• 中级秘书
• 中级秘书从事的是协助领导实施管 理、开展各项组织领导活动的基础 性工作。其筹备操办各种会议事务、 草拟和办理各种文件、进行组织内 外沟通、办理各项授权事务等，对 组织有序运转和领导工作的开展， 均有着不可替代的作用。
中级秘书
• 职能
• 办文是中级秘书的重要 职责
• 办事是中级秘书的重要 任务
–指谶纬图篆等书。 –职务之称: 东汉桓帝时，设秘书监，负责管理图书
秘籍。以后历代封建王朝曾设有秘书监、秘书令、 秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍， 皇帝宣布命令的宣示。秘书工作人员,是从清末开始 的,这是现代秘书概念的源头。 –社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一， 它属于第三产业（服务性行业）。
1.2.3 秘书部门的基本特征
•从属性
秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助 部门。
•中介性
在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机 构，职能部门是执行机构。秘书机构既不是决策机 构，也不是执行机构，而是介于二者之间起中介作 用的部门，是领导层与职能部门之间的桥梁和纽带。
•综合性
秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而 展开的，活动内容涉及面广。在机关的内部机构 中，秘书机构不承担任何具体业务工作，但有些 无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围 内给领导提供服务、综合协调、处理事务等，都 要由秘书机构承担。而且，秘书机构的主要活动 是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面 广，大至大政方针的制定，小至车辆交通、接待 来访，均需秘书部门的参与和办理，因而属于综 合性机构。
3.知识化
秘书的工作性质要求秘书人员要具有一 定的文化知识和专业知识。
4.年轻化
发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～ 35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶 梯。客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力的要求都较高， 尤其是记忆力、灵敏性、准确性等，这些都是年轻人的优势。 因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也比较快。但 少数高级秘书、秘书官员或私人秘书除外。 。
1.2 秘书部门
1.2.1 秘书部门的涵义
秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综 合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部 门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下 属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查 等部门。（如下图） 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅 助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘 书局、秘书处、秘书科等。
秘书机构图
办公室（主任、副主任）
督行 信 查政 访 科科 科 室室 室
档调 案研 科科 室室
秘机 书要 科科 室室
1.2.2 秘书部门的地位
• 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位， 都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、 协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图 ：
首脑机关
秘书机关
下级组织 下级组织 职能部门 职 能 部 门
社会经济生活中的秘书
• 国有企业经营管理中需要大量的秘书辅 助，董事会秘书已成为现代公司管理中 的法定成员
• 大量外资合资企业中需要秘书辅助，完 成各项秘书业务，协调中外员工关系， 协调企业与社会公众关系
• 大量民营企业、乡镇企业需要秘书辅助 • 个体经营者也雇佣了专职或兼职秘书
经济领域秘书的特点
能力
3.经受过长期考验，与主要领导人有良好的配合关 系
4.一般由有卓越工作才干的秘书和较高文化素养 的基层负责人担任
5.是培养承担全面责任领导人的重要台阶 6.在不同组织系统其位、权、责有较大差异
直接对其特点领导人负责，工
领 导
职能
作围绕特点领导人展开并直接 由特定领导人指挥
人
的
1.服务对象的特定性：为特定
– 按工作内容不同：行政秘书、机要秘书， 文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯 秘书、医学秘书，法律秘书等。
– 按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。
•
纵向分类（层次）
– 高级、中级、初级（高级秘书是动脑子 出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，
初级秘书是跑腿办事的。）
– 官员秘书、秘书部门负责人、 专职秘 书
• 教育部考试中心中英教育测量交流中心的“剑桥 办公管理国际证书考试”（以前叫“剑桥秘书国 际证书考试”）分有初级、中级、高级三个级别。
小黄刚刚应聘到一家贸易公司做秘书，但 一段时间以来，除了帮同事打文稿、发传真、 买午餐就没事可做。
作为小黄的朋友，请你提出一些建议， 以帮助销往尽快胜任职位。
横向分类
们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为
人才市场上的珍惜资源。
• 高级秘书的七大高人之处：
• 第一高：综合素质要求更高 第二高：责权更重 第三高：薪水更高 第四高：表达能力更高 第五高：发展愿望更高 第六高：道德水平要求更高 第七高：成就感更高
思考： 1.高级秘书“高”在何处？ 2.怎样才能成为一名高级秘书？
不
社会政治生活中的秘书
同
领 域
社会经济生活中的秘书
的
秘书ຫໍສະໝຸດ 科技文化领域的秘书社会政治生活中的秘书
• 国家行政机关内的秘书，其秘书业务带 有所在政治组织的政治色彩，并与组织 在政治方向上保持一致
• 政党组织中的秘书，其目标指向和价值 观念，都要与所在政党的宗旨和政策保 持一致
• 社会组织中的秘书，其工作也与所在组 织的政治取向保持一致
科技文化领域的秘书
• 要懂行。必须熟悉本单位的业务性质，主 要工作流程，业务和管理上的要求，技术 规范，行为规范。
• 要明事。明白和把握本单位业务、本行业 发展态势，科技文化的前沿动态。
• 要勤学。要勤于向业务人员学习、向一切 内行学习。配合业务工作者，全面完成本 单位工作任务。
思考练习
1、何谓秘书？ 2、秘书部门负责人有何特征？ 3、高级秘书、中级秘书、初级秘 书之间有何关联？
以
官
官员
员命
秘名
书
的 秘
书
其职位职权是按法定程序由 组织确定
对领导是辅助者，对下级是 官员
有重要的综合协调功能，在 首脑身边发挥枢纽桥梁作业
可以代表首脑处理一定职权 范围内的事务
比一般官员更贴近首脑，构 成主辅配合的一体化关系
是指各级政府、企事业单位的办
定义
公厅（室）的负责人，即办公室
主任、秘书处长、秘书科长
• 领导活动安排是中级秘 书工作的重要内容
• 特点
• 操作性与管理性结合 • 经常性与机变性结合 • 一般性与专门性结合 • 综合性与技术性结合
• 微软的女秘书
• 微软总裁比尔盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝。”露宝正 是他的秘书。创业时的微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手， 但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻的女大学生，除了分内 的事，对任何事都是一副不闻不问的冷漠劲儿。这时，42岁的露宝 上任了。她进入公司后，像母亲一样关怀各位软件高手的衣食起居， 使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软看成一个大家 庭，她一直以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑着自己应该在 “娃娃公司”负起的责任与义务。她真心关爱每一位员工，对他们也 有一份很深的感情。很自然，她成了微软的后勤总管，负责发放工资、 记账、接订单、采购、打印文件等等，远远超出了一位总裁秘书的职 能。盖茨和其他员工对露宝都有很强的依赖心理。当微软决定迁往西 雅图而露宝因为家庭原因不能随迁时，盖茨对她依依不舍。盖茨和公 司高层联名写了一封推荐信，信中对露宝的工作能力给予很高的评价。 临别时，盖茨握住露宝的手动情地说：“微软留着空位置，随时欢迎 你！”
秘书实务
第一章 秘书工作概述
1.1 秘书 1.2 秘书部门 1.3 秘书工作 1.4 秘书学 1.5 技能训练
联合国秘书长潘基文
教学目的
• 了解秘书的来由、职业特色、类别和 秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则 和特点，理解秘书工作的作用。 通过本章学习，你会对秘书有一个初步 的了解，为学习后续内容，奠定一个良 好的基础。
1.1.2 秘书的定义
所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可 的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公 室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。
国际秘书协会定义为“可靠的职员”：秘书应是主管人员的一位特殊助 手，他掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责 任感，以实际行动 显示出主动性和判断力，并且 在所给予的权利范围内作出决定。
初级秘书
• 指从事操作性、服务 性工作的秘书，如打 字、速记、接待、应 对电话等工作是其主 要任务
• 特点
• 工作内容一般是操作性 的日常事务
• 要有熟练的办公技巧
• 要有良好的服务态度和 敬业精神
• 国内秘书等级鉴定考试中的等级
• “国家秘书职业资格考试”是由劳动和社会保障 部职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试， 目前分为四个等级，即五级秘书、四级秘书、三 级秘书、二级秘书。他们分别与前面讲到的初级 秘书、中级秘书、高级秘书、秘书部门负责人的 要求大致类似。
1.1.3 秘书的职业特色
1.直接性
一是秘书工作的内容与领导工作是一 致的，即领导做什么秘书也做什么;
二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、 直接安排的,秘书也是直接向领导请示、 汇报的;
三是秘书做工作是直接对领导负责的， 其结果的成败与领导有直接的关系。
2.稳定性
秘书与其服务对象之间的关系有相对的 固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。 秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与领导 全面合作，朝夕相处，这就使得秘书与其服 务对象在“业缘关系”之外，往往还有着更 深的人情关系。
1.2.4 我国秘书部门设置情况