1 接收委托2审核委托3接收委托 4 备用金估算5 船东确认6备用金索汇7船舶进口岸申报8船舶到港确报9安排船舶进港10 办理船舶进境手续11船舶在港服务12 船方确认使费13办理出境手续14缮制单证15 费用结算16 单证归档。

1 委托的接受、审核与接受1.1 收到委托方的委托后，按顾客的要求进行审核。

经审核，委托可以接受的，则复电予以确认，不能接受的回电予以说明。

审核过程中所有往来函电予以保存。

1.2注意事项：1.2.1审核委托时要询问船舶是否更换船员、加油、加水、船东代表及船员家属来访等。

1.2.2对载有过境或拟来港装/卸危险货物的船舶，装/卸重大件货物的船舶，液化气及大型油船是否接受委托，应首先征得港务局及港监的同意。

1.2.3 对委托电来迟或突然来港的船舶，要细致审核委托资料，立即电话联系各个口岸单位，如可接受委托，应向委托方书面说明“如果因晚申报受到有关当局的处罚有委托方负费”。

2 备用金估算、确认与索汇备用金的估算、船东确认及索汇按《备用金估算与结算作业指导书》执行。

3 船舶进口岸申报3.1 船舶抵港前在港监规定的时间内，根据委托函填写《国际航行船舶进口岸申请书》一式八份，交港监批准后分送海关、边防、国监局、港务局总调各一份，拖轮公司二份，公司留底一份。

3.2 检验检疫局另附一份《国际航行船舶申请书》。

如装卸危险品货物须填写《船舶载运危险品申报单》一式三份经港监危管科批准后，危管科留存一份。

交港务局总调一份，公司留底一份。

如操作便利，符合电讯检疫条件的船舶，在船舶入境前24小时，向检验检疫局递交《入境船舶电讯卫生检疫申请书》一份，一份公司留底。

要求上述各单证接收人在单证接收记录上签收。

3.3如操作便利，在船舶入境前24小时到边防检查站办理船舶预检手续，递交《国际航行船舶边防检查站预检申请书》，总申报单、船员名单、旅客名单（如有旅客）各一份。

4 船舶到港确报。

4.1准确掌握船舶动态，落实靠泊计划，并将有关情况通知联检单位以及货主和船舶。

4.2 至少提前一天电告船方锚地、航道坐标及注意事项，并记录在《单船作业记录本》上。

4.3船舶抵锚地后，向港务局总调及联检单位报告，在一个小时内向船公司发抵港报。

5 安排船舶进港船舶抵锚地后根据港务局总调靠泊计划及时安排船舶进港靠泊（对不需要引水和拖轮的船舶如果不违背港口当局的有关规定，在征得有关单位同意后科让其自行进港），如果需在锚地进行检疫，应先联系检疫部门到锚地检疫，并通知其它检验单位。

6 办理进境手续6.1 船舶进港靠泊后，联系、安排需登轮的联检人员上船办理进境手续。

手续完毕，通知港务局总调和船方按排作业。

如有外籍船员，应提前通知边防靠泊时间、位置，安排执勤。

6.2 登轮手续。

登轮后，根据各查验单位要求，协助船方填妥进口申报表格，并按下表向有关单位申报。

注1：无吨税执照或执照已过期，须有船长委托重新办理，签署船舶吨税申报单，并附船舶国际吨位证书复印件或过期的吨税执照。

如吨税执照申请90天，应核算备用金是否足够。

注2：向边防申报船员名单注明海员证和护照的有效期，日/韩及香港船员须注明汉字姓名。

注3：取得港监的《进境船舶办妥手续通知单》以及海关的《国际航行船舶进口岸作业准单》，并将《国际航行船舶进口岸作业准单》转交港务局总调。

6.3接受船舶的装卸准备就绪通知书。

6.3.1通知书的接受视租船合同规定而定，通知应具备以下条件：（1）船舶抵达合同规定的地点：（2 ）进口手续已办妥：（3）装卸条件已具备：（4）在规定的办公时间内。

6.3.2填写租船合同下可以接受的时间，（如不知租船合同内容，在接受时间栏填写“TIME AS PER C/P”），与船长共同签署后，副本1份交船长，1份留底，正本交委托方。

7 船舶在港服务7.1 核实船舶“吨税执照”，如无有效吨税执照或即将过期，需让船长填写“船舶吨税申请单”，注明吨税天数，到海关签发“吨税执照:"后交船长。

7.1.2核对船舶抵港信息及船舶规范，并在《单船工作记录本》上记录。

7.2船舶作业现场管理7.2.1进口手续办妥后，及时通知船方开始装卸作业。

7.2.2通知船方每天的作业计划，并在《单船工作记录本》中记录。

了解下列内容：A 装卸作业进度：B 开始装卸时间：C 移泊情况。

7.2.3掌握船舶作业进度，联系港务局总调做好船舶离港计划。

7.2.4船舶靠泊后，外勤人员每日至少登轮二次并记录有关内容。

7.3 转交船舶物品。

如有船舶备件、邮件、电报等交予船长，转交后让其签发收据。

如有转出的物品，要取得船长的委托书。

7.4接洽船长事项。

问询船长是否有委办事项，将委办事项详细记录在《单船工作记录》中并取得书面委托。

如果船方用车，让船长签署“交通收费单”如船方用电话，让船长签署“长途电话计费单”。

7.5 船长借支7.5.1船长借支需征的委托方确认后方可办理。

7.5.2借支款交船长后，让船长在领款收据上签字盖章，一式三份，一份交船长，一份交委托方，一份公司留存。

7.6船舶供应7.6.1船舶供应物料、燃油、伙食、通知外供办理。

7.6.2船舶需加淡水时，船代业务员应及时通知港务局总调，并落实加水情况。

7.7船舶修理7.7.1接受委托后，及时联系供方，将供方报价及时通知船长几委托方，并做好记录。

7.7.2对明火做业、检修主机等，船长申请需包括以下几点：A 明火作业范围；B 安全措施；C作业起止时间；D主机检修起止时间及修复主机时间等。

7.7.3如在码头检修主机，应将检修时间通知港监、港务局总调。

7.8 船员调动、遣返、就医7.8.1船方出具的船员遣返委托书，应包括以下内容：A 姓名B职务C 海员证/护照号码 D 遣返地区/国家7.8.2办理公安/边防/海关手续7.8.2.1公安局手续：持船长出具的证明，我公司介绍信。

7.8.2.2边防手续：需船长出具证明，海员证/护照、行李。

7.8.2.3海关手续：海员证/护照、行李。

7.8.3对需就医的船员，如需住院治疗得，则要征得船长及委托方同意，将就医费用单带回交船长，现金结算或让船长在费用单上签字盖章与船公司结帐。

7.9船舶动态电报得转送7.9.1船舶抵港后，每天至少传真一次向委托方汇报船舶动态。

7.9.2抵港报内容包括：（1）抵港时间（2）存油、存水量（3）吃水（4）靠泊时间或预计靠泊时间（5）开工时间7.9.3每日上午0800发送船舶在港动态报，内容包括：（1）装卸数量（2）预计完货时间及开航时间（3）装卸过程中出现的重大问题7.9.4船舶开航后发船舶开航报，内容包括：1 完货时间2 装卸货数量3 开航吃水4 存油水量5 开航时间6预抵下港时间。

7.10装卸时间事实记录7.10.1事实记录应详细记录船舶抵港至作业期间的连续时间，至少包括：1 船舶抵港、下锚、办理进出口手续时间；2 靠泊、移泊时间；3装卸开始、进行、完毕时间；4因故非作业时间及原因。

7.10.2船代业务员应每天与船方核对事实记录，装卸完毕后，将事实记录核实后交船长共同签署，副本交船长1份，1份留底，正本交委托方。

8 船方确认使费，船舶离港前，检查发生的各种费用，如果需要让船长签字。

9 船舶离境前手续9.1联系船长证实船舶各有关证书齐备有效，有问题及早联系各查验部门办理。

9.2落实委办事项完成情况，为完成的及时处理。

9.3准备好有关单证。

9.4到各联检单位办理开航手续，出口申报安以下有关部门申报。

注1 向海关申报的货物申报单应附出口载货清单二份，出口无货时，需申报《出口无货舱单》二份。

注2 外籍船员开往国外港口，须收回船员登陆证，如开往国内港口，须交边防查验后，退还船长下港口使用。

中国籍船舶需交船舶自查表一份，手续办好后，需取得以下证件：（1）在检验检疫局取得“出境卫生检疫证书”（开国内船舶不发该证）；（2）船舶开国内港口，要有海关“关封”和边防“边封”，并让船长在海关收据上签认。

9.5全部手续办妥后，取得港监“离港证”。

9.6最后登轮9.6.1与边防官员一起登轮办理检查手续。

9.6.2与船长签署、交接有关单证，对照《单船工作记录》核对确认各应办事项均已办妥，并有相关记录。

9.6.3询问离港信息、存油水、离港吃水、预抵下港时间。

9.6.4出口手续办妥后，及时通知港务局总调安排引水开船。

10缮制单证10.1装货完毕后的单证工作。

10.1.1大副收据（1）件杂货装船完毕后，及时向外理公司落实装货数量，了解大副收据签办情况。

（2）散货船装完货后，若为地磅计重，向外理公司落实数量，若为水尺公估计重，向国检局落实数量，然后让船长货大副签署。

(3)液化船装完货后，向国检局落实数量，然后让船方签署。

（4）签署后，装货单给船方，大副收据留存。

10.1.2提单（B/L）（1)向船长或船东索取合同规定的提单格式，交货代部门。

若船方同意使用无抬头提单，需取得船长货船公司书面确认。

（2）若需船代签发提单，则需先征得公司领导同意，再由船长同意货船公司出具《签发提单授权书》。

船代部门制做的提单取得船公司的确认后，签发给货代部门。

（3）若船长签发提单，则将货代业务员交来的正，副本交船长签字盖章后，留给船长副本两份，其它正、副本提单带回复印留底后交货代部。

（4）交船长之单证需让其在《单证接受记录》上签收。

10.1.3舱单缮制舱单一式二份交海关，复印一份留底。

10.2卸货作业的单证工作10.2.1提货单缮制提货单一份，经办人，复核人签字后盖船代业务章。

收到正本提单或船公司放货指示后交货代部门。

复印一份了留底。

10.2.2舱单缮制舱单一式二份交海关，复印一份留底。

10.3所有单证制作完成后，需经部门经理审核、检查并在单证缮制、审核记录上签字。

11 费用结算按照《备用金估算与结算作业指导书》执行。

12 单证存档按照《文档管理作业指导书》执行。

船代出口流程1、出口船档文件的建立：船舶接受定舱前，建立出口船档文件，内容：船名、航次、预计离港日期。

2、场站收据膳制：①场站收据（共计11联）由发货人或其委托的一级货代膳制。

②订舱：出口科审核场站收据，如可以接受定舱，在场站收据的第五、六、七、八联上盖单证专用章，第二联留底，其余的退还订舱人。

箱管部门提箱人提供的场站收据第五联及提箱申请书，签发出口集装箱设备交接单。

提箱人凭出口设备交接单向集装空箱堆场提取出口用的空箱。

3、装箱、盖进场章：装箱可能在场站或发货人工厂/仓库，装箱后应制作装箱单。

货物装箱后，应对集装箱施铅封，并箱号、铅封好、发货件数填入场站收据6、7、8联中。

出口重箱拖入海关监管的码头/场站后，码头/场站在场站收据6联上盖进场章和填写日期。

4、膳制预配清单：接受订舱后，根据场站收据的内容制作集装箱预配清单，按与码头/船公司商的时间开航前送码头等有关单位，以便码头安排船舶配载。