 利用便箋，與部門內其他組別的人員，以及其他部門的 人員洽商公事和互通消息。
3 中 文 便 箋 的 規 格 ， 與 英 文 Memo 的 規 格 相 若 。
便 箋 的 內容應該明確扼要，行文務求簡潔達意，啟首和結尾無 須採用敬辭和尊稱。
本署經搜集、分析和研究多個政府部門的便箋後， 4 參照若干實例，撰寫了示例十八則，按內容性質，分為 致另一部門和致同一部門不同單位的便箋兩大類別，內 容雖屬虛構，但體例和寫法都可供參考。
便箋的種類 常 用 的 便 箋 ， 除 了 非 機 密 的 普 通 便 箋 ( Memo) 外 ， 尚 有 5 以下數種： 中文名稱 高度機密 機密 限閱 限 閱 (行 政 ) 限 閱 (人 事 ) 限 閱 (招 標 ) 英文名稱 Secret Confidential Restricted Restricted (Administration) Restricted (Staff) Restricted (Tenders)我爱e书网提供大量管理营销资源免费下载2智慧接触，网聚精彩－智网 政府公文寫作手冊：便箋便箋用紙 擬寫便箋，如篇幅超過一頁，除第一頁須使用印有 6 箋頭的紙張外，其餘應用普通白紙。
便箋的格式範本 一九九七年一月，法定語文事務署把一套配合電腦 7 使用的常用公文格式範本分發給各部門，當中包括了中 文便箋的格式範本，方便公務員擬寫中文便箋時使用。
便箋、錄事、公函之分 8 或 事 而 後 考 檔 存 位 覆 以書面商議公務，除了用便箋外，也可以採用 檔 案 錄 事 。
至 於 何 時 該 用 便 箋 或 公 函 ， 何 時 該 ，要視乎發文人是否把有關檔案送交受文人參閱 定 。
一 般 來 說 ， 發 文 部 門 或 經 辦 人 擬 好 便 箋 或 ， 只 須 把 正 本 送 交 受 文 人 ， 副 本 則 存 入 有 關 檔 。
如撰寫錄事，便要寫在附於檔首的錄事頁上， 案送交受文人參閱或跟進。
由於各部門須盡量把 放在各自的辦事處內，所以部門與部門之間，甚 與 單 位 之 間 ， 無 論 是 商 討 公 事 、 徵 詢 意 見 或 提 ，大多採用便箋或公函。
公 用 跟 公 案 連 檔 至 問 函 錄 進 函 備 同 案 單 示我爱e书网提供大量管理营销资源免费下载智慧接触，网聚精彩－智网 政府公文寫作手冊：便箋3我爱e书网提供大量管理营销资源免费下载4智慧接触，网聚精彩－智网 政府公文寫作手冊：便箋便箋格式樣本便 箋 發文人： 檔 號： 電 話： 傳 真： 總頁數： 日 期：(1)受文人：(1)(2) (2)(經辦人：)(4)經： 來文檔號： (3) 日 期： 傳 真： 標題(5)總頁數 ：(6)______________________________________________________________________________。
2. (7) ________________________________________________________________________________________ _____________________________。
3. (7) ________________________________________________________________________________________ _________________________________。
△△△署長 簽名 (△ △ △ 代 行 ) 附件:(9) (10)(8)副本送:我爱e书网提供大量管理营销资源免费下载智慧接触，网聚精彩－智网 政府公文寫作手冊：便箋註釋 註(1)5各機關或部門之間的往來便箋，發文人和受文人應 該是機關或部門首長；內部單位之間的便箋，發文 人和受文人應該是單位主管。
此外，如須把便箋發 給 多 處 ， 可 在 “受 文 人 ”一 欄 分 行 列 出 各 受 文 人 (見 示 例 八 )。
假 如 受 文 人 數 目 眾 多 ， 則 可 在 欄 內 註 明 “見 分 發 名 單 ”， 然 後 在 箋 末 “附 件 ”之 下 ， 以 “分 發 名 單 ”為 題 ， 載 列 所 有 受 文 人 (見 示 例 六 )。
如 下 送 受 知 註 達 文 道 明 經 人 經 ， 辦 ， 辦 方 人 也 人 便 。
該 的 受 倘 在 姓 文 若 這 名 部 便 裏 及 門 箋 註 ／ 或 須 明 或職銜，應該在受文人之 單位的收發處把便箋直接 經由某人員審閱後才轉交 (見 示 例 十 七 )。
註(2)註(3)來文註有檔號的話，回覆時必須引述，方便受文部 門或單位歸檔跟進。
用傳真遞送的便箋須填寫總頁數，並在箋頭右上角 註 明 “傳 真 文 件 ”或 “傳 真 急 件 ”(見 示 例 八 )。
不 用 傳 真遞送的便箋，可略去這一項。
標題寫在正文之上的中央位置，宜用粗體字，或加 劃線。
第一段宜點出發文原因、目的或涉及的公務。
簡單的便箋可以一段完成，不用分段。
內容較繁複 的，正文可分段落，並由第二段起標註段數。
下 章 代 號 閱 款先列發文人職銜，具列姓名，方才簽署或 。
倘若由下屬代行，則先寫出發文人職銜，再 行人姓名，兩者分行平列，代行人姓名須加 ，並由代行人簽署或蓋章。
簽名和蓋章方式可 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 總 論 》 第 9 至 10 頁 。
蓋 寫 括 參註(4)註(5)註(6) 註(7)註(8)註(9)如有附件，應逐一列於箋末。
我爱e书网提供大量管理营销资源免费下载6智慧接触，网聚精彩－智网 政府公文寫作手冊：便箋註 釋 (續 ) 註(10) 如 須 加 註 存 ／ 送 副 本 ， 則 應 在 便 箋 的 左 下 角 ， 註 明 “副 本 存 ......”、 “副 本 送 ......”等 字 樣 。
如 知 道 誰 是 經 辦 人 ， 應 該 在 受 文 人 之 後 註 明 經 辦 人 的 姓 名 及 ／ 或 職 銜 (見 示 例 十 )。
此 外 ， 如 回 覆 來 文 ， 而 來 文 有 “副 本 送 ”一 欄 ， 則 一 般 來 說 ， 覆 文 “副 本 送 ”名 單應與來文的相同。
我爱e书网提供大量管理营销资源免费下载便箋示例另部的箋致一門便一示例 (約部人見門員)示例二(酒牌轉讓申請)酒樓關示例三(客座導師酬金待付)示例四(借用場地)示例五(翻譯文件)示例六(電腦訓練調查)示例七(辭職通知)示例八(調職)示例九(移交員工檔案資料)致同一部門內部單位的便箋示例十(通知開會)示例十一(索取刊物)學需示例十二(舉辦課程)示例十三(呼籲參加活動)示例十四(通知注意事項)示例十五(安排署任)示例十六(批准署任安排)示例十七(申請從事外間工作)示例十八(回覆申請)附錄便箋常見辭彙和用語中英對照表annex附件appendix附錄as soon as possible [a.s.a.p.]盡快；盡速；從速as such因此at your request應你的要求attach付上；隨箋付上attached sheet附頁attention [attn.]經辦人；請交......；請交......辦理bearer memo持來便箋；來人便箋blind carbon copy [b.c.c.]特別副本送(正本並無註錄)：...... Bureau Secretaries各局長by fax傳真；傳真文件by hand專人送交；專人送遞；面呈by virtue of根據......規定captioned subject標題所述事項carbon copy [c.c.]副本送：......carbon copy ... for information副本送......備考[c.c. ... f.i.]case個案；事件closing date截止日期complaint case申訴個案；投訴個案confidential機密counterpart對等機構；對等人員countersign加簽；副署covering memo隨文便箋criterion標準；準則cut-off date截算日期date-back追溯至(日期)生效detailed reply詳細答覆distribution list分發名單effective date生效日期eligibility criterion資格準則enclose夾附enclosure [encl.]附件follow-up action跟進工作for action請辦理for consideration以供考慮；請考慮for deliberation以供研究；請詳加研究for ease of reference以便參考for further action請繼續辦理；請續辦；請進一步辦理for information [f.i.]以供參閱；備考for necessary action請辦理for reference以供參考；以資參考；以供參閱；作為參考資料；作參考用for retention以供存照for the time being暫時From:發文人：from (date) to (date) inclusive由......至......(首末兩天包括在內) further to my memo dated (date)繼(日期)發出／給你的便箋，......；(日期)發出的便箋，相信已經收到General Form [G.F.]通用表格Heads of Departments各部門首長Head of Grade職系首長high priority優先考慮；優先處理if/should you have any如有疑問；如有查詢queries/enquiriesin accordance with根據；按照in connection with有關in due course稍後；稍後時間in respect of有關in this connection關於這一點；在這方面；為此in view of由於；鑑於inter-departmental working group跨部門工作小組interested parties有關方面interim reply簡覆irregularity違例事項；不當情況；不符合規定的情況issuing department簽發部門let you know通知你；告知你Officer-in-charge [Oi/c]主管人員on individual merits按個別情況once the outcome is available一有結果operational grounds基於運作上的需要Our ref.:本署檔號：......；本件檔號：...... outstanding commitment未完工作；尚待完成的工作package整套計劃；整套建議pitch at ... level定在......的水平please approach (somebody)請向(某人)查詢please be informed that ...現特告知；......特此通知please call (somebody)請致電(某人)please contact (somebody)請與(某人)聯絡please feel free to contact請隨時撥電(電話號碼)與(某人)聯絡(somebody) at/on (telephonenumber)please note that ...請注意prior approval事先批准priority優先次序；緩急次序；首要工作；優先處理項目refer to your memo under reference現就上述便箋答覆如下reminder催辦便箋reply as follows答覆如下reproduced herewith載錄如下；轉載如下restricted限閱文件；內部文件same series同一檔系secret高度機密section head單位主管；組別主管see distribution list見分發名單steering committee/group督導委員會／小組；策導委員會／小組subject officer負責人員subject to須遵照......規定；須視乎......而定subject to approval如獲通過；如獲批准supersede代替；取代task force專責小組；特別專責小組the matter is being looked into我們／本署現正研究有關事宜the matter is receiving attention我們／本署現正處理／辦理此事To:受文人：top priority最先考慮；最先處理top secret絕對機密undersigned下方簽署人；下款署名人員urgent急件urgent by fax傳真急件urgent by hand專遞急件usual practice一貫做法very urgent特急件；特急via經we spoke我們曾談過此事；我們已談過此事with effect from (date)由(日期)起；由(日期)起生效with enclosure [w/encl.]連附件with reference to關於with retrospective effect追溯生效；具追溯效力with retrospective effect from (date)有效日期追溯至(日期)without any further notice不再另行通知without enclosure [w/o encl.]不連附件Your ref.:來文檔號：......；來件檔號：......。