如何做好档案业务指导管理工作
薛雅文玉溪市城建档案馆
【摘要】随着经济发展和社会进步，城建档案要站稳脚跟，与社会同发展、与时代同步，就务必做好城建档案馆的各项业务工作。

笔者结合工作实际，根据业务指导工作的范围和方法作了阐述，以期做好业务指导工作。

【关键词】城建档案业务指导业务素质
随着经济发展和社会进步，城建档案要站稳脚跟，与社会同发展、与时代同步，就务必做好城建档案馆的各项业务工作。

业务指导工作是城建档案管理的一项重要内容，其工作目的就是通过业务指导人员的督促、检查、指导，使档案的形成、积累和编制符合归档要求，保证档案完整、准确、系统地接收进馆。

为使档案管理工作更完善，提高建设工程竣工档案的入馆合格率，做好业务指导工作尤为关键，分析了以下几点：一、城建档案业务指导工作的意义１．它是城建档案事业发展的客观需要。

城建档案业务指导工作是城建档案收集、接收工作的重要环节，是丰富馆藏保证进馆档案质量的关键。

２．它是城建档案工作服务性的体现。

业务指导人员在实施业务指导工作中的言行，展现着城建档案工作者的风范。

业务指导人员应有认真负责，兢兢业业、主动服务的工作态度和工作作风。

３．它是城建档案工作质量好坏的关键。

正确的业务指导是将城建档案工作的政策、法规、理论原则、方法技巧应用于被指导单位的城建档案工作实践的过程。

二、明确城建档案业务指导工作的范围及内容，是搞好城建档案业务指导工作的根本要求１．城建档案业务指导工作的范围。

城建档案业务指导工作的范围是由城建档案工作的任务和接收范围来决定的，一般包括以下三个方面内容：１、对建设工程档案形成单位的城建档案工作进行业务指导；２、对建设系统各行业管理部门城建档案工作进行业务指导；３、上级建设或规划行政主管部门的城建管理机构对下级城建档案管理机构进行业务指导。

２．城建档案业务指导工作的内容。

城建档案业务指导工作的内容从表面上看似乎很明确，但在进行具体的业务指导工作时，常常存在模糊认识。

城建档案涉及专业多，内容丰富，载体形式多样。

笔者认为。

城建档案业务指导工作应包括以下内容：２．１大力宣传《中华人民共和国档案法》和有关城建档案工作的法律、法规和规章。

通过宣传工作增强全社会的城建档案意识，逐步作到依法治档，让社会各界人士，特别是产生城建档案各级单位的领导，真正树立起城建档案意识，多方面关心、理解和支持城建档案工作。

搞好城建档案的宣传工作是城建档案业务指导工作的重要内容。

２．２加强对下级城建档案管理机构标准化管理和档案工作的业务指导。

主要是对各单位的城建档案收集、整理、编目、保管、鉴定、统计、利用、编研等八个环节的基础工作进行指导，侧重于方法、技能和经验的交流，同时要注意被指导单位的实际情况，提出实用、经济、行之有效的城建档案管理方式，确保各基层单位城建档案馆（室）
工作的顺利开展，以适应新形势下城乡建设发展的需要。

２．３切实抓好城建档案人员的业务培训工作。

通过城建档案业务培训提高管理人员的档案意识和管理水平，掌握城建档案涉及的各专业理论知识和现代化管理知识。

只有提高认识，增强观念，才能重视城建档案业务工作；只有提高城建档案人员的业务水平，才能使城建档案指导工作落到实处。

坚持开展城建档案人员业务培训工作，是搞好城建档案业务指导工作的重要前提。

２．４加强对工程施工过程中形成的各种技术文件材料的收集、积累和整理工作的指导、监督、检查。

城建档案业务指导工作应贯穿于整个项目建设的全过程，要根据不同时期，不失时机的抓好城建档案业务指导，促使施工文件材料的形成与工程进展同步进行，发现问题，及时纠正，避免错漏遗失，防止事后编造，使城建档案质量得到有效保证。

２．５参加建设工程竣工验收，保证竣工档案及时进馆。

参加验收的关键是认真、仔细地审阅工程竣工档案，全面掌握工程档案材料的形成、积累、整理情况，并作出针对性的指导，督促建设单位在规定时间内向城建档案馆报送一套完整、准确、系统的工程竣工档案。

三、做好城建档案业务指导工作的方法及途径任何工作都需要有一套完整、科学、切实可行的方法，行之有效的方法是搞好业务指导工作的有力保证。

１．选准典型，推广经验。

保持与各级建设档案管理机构联系，形成城乡建设城建档案工作网络。

一方面注意发现基层单位好的典
型，总结经验及时介绍和推广，以点带面，促进基层单位城建档案工作的开展；另一方面要根据各单位具体情况分析研究问题，找出影响城建档案工作发展的不利因素和存在的原因，提出解决问题的可行办法，或向上级领导和主管部门提出建议。

２．前期告知，跟踪服务。

开工前与建设单位签订《报送建设工程档案责任书》后，业务指导人员首先应主动与各单位联系（特别是重点工程），了解建设工程项目的基本情况，征求工程项目相关单位意见，进一步明确各阶段归档内容，提出具体要求；其次加强施工过程中的业务指导，应深入施工现场，了解工程建设的现状，保证施工文件材料的形成、收集与工程进展同步，防止事后编造，确保工程档案的真实性、连续性和完整性。

３．具体指导，落实措施。

产生城建档案的各个单位、部门，特别是各工程施工单位，每年将产生大量的城建档案，对这些单位、部门的城建档案工作不能只停留在发材料，提要求上，而需城建档案业务指导人员深入到单位、工地现场，进行面对面的业务指导，针对具体问题和实际困难，提出改进意见，落实有效措施并督促执行。

４．开展学术研讨，提高城建档案人员的业务素质。

积极开展学术研究，使业务指导工作与业务学习和经验交流有机的结合起来，通过学术研讨和信息沟通，了解城建档案工作的发展动态，吸收确实有效的先进经验和管理方法，提高城建档案业务整体水平。

组织档案人员走出家门，开阔视野，增长见识，以新的意识和思路对待工作中存在的问题。

城建档案的业务指导工作是城建档案工作的重要组成部分，业务指导工作的好坏直接影响城建档案的利用价值，关系到城建档案事业的发展。

在城乡建设发展的新形势下，城建档案业务指导工作必须加大力度，抓住重点，创新方式。

四、结语我们要不断改进业务指导方法，增强素质，提高水平，总结经验，把好服务关，运用科学的方法做好档案业务工作，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，促进城建档案事业又好又快发展。

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