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合同管理流程及其主要风险分析与控制


建立与实施合同内部控制的主要目标是优化流程、降低风险、提高效率.这需要建立在合同管理流程和合同管理风险分析基础之上.下面是小编搜集整理的相关内容的论文,欢迎大家阅读参考。
受到社会主义市场经济的影响,当前企业发展格局呈现着空前繁荣的局面,促使企业各项经济活动得以全面展开。尤其随着建筑规模的扩大,使国内土地面临着严重紧缺的状况,加之高层建筑频繁出现,促使人们更加建筑工程整体施工质量与施工安全问题,从而使建筑企业的发展受到相应的影响。在实际调查中,建筑企业在建筑合同设定中,对施工流程、施工项目以及施工工艺未明确标注,不仅会对施工质量造成影响,还会增加建筑成本的投入,甚至会导致建筑企业资金周转困难。
关键词 合同;管理流程;风险;控制
关于企业经营活动、运营管理工作,其合同管理属于系统性行为,结合有效地管理流程与方法,对企业合同管理风险问题进行合理防控。从本质上讲,合同管理属于企业日常经营管理的范畴,而企业运营期间所存在的风险、制因因素均会对合同管理工作产生制约,使企业内部控制工作呈现作用下降的趋势,同时更会使企业的发展受到严重阻碍。基于此,该文对建筑企业合同管理流程进行分析,结合其存在的潜在风险提出控制对策。
一、企业合同管理流程
在企业建筑项目运行期间,可通过对合同管理的方式,对其施工质量进行严格控制。具体的合同管理流程为 起草和审批、洽谈、签订、存档与分发、交底以及工作履行,下文对合同管理各个流程进行重点阐述。
1.1起草和审批
合同起草一般由企业运营管理部门负责,根据建筑双方对合约的建议,编制与之相对应的合同模板;经过供应部门、人力资源部门以及财务部门对合同条款的全面审核,移交至上级管理部门,完成合同审批工作,并经过企业管理者签字、盖章后,合同各项内容方可执行。在此期间,合同管理工作主要从以下两点进行分析 首先,合同起草人员需对建筑项目中标情况、企业双方判断结果进行充分分析,并以此为依据,对合同内容进行编写。其次,在合同中所涉及的各类资料数据,均应由企业供应部门和财务部门、工程部门、人力资源部门与监督部门开展系统化审批与签字工作,同时在合同审批期间,还应按照规定的审批流程,切忌不可出现越级审批行为。
1.2洽谈、签订
合同管理中,洽谈工作属于重要流程环节,其应在建筑双方洽谈前,对洽谈目标进行确定,通过对自身与对方底线的判断,在必要的情况,做出相应的

让步,从而才能在合同洽谈流程中占据主导性地位。同时合同条款应具备明确和完整、用词准确以及责任细化的特点。在洽谈工作结束后,依据企业双方的洽谈结果,由运营部门对合同条款进行适当调整,最终将合同矫治部门经理审核,再移交董事长对合同进行审批和签字,致使该项合同具有法律效益。另外在合同审批后,由企业双方代表完成合同签订工作,一般情况下,合同签订中应要求双方共同签字盖章,若在特殊情况下,不可同时完成合同签订工作,应避免一方先行签字盖章行为的出现。
1.3存档与分发、交底以及工作履行
存档 对建筑合同实施存档备案工作,其主要依据建筑类型、功能以及签订时间的差异,对其进行分类存档,以便于后期查阅。分发 在合同签订与存档工作后,合同所涉及的相关资料信息,应分发至企业各个部门中,在此过程中,还应资料清单的执行情况。交底 通过对合同条款细节化的阐述,使相关设计人员、施工人员以及项目负责人能够准确地对合同内容进行判断,并认识到自身职责的重要性,做好建筑工程施工质量、施工安全的强制化管理,其中,所涉及的部门由项目部门和工程部门、财务部门以及供应部门等。工作履行 工作履行情况,对合同管理质量有着直接影响。若要更好地确保合同履行效果,应通过对合同注意事项明确的方式,针对合同履行中存在的矛盾纠纷问题,进行全方位控制,确保建筑工程整体施工质量。
二、合同管理风险
在企业建筑合同管理工作中,常见风险问题,主要由外部因素、对方因素以及自身因素所导致,其中外部因素是指 国家关于建筑行业建设方针、市场经济宏观调控政策、法律法规等外界制因;对方因素是指 对方蓄意违约、对方技术水平与生产能力较差、财务资金周转失衡等;自身因素是指 合同管理人员素质水平、管理能力与企业负责人经济决策能力、设计水平等。上述风险制因因素的存在,促使企业在进行建筑合同管理工作中,存在准备风险、签署风险、履行风险与管理风险4种。
2.1准备风险
合同准备阶段,存在管理风险为策划风险、调查风险和合同对象风险、谈判风险、文本风险与审核风险六种。策划风险为 合同内容设定不符合企业发展目标、合同内容与实际建筑项目之间出现严重偏差、对合同内容法律问题出现有意规避行为;调查风险 未按照客观公正原则、对调查对的信誉度与合同履行情况过于高估;合同对象风险 合同对象自身素质水平不足、将合同履行能力较强的合同对象排除;谈判风险 对施工材料、施工工艺以及机械设备等产品

规格与性能考虑不周,使自身利益受损;文本风险 合同条款缺少完整性、精准性以及文字明晰性的特点,促使合同对象在合同履行期间出现误解的状况;审核风险 审核人员专业技能缺失、工作责任认识不足,使其无法发现合同内容与条款中存在的风险。
2.2签署风险
对于企业而言,在建筑合同签署期间,也易发生相应的风险,需引起企业管理者的高度重视,如超出规定签署时间、印章措施、未按规定流程存档与合同条款被恶意篡改等。对此,可采用企业部门职责细化、印章严格管理、程序化与专业化合同签署的方式,对合同签署风险进行有效控制,确保企业自身的经济利益。
2.3履行风险
合同违约风险、变更风险、转让风险与终止风险,是当前企业合同履行阶段中较为常见的管理风险类型。针对此,应事先做好合同对象的调查工作,结合准对象的历史合同履行状态,判断其是否会在项目建设期间,出现合同违约与转让的问题,若准合同对象不符合企业经营管理的需求,需在未开展项目建设前期,对其进行更换。同时针对合同变更与终止问题,可选用施工项目实际完成情况,实时报道原则,对项目合同进行标准化控制。
2.4管理风险
合同管理环节,存在的管理风险为 归档风险与执行效果评价风险,如合同所涉及的机密泄露、合同盗用或滥用状况频繁出现、执行评价管理体制不健全等。对此,应采用合同不定期检查或查阅的方式,加之对准合同对象调查和结果反馈,构建健全且完善地评价体制,针对准合同对象出现的风险遗失问题进行严格控制。
三、有效地合同管理风险解决对策
3.1风险规避
风险规避是当前企业解决合同管理风险行之有效地手段,一般适用于风险承受能力相对较差的企业中。风险规避属于事前风险控制的方式,其主要分为试探风险承担和拒绝风险承担两种形式。首先,试探风险承担 在针对建筑工程项目合同风险防控工作中即为常见,其主要依据风险评估标准,对企业可能存在的风险进行判断,结合合同条款的设定,判断企业能够承担合同管理风险的范围。其次,拒绝风险承担 在针对合同管理风险评估工作中,若企业缺少风险降低的手段与能力,为了维持自身的稳定发展,可采用拒绝签订合同的方式,规避合同管理风险。
3.2风险承担
企业风险承担手段,主要依据外界的作用,将合同管理风险控制在标准的范围内,在此期间,风险承担的方式分为两种 一种是公司担保;另一种是风险分散。其中公司担保为 企业在已知的情况下,无法对预期合同管理风险进行控制,

而采取的风险防控手段;风险分散 企业选用合同拆分的方式,对当前企业合同管理风险进行合理分配,从而实现管理风险降低的目的。在企业运营活动期间,公司担保、风险分散属于企业常见风险防控手段,不仅可降低合同管理风险,还能促进企业经济利益的提升。
四、结语
综上所述,通过对企业合同管理工作的分析,可知在企业经济活动运营期间,合同管理属于日常工作管理的核心内容,同时也是企业实现各项工程建设的基础。结合合同管理风险,采取有效地风险防控措施,可有效地降低企业经营管理风险,实现企业经济效益的提升,同时还可强化企业合同管理工作的重要性,促进企业整体竞争力的提高。
参考文献
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