合同管理内部控制规范一、合同管理概述合同，是指由本单位因事业发展需要，或者按照工作职责为完成某项特定工作任务，就某一具体事项（行为），与其他单位发生经济、业务往来时，与法人和其他组织之间订立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
合同分为一般民事合同、经济合同、劳动合同、行政合同。
本规范所指的合同主要是与经济活动有关的合同。
主要包括：采购合同、工程合同、租赁合同、借款合同、财产保险合同、人事合同以及其他合同，一般以书面合同为主。
加强合同控制是单位内部控制的重要组成部分，其内部控制的有效与否直接影响单位经营效率和效果。
完善合同控制，有利于维护单位的权益，防范与控制法律和相关业务风险，提高管理效率。
二、合同控制的目标（1）加强对外签订合同的规范管理，保证国有资产的安全；（2）规范合同的归口审核，确保合同签订合法合规，防止违纪违法行为发生；（3）加强对合同文本的审查，保证合同签订符合单位利益，防范单位受到经济或其他方面损失；（4）明确合同签订的授权程序，确保合同在授权范围内有效签订，提高合同管理效率；（5）加强对合同履行的监督，保证合同履行合法及时，维护单位利益；（6）规范合同文本的档案管理，降低合同管理成本，保证合同档案的真实完整。
三、合同管理主要风险（1）未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可以导致单位合法权益受到侵害；（2）合同管理缺乏归口部门，导致合同管理混乱；（3）合同签订前无审核，因此导致合同存在不符合单位利益的条款，使得单位受到经济及其他方面的损失；（4）合同签订无授权，从而导致合同无效或者合同存在重大瑕疵，损害单位利益；（5）合同执行监督不力，对合同违约未能及时发现及制止，因而造成经济损失；合同纠纷处理不当，可能损害单位利益、信誉和形象。
合同档案管理混乱，导致产生合同丢失、毁损等现象。
四、合同业务流程合同业务管理涉及到业务、财务及法律等三个方面进行管理，因此要处理好这三个部门合同管理岗位的职责划分与相互配合。
一般流程是相关业务部门负责合同起草、签订、履行过程中的风险管理；财务部门负责与资金支付审核相关的财务风险管理；法律部门负责与合同条款相关的风险管理。
4、1 合同签订工作流程图流程说明：①承办机构（部门）对合同对方主体资格、资信、履约能力进行调查，初步确定合同对象；②合同标的额巨大或法律关系复杂的合同，由法规科组织单位主管领导和具有相应技术、经济和法律知识的人员组成谈判小组或招标小组进行谈判；③承办机构（部门）经办人起草合同初稿，承办机构（部门）负责人对合同文本进行初步审核；④政策法规科对合同文本进行归口审查；⑤财务部门负责人对合同文本进行审核；⑥合同总金额在人民币20 万元以上（含20 万元）的由聘请的法律顾问进行审查；⑦合同总金额在人民币20 万元以下的由主管领导审批签字后加盖公章；⑧总金额在100 万元以上的合同文本经审查后，应当经单位领导班子集体研究，并做出是否签订合同的决定；领导班子集体研究讨论通过后，合同文本由单位主要负责人签字后加盖公章。
合同签订权限： A、签订合同总金额在人民币20 万元以下（含20 万元）的，由主管领导签字； B、签订合同总金额在人民币20 万元以上的，必须由单位负责人或其书面委托的主管领导签字。
4、2 合同履行与归档管理流程流程说明①承办人依据合同约定组织实施；②承办机构（部门）监督承办人合同切实履行，合同履行期间，承办机构（部门）、承办人应与合同对方保持经常联系，随时掌握合同履行进度，定期检查合同履行情况。
如发现存在重要问题或可能发生争议的情况时，应及时向主管上级报告，拟定解决方案，尽快妥善处理；③合同结算时，承办人提交合同结算申请，履行经费审批手续，对合同对方开具的发票审核签字；④承办机构（部门）负责人对合同对方所开具的发票审核签字；⑤财务部门经办人对合同价款支付进行审核后付款，对收款单位与合同对方名称不一致的应当拒绝付款；注：合同价款按照财务制度规定的方式支付，合同要根据项目进展情况分期付款，其中50 万元以上的项目合同首付款一般不得超过合同总价款的50%。
⑥合同变更时，承办机构（部门）经办人应根据国家法律法规和各单位有关规定办理批准、登记等手续。
合同变更需双方当事人协商一致，并签订书面变更协议；⑦合同因提前解除终止，承办机构（部门）应组织相关人员和部门对合同的签订与执行情况进行检查，及时采取对策，解决遗留问题，从而保证工作任务的完成。
事后，承办人应撰写合同解除情况报告，说明解除的原因、解决方案、处理结果等。
⑧合同履行过程中，遇到合同纠纷事项，承办机构（部门）组织协商解决，合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议。
纠纷协商无法解决的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
承办机构（部门）填报诉讼仲裁案件审判记录，上报主管上级批示后，指派相应的法律顾问开展案件代理工作。
⑨政策法规科负责定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更、终结等情况，合同终结应及时办理归档手续；⑩每年年末，政策法规科对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足进行改进。
4、3 合同印章管理流程说明①合同相关印章刻制应由印章管理部门经办人提出申请，详细写明印章的式样、规格和名称；②印章管理部门负责人对印章刻制申请进行审核；③单位主管领导对印章刻制申请进行审批；④审批通过后，由印章管理部门经办人员到单位所在地的公安部门办理准许刻制印章手续，在持有公安部门颁发的特种业务营业证的刻字单位刻制；⑤印章刻制完成后，由印章管理部门相关人员进行备案，详细登记印章刻制单位、使用单位、启用日期、保管人姓名，并留下印模；⑥合同相关印章应由专人保管，需要变更印章保管人时，应由相关负责人审批；⑦申请使用印章时，承办人应填写用印申请，履行相应的审批手续后，方可使用印章；⑧用印后，印章管理部门经办人应对印章的使用情况进行登记，登记项目包括：用印单位、受文机关、事由、承办人姓名、批准人姓名、用印件数、日期和管理人员签字等；⑨机构名称变更、撤销后，原印章应立即停用，停用印章应及时清退至制发部门，并履行交接手续；⑩印章管理负责人应定期对印章的交接登记情况进行检查，确保印章得到妥善保存；同时核对印章管理人员明细，确认印章管理信息得到及时准确更新，职责分离要求得到严格遵守。
四、合同业务的主要控制措施单位应当建立健全合同内部管理制度，合理设置合同管理岗位，明确合同的授权审批与签署权限，妥善保管和使用合同专用章，严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同，严禁违规签订担保、投资和供贷合同。
单位应当对合同实施归口管理，建立财会部门与合同管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合，严格按照预算批复和支出控制方法来进行合同控制。
合同控制具有很强的业务性、法律性和财务性，需要实现单位业务部门、法律部门和财务部门的联动机制，相互配合和监督。
在合同业务管理方面具体内部控制措施如下：（一）归口管理各单位应根据实际情况指定合同归口管理机构（部门），对合同实施统一规范管理。
我单位的合同归口管理机构（部门）为办公室，所属单位应按照本单位实际情况明确各单位的合同归口管理机构（部门）。
各单位合同归口管理机构（部门）职责：负责制定合同管理制度，审核合同条款的权利义务对等性，管理合同标准文本，管理合同专用章，定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同的有效履行等。
（二）牵制管理及不相容职务分离控制各单位应当建立合同管理的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保合同管理业务的不相容职务相分离、制约和监督。
同一部门或个人不得办理合同管理的全过程。
合同管理不相容职务相分离的控制要求主要包括：合同的拟定与审批相分离；合同的审批与执行相分离；合同的执行与评估相分离。
（三）加强对合同业务关健环节的控制措施（1）合同策划环节单位应当加强合同订立管理，明确合同订立的范围和条件。
对于影响重大、涉及专业技术较强或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。
谈判过程中重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管。
（2）合同调查环节合同调查环节关键控制措施主要是在签约前确认签约对方主体是否合格、是否有履约能力。
一般要审从以下四个方在审查对方的资信情况：1、审查对方的营业执照是否有效，拟签订的合同内容是否在对方的经营范围之内、对方是否具有履约能力；2、审查对方的税务登记证，了解对方的信誉；3、审查开户许可证，了解对方的经营状况；4、审查授权委托书是否有效，防止签订无效合同（3）合同谈判环节单位应当根据市场实际情况选择适宜的洽谈方式，一般情况下合同谈判实行集体会审制，超过一定数额的物资采购项目和投资项目要在审计、纪检部门的监督下，严格按照招标程序进行公开招标。
为确保签订“阳光合同”，要充分发挥合同主管部门、质量保证体系、价格管理体系的作用，确保谈判质量，为合同签约打下良好的基础。
具体方法如下：1、组建素质结构合理的谈判团队，一般要会业务、技术、财会、审计、法律方面的人员参与，充分发挥团队的智慧。
2、收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，做到知已知彼，同时也要收集同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定本单位谈判策略。
3、关注合同核心内容、条款少关键细节。
其他包括合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决办法，合同变更或解除条件等。
4、影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同还应当聘请外部专家参与合同的相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力等。
5、在整个谈判过程中加强保密工作，建立严格的责任追究制度。
6、对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存了，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。
（4）合同文本拟定环节合同文本应当准确表达对方谈判的真实意思，控制此类风险的主要方法是严格执行合同审核制度，具体措施包括：1、单位对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同，发现违反规定以口头合同进行交易的，及时签订书面合同。
2、严格审查合同需求与国家法律法规、产业政策、单位整体战略目标的关系，保证其协调一致。
3、合同文本一般由业务承办部门起草，由法律相关部门审核；国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用。
有标准文本的必须使用标准文本，没有标准文本的要做到：条款不漏项；标的额计算准确、标的物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达要严谨，不使用模棱两可或含糊不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿金）的计算准确；合同起草要认真地进行检查；4、由签约对方起草的合同，单位应当认真审查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。