清华紫光电子档案管理系统技术白皮书清华紫光股份有限公司电子档案事业部二○○七年目录第一章档案资料的有效管理 (1)1.1问题的提出 (1)1.2电子档案资料管理系统解决的问题 (1)1.3电子档案管理系统在发达国家的广泛应用 (2)1.4清华紫光电子档案管理解决方案 (3)1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程 (3)1.4.2高效、完整的电子档案管理解决方案 (4)第二章清华紫光电子档案管理软硬件系统组成 (6)2.1硬件系统的组成 (7)2.2软件系统的组成 (8)第三章清华紫光电子档案管理系统功能介绍 (9)3.1、系统维护 (10)3.2、文件管理 (18)3.3、收集整编 (20)3.4、档案管理 (23)3.5、开发利用 (30)3.6、信息服务子系统 (34)第四章OA接口程序描述 (37)4.1功能作用 (37)4.2工作流程 (37)4.3档案管理系统与OA系统的关系 (38)4.4.OA接口维护程序 (39)第五章清华紫光电子档案管理系统主要特点 (40)5.1软件特点 (40)5.2清华紫光档案管理系统的技术基础 (42)第一章档案资料的有效管理1.1 问题的提出据统计，目前我国各种单位在运作中所产生的各类档案资料中只有不到10％被以档案的形式保存起来，其余90％的资料则被作为无用的信息而予以废弃，这种状况无疑是对信息的巨大浪费。

而且，就是那些以档案形式保存的各种档案资料，目前也基本上仍以纸张等传统物理形式存在，其总数量达24亿卷，排级长度约7000多公里。

如此巨大的档案资料，在给各种单位带来沉重保管负担的同时，却没有为其管理与决策提供充分的帮助。

由于传统存储形式的限制，目前我国各类档案资料的利用率不足10％。

这种状况根本无法满足各种单位参与市场竞争的需要，事实上，目前我国90％左右的单位都有档案资料电子化管理的迫切需求。

随着计算机技术与网络技术的普及，以及人们对信息管理与利用意识的加强，这种档案信息资料的高管理成本、低利用效率的不合理状况必将成为历史；档案信息资料的电子化管理需求也将成为社会各界关注的焦点。

1.2 电子档案资料管理系统解决的问题一、电子档案资料管理系统的定义：使用户在网络上有效控制其文件、档案和资料的创建、存储、流转和分发的应用软件。

它不仅能够通过扫描、数码摄像等方式对传统物理形式存在的各种信息进行电子转化，而且对新产生的电子档案资料的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对档案资料的实际管理和利用进行实时监控。

二、电子档案资料管理系统的应用对象（一）解决的问题电子档案资料管理系统所针对的核心用户需求是人们对各种类型的档案信息资料进行电子化、网络化集中管理并对其流转过程进行实时的监控，具体包括：1、对大量的档案信息资料进行电子化、网络化集中、有序的管理，提高对档案信息资料的管理水平。

（包括对原始资料的数字化）2、对这些档案信息资料在局域网和互联网络上按照一定的授权机制进行有序的发布，提高对档案信息资料的利用水平。

3、对各种类型电子化档案资料的流转过程进行实时的监控，提高以档案为基础的办公活动的工作效率和效果。

（二）适用的用户类型根据电子档案资料管理系统所针对的用户需求，其适用的用户类型包括：1、有大量文件、档案、资料需要进行集中管理和在网络上进行发布的客户。

例如，企业、工厂、工程设计院（所）以及企业内部的工程设计部门等。

2、以文书档案为中心的对办公自动化处理有迫切需求的单位。

如企业、政府等。

1.3 电子档案管理系统在发达国家的广泛应用电子档案管理。

这—概念来自于西方。

其在西方发达国家的推广历史与应用现状，是衡量我国电子档案管理系统市场前景的重要参照标准，也是在我国推广电子档案管理系统的良好借鉴．根据国际电子档案委员会1996年前后提交给国际档案理事会的有关报告，电子档案管理在以美国为代表的西方发达国家已经得到了极为广泛的应用。

在美国，90％以上的单位已经实现了传统档案信息资料的电子化转化，基本完成了信息化建设的第一步基础工作——信息管理的基础建设，并正在考虑如何在这些丰富的电子化档案资料的基础上做更深层次的信息挖掘，为决策提供可靠的依据，更有些单位已经开始考虑在利用好这些成文的信息资料的同时，进一步挖掘和利用存在于员工头脑中知识，逐步向人类信息管理的理想状态——知识管理迈进。

以往，公司的经理人员一般要用80％时间来收集信息，20％时间用于决策；现在，有了这些丰富的电子化信息资料做基础，其收集资料的时间被缩短为20%，其余80%的时间则用于决策。

凭借这一良好的信息建设基础。

美国许多单位的员工可以随时、随地获得完成其工作所需要的信息资料，其个人潜力的发挥再也不需要受到信息资料缺乏的限制，无纸化办公、移动办公、客户关系管理、知识管理等先进的模式有了其坚实的基础；员工的工作地点也不再局限于办公室，在家上班成为越来越普遍的现象：据资料介绍，美国1995年已有1200万人全天在家中上班，5400万人部分在家里工作。

1.4 清华紫光电子档案管理解决方案1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程在使用“清华紫光电子档案管理系统”之前，单位档案管理流程，如[图1.1]。

手工管理档案的主要缺点是：1、检索工具少，无法提供高效、快速的利用；2、比较繁锁，无法对各种信息进行综合利用；3、重复性工作比较多，工作效率较低，无法满足单位对信息化建设的需求；4、手写目录不规范；5、查档受空间限制，必须到档案室才可查阅；6、查档受时间限制，比许在工作时间才可查阅；7、查档过程复杂，查找时间长，查准率、查全率不高；8、档案在查阅过程中，丢失、损坏现象严重；9、无法多人同时利用档案，重复利用率低。

在使用“清华紫光电子档案管理系统”后，档案室和各处室人员有了良好的接口，使数据在在各个处室直接流入档案系统，由档案系统加工整理的数据再次呈现给各部门，实现数据充分利用，如[图2]。

用清华紫光电子档案系统管理档案的主要特点是：1、检索工具多，检索方式齐全，检索速度快；2、机编目录更加规范化、标准化，广度与深度都比手工大有提高；3、可以是档案数据做到一次输入多次使用，提高了工作效率；4、自动统计速度快、提供信息及时准确；5、检索不受时间、空间的限制，可以在权限范围内随时随地查询；6、网络化、电子化管理有效地保护了实体档案，减少了档案的丢失、损坏现象的发生。

1.4.2高效、完整的电子档案管理解决方案清华电子档案管理系统高效、完整的解决人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理并对其流转过程进行实时的监控的用户需求，具体包括：(一)、加强管理，使各项工作简单化、规范化、实用化面对大量的文书文件、科技文件及其他原始资料文件存在的管理成本高，纸介质易损坏，无法实现充分共享，利用效率低等问题。

通过扫描、摄相、导入等多种方式进行电子化，并集中、有序的将其存储于服务器中，提高对档案信息资料的管理水平。

公文和档案的数据规范化，符合相关国家标准，并且可以重复输出和利用。

计算机管理速度快、项目全，提供信息及时、准确，输出的报表灵活多样，可以满足各种不同的需求。

(二)、提供安全、及时、准确、全面的信息服务对电子档案信息资料在局域网和互联网络上按照一定的授权机制进行有序的发布，简单、方便的运用浏览器进行查询，实现内部信息共享，提高对档案信息资料的利用水平。

(三)、合理授权对不同的权属人员采取不同的授权。

比如内部办公人员、地方隶属机构、社会公众，需要各自不同的授权。

由于采用了严密的授权机制，使各种授权到位而不越位。

(四)、内嵌一套紧密集成的信息安全机制，为整个系统的安全运作提供有效保证。

第二章 清华紫光电子档案管理软硬件系统组成本系统硬件及软件系统组成如下图所示：文件管理工作组Web 管理组数据库 管理组File Server Web Server Database Server海量存储设备 电子数据仓库HTTP 、TCP 协议 ODBC 32源驱动(TCP 数据流响 (UDP 数据报请求应PB 、VC 底层 以太网络环境 ---PB 底层网络功能)网络功能实现) (100M)2.1 硬件系统的组成(一) 系统数据维护部门T HAMS 查询端办公自动化组打印机或绘图仪光盘主要负责档案信息的录入、档案原件的扫描输入，日常的档案管理和档案查询、打印。

网络的日常维护，以及数据库的维护及备份。

（一般由档案室和计算中心完成）需配置的硬件：1、输入设备1） 根据档案情况，需配置一台A0幅面工程扫描仪，用于大幅面图纸的扫描输入。

2） 可选A4扫描仪一台，用于档案、文件的扫描录入。

2、输出设备1） 需配A0喷墨绘图仪一台，用于大幅面图纸的打印输出。

2） 配置A4打印机一台，用于档案或文件等档案及目录的打印输出。

3、存储设备1） 配置光盘刻录机一台，用于将永久性档案刻录到只读光盘上。

2） 光盘库或磁盘阵列是大容量、安全性高的存储设备，可以解决大数据量的存储问题。

4、需配置网络服务器和计算机1）服务器一台，用于提供整个网络服务及管理，与存储设备相连， CPU 应为P Ⅳ或更高，内存为512M或更高，硬盘为36G或更高，并须配备高速网卡。

若查询节点很多或数据量很大则应视单位情况配置高档服务器。

为确保更高层次的数据安全性，可选择双机备份、磁盘阵列或磁盘镜像等存储设备。

运行环境为中文Windows2000 Server 或Windows2003 Server或以上，后台网络数据库为Microsoft SQL Server 2000或Oracle9i等。

2）档案管理用机一台或若干台，用于完成日常的档案管理工作，如档案数据库的建立和录入、用户管理和日常的档案管理工作，所操作的数据（例如：扫描的图纸和录入的档案条目）全部存于服务器或与其所连的存储设备上。

并可直接连接扫描仪，用于图档、文档的扫描录入，上述机器基本配置要求为：PIII档次或更高，内存128M或更高。

运行环境为Microsoft Windows 98或以上。

（二）利用部门可以是领导、办公室、总工办、机关各处室及需要查阅档案的其它业务部门。

只要在网络上，均可通过网络对档案部门的档案数据库进行有权限的基于WEB的检索和查询（通过通用浏览器，如IE，无需安装客户端程序）。

并可通过本机查阅扫描原件及打印输出。

上述查询用机基本配置要求为：PIII档次或更高。

内存128M或更高。

运行环境为中文Windows 98或以上。

2.2 软件系统的组成（一）管理端软件软件系统的用户管理和权限设置，电子文件的存储和管理，查借阅的登记管理，赋权设置等管理工作。

（二）客户端软件主要负责档案信息的录入、档案原件的扫描输入，日常的档案管理和档案查询、打印，及数据库的维护及备份。