第30卷第4期2010年8月惠州学院学报(社会科学版)JOURNAL OF HU I Z HOU UN I V ERSI TY Vol 1301No 14Aug 12010收稿日期:2010-04-20作者简介:林婉如(1974-),女,广东潮阳人,研究实习员,研究方向为高校教育管理。
对优化高校基建档案管理工作的探讨林婉如(惠州学院 基建处,广东 惠州 516007) 摘 要:高校基建档案是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。
针对当前高校基建档案建设工作中存在的主要问题及原因进行分析,并对解决这些问题的具体做法进行探讨,提出了加强基建档案科学化管理的建议。
关键词:高校;基建档案;管理中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1671-5934(2010)04-0126-03 凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。
高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始纪录,是学校档案的重要组成部分,也是学校的宝贵财富。
做好高校基建档案管理,逐步完善管理方法具有现实意义。
一、高校基建档案建设的特点和作用 (一)基建档案的特点基建档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等特点以外,还具有它独有特点。
1.成套性。
完整的基本建设项目档案形成,需要每一个环节的文字或图纸记录,完整性决定每一个单项工程与整体工程项目之间的档案文件材料是一个相对独立而又不可分割的有机整体,故高校基建档案具有成套性的特点。
2.专业性。
基本建设过程涉及到设计、勘探、施工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯一的,也是今后维修、验收、审查唯一依据,故高校基建档案具有专业性的特点。
3.实用性。
基本建设完成后,建筑物的结构、性质等方面可以在档案中体现,建筑物的产权认定及以后维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作,基建档案也起到证明作用,故高校基建档案管理工作具有实用性的特点。
4.滞后性。
由于基本建设项目完成是一个周期长、投资大的工程建设过程,且涉及面宽而广,在实际操作过程中又存在有弹性因素,因而基建档案自然滞后于所反映的基建项目,故高校基建档案管理工作具有滞后性特点。
(二)基建档案的作用作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案,在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。
它的主要作用体现在:1.凭证作用。
俗话说的好:“空口无凭,立字为证”。
高校基建技术档案是一个学校建校过程中形成的所有资料,包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记录等技术资料,它客观地记载当时的历史情况,反映学校基本建设的完整过程,这些技术资料具有凭证作用。
2.参考作用。
基建档案对查考过去情况,掌握历史材料,研究有关事物发展规律,起到广泛参考作用。
完整系统的基建档案会给后来的建设者有益的参考与启迪。
可以通过考查过去的资料,研究和探究事物发展的规律,在工作中吸取精华、去其糟粕,充分提高工作效率。
[1]3.法律效用。
基建档案记载了房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决产权纠纷。
二、高校基建档案管理中存在的主要问题 (一)档案管理工作滞后,跟不上管理发展需要档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和 第4期林婉如:对优化高校基建档案管理工作的探讨完整性的可靠保证。
忽视基建项目档案形成的各个环节,势必影响基本建设档案的成套性和完整性。
随着档案管理现代化进程的加速,无论是管理理念、控制手段,还是技术设备都发生很大变革。
但是高校在硬件设施和档案人员素质方面,与档案现代化管理的要求还有一定差距。
比如目前很多高校基建档案员都是兼职档案员,兼职档案员遇到工作忙的时候,对基建档案无暇顾及。
往往造成对档案资料简单装订、没有系统专业化地按照要求管理等简单化现象,造成档案资料不完整,直接影响了基建档案质量,跟不上高校改革与发展的需求。
(二)档案管理意识淡薄,归档质量不高在实际建档工作中,往往由于档案员的档案管理意识不强,基建档案会存在许多问题。
首先,归档的文件内容质量低,许多材料不符合归档要求,如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件,或者一些签字、盖章都不全,失去原有作用。
其次,文件归档材料、纸张大小不统一,个别材料用铅笔、圆珠笔书写,字迹模糊。
另外,还有些工程项目档案内容失实,图物不符,不少材料分散在承办人和技术员手中,需向知情人询问才得已纠正,其中设计变更、施工记录等散失最为常见。
一直以来,高校对基建档案工作的认识还远远不够,档案部门自身的宣传力度也不够,造成一些基建管理人员档案管理意识淡薄,存在“重建设,轻档案”的思想。
甚至还出现建筑物竣工后,经手人员将建设资料随便锁进自己的柜子,没有及时把资料移交给档案员归档的现象,造成竣工资料的不完整性,影响了归档的质量。
(三)缺乏有效管理机制,造成管理偏差基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶段,项目文件资料形成周期长,涉及单位广,专业技术性强,从而造成收集、整理难度增大。
资料从产生到归档经历相当长的一段时间,并经过许多环节,其中每一环节的差错都直接地影响图纸的齐全、完整、准确性。
为加强和规范基建的档案管理工作,各高校会制定出相关管理制度,但是由于管理要求及政策水平的差异,许多高校所制定的基建档案规范大相径庭,出现所制定的规范及制度只有轮廓没有细则,造成管理人员在实施档案管理过程中出现了偏差,使所管理的基建档案工作跟不上改革与发展的需要,影响了基建档案的完整、准确和系统性。
三、加强高校基建档案科学化管理的对策随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和不断完善,档案管理逐步走上了正轨。
如何加强高校基建档案资料的科学化管理,使其在审计、监督、管理、验收以及学校未来改扩建、维修等方面发挥更大的效用,笔者以为应从以下几方面加强管理: (一)加强基建档案工作领导国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。
”可见,档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分,领导对档案工作的重视与否,是搞好基建档案工作的主要因素。
这就要求学校领导高度重视基建档案工作,在人员、经费、设施上给予大力支持,切实将档案工作纳入学校的目标管理,加大档案执法力度,认真研究和解决档案工作中的实际问题。
(二)提高档案人员素质搞好工程建设,要把提高档案人员的素质放在重要位置。
档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。
基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门,档案人员更应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。
在具体工作中,注重加强档案人员素质训练、加强科学管理,要从基建管理和档案管理两方面进行专业学习知识和培训,不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。
(三)完善基建档案管理制度完善基建管理的各项规章制度,是做好基建工程档案归档的关键。
一个工程项目的档案资料收集齐全与否,完善制度是关键。
将基建档案工作纳入日常管理工作中,使档案工作做到“有法可依,违法必究”,这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。
[2]高校要结合本校的工作实际,制定出一套切实可行的规章制度,并经常进行检查、督促。
在实际运作中,因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强,所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。
工程建设项目完成后,不论是总承包还是分包,不论建设工程项目大小,必须坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步;坚持档案部门与基建部门相结合,齐抓共管做好基建竣工归档工作,明确项目档案工作的分管领导到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。
・721・惠州学院学报(社会科学版)2010年第30卷 (四)做好基建档案工作“三同步”管理“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求,其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。
[3]在制定本单位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时,应建立项目基建档案管理工作制度,在与施工单位签订合同时,把项目基建档案工作要求附在合同中,使施工单位既明确基建档案的总要求,又明确如何做好这项工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数,从而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象,使基建档案进入正常化管理。
(五)实现档案工作网络化管理随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用,利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理,将大大提高工作效率,更好地为工程建设与管理服务。
目前高校基本建设档案的管理工作,已经进入从经验管理向先进科学技术管理阶段,传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便,而且不利于及时查找。
如果管理方法仍停滞不前,就不能有效保护及利用基建档案为学校服务。
如果参与了高校网络整体建设,实现档案工作网络化管理,基建档案将更好地被管理和利用,更好地适应现代化管理需要。
四、结语基建档案是高校的宝贵财富,是高校基本建设工作的真实记录和历史凭证,也是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据,随着时间推移,人们会越来越认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要性。
因此,我们必须做好基建档案建设及管理工作,把好质量关,维护基建档案的完整、准确、系统、安全,不断地提高业务水平和服务质量,使高校档案为我们国家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务,做出更大贡献。
参考文献:[1]陈传华,刘学应.对高校基建档案管理的认识[J ].科技情报开发与经济,2005,15(10):236-237.[2]刘金存.论高校基建档案建设与管理[J ].扬州大学学报:高教研究版,2003(9):54-55.[3]傅毅.高校基建档案管理应与工程建设进程同步[J ].经验交流,2005(7):66-70.【责任编辑:赵佳丽】On the O pti m i za ti on of F ile M anagem en t for Un i versity Con stracti on W orkL I N W an 2ru(Infrastructure M anage m ent D ivision,Huizhou U niversity,Huizhou 516007,Guangdong China )Abstract:University πs constructi on files are i m portant parts f or university t o conduct its overall p lanning and constructi on manage ment .This paper analyzes the current constructi on file manage ment,the main p r oblem s and the reas ons in universities,discusses s pecific p rac 2tices addressed t o these questi ons and puts for ward t o strengthen the file manage ment scientifically .Key words:university;constructi on file;manage ment・821・。