机关公文写作指导
（3）印刷要求：双面印刷；页码套正， 两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均 匀；字面不花、不白、无断划。
（4）装订要求：公文应左侧装订，不 掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外 订眼距书芯上下各1／4处，允许误差 ±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm～5mm 。
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关公文写作
一、公文的功能 二、公文的文体、结构、格式与稿本 三、常用公文文种及其选用 四、公文写作的基本要求 五、行文规则 六、公文写作的语言运用
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一、公文的功能
（一）公文的涵义与特点
公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法 定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实 施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面 文字材料（包括电报，下同），是传达和贯彻党 和国家的路线、方针和政策，发布行政法规和规 章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置 和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
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发文字号：由发文机关代字、年份和序号组 成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居 中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应 标全称（1995不能简写成95，2004不能写成04）， 用六角中括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1 不编为001），不加“第”字。
注意：用直角中括号“茂××[2004]10号”， 用小括号“茂××（2004）10号”都是不规范的。
（二）公文的作用（功能）
1．决策与领导作用（最主要的作用） 2．强制执行和处理的作用 3．依据和凭证作用 4．公务联系与沟通作用 5．宣传与教育作用
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二、公文的文体、结构、格式与稿本
（一）公文的文体
公文的文体是指公文的表达方式。属应 用文体，但它又不同于一般的应用文，具 有自身的特殊属性：
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2．公文用纸幅面及版面尺寸 （1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国 际标准Ａ4型（210mm×297mm）。 （2）公文页边与版心尺寸： 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
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发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红 色反线。
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紧急程度：紧急文件有“特急”、 “急件”，紧急电报有“特提”、“特 急”、“加急”、“平急”。标识紧急程 度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角 第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘 密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在 版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版 心右上角第2行。
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（三）公文的格式（重点内容）
公文的格式是指组成公文的各部分文 字符号在载体（纸张等）上排列的规定。
1．公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～ 80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度 为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透 明度≥85%，pH值为7.5～9.5。
A4型公文用纸页边及版心尺寸
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3．公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为 黑色。
4．排版规格与印制装订要求
（1）排版规格：文字符号从上至下、自 左而右依次横写横排 。正文用3号仿宋字， 一般每面排22行，每行排28个字。
（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹 清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差 不超过1mm。
1．公文被规定以现代汉语的书面形式 （即白话文）作为必须使用的符号系统。
2．公文兼用说明、叙述、议论三种表 达方式。
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（二）公文的结构
公文的结构是指公文的组织结构，具 有规范性和相对确定性。
公文一般由秘密等级和保密期限、紧 急程度、发文机关标识、发文字号、签发 人、标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注、附件、主题词、 抄送机关、印发机关和印发日期等部分组 成。
5．公文中各要素标识规则 组成公文的各要素分为眉首、主体、 版记三部分。 （1）眉首 公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识 在版心左上角第1行。 秘密等级和保密期限：标识秘密等级， 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1 行，两字之间空1字
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下行、平行公文首页格式
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上报公文首页版式
发文机关标识：由发文机关全称或规范化简 称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只 标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识 上边缘至版心上边缘为25mm（信函为30mm，命 令为20mm）。对于上报的公文，发文机关标识 上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推 荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机 关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大 于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称 在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上 下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公 文首页显示正文。行政机关之间联合行文，标注 主办机关的发文字号 。
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公文分类
按公务文书的自身性质及使用范围， 可以把我国现行的公务文书分为两大类：
1．通用文书 （1）法定公文 （2）事务文书
2．专用文书 财经文书、司法文书、科技文书、军 事文书等等
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公文的主要特点：
1．法定性 2．政策性 3．实用性 4．时效性 5．规范性
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机关公文写作与处理
2004年3月15日
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机关公文写作与处理的主要法律法规依据
1．中国共产党机关公文处理条例 2．人大机关公文处理办法 3．国家行政机关公文处理办法 4．关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具 体问题的处理意见 5．国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999） 6．中国人民解放军机关公文处理条例 7．中共中央办公厅公文主题词表 8．国务院公文主题词表 9．中华人民共和国国家通用语言文字法 10．标点符号用法（GB/T 15834－1995） 11．出版物上数字用法的规定（GB/T 15835－1995）