物资设备采购管理办法为保证物资设备采购、规范、有序、受控、责权清晰、为工程提供质量优越、价格合理、杜绝浪费、降低项目工程成本，特制定物资设备采购管理办法。

一、物资设备的采购计划管理计划管理是保证物资采购工作有序进行的前提和基础。

项目部应和公司经营部密切配合，加强物资计划管理，提高计划的及时性和准确性。

（一）各项目部应于施工准备阶段按单位工程编制工程总控台账。

如因设计文件不全，按单位工程编制有困难的，也可按分部或分项工程编制。

施工任务发生变化或设计变更，引起需用物资的品种、规格、数量发生变化的，应及时提报追加（核减）计划。

工程总控台账经项目经理审核批准后交公司经营部。

项目部在施工图纸拿到后应在15个工作日内，通过图纸会审将分部、分项及单位工程的材料需用量统计汇总形成分部、分项材料台帐和工程总控台帐。

总控台账中应包括物资设备的具体数量、规格型号、计划进场时间。

（二）项目部应根据生产作业计划，按单位工程编制阶段性物资需用计划。

物资需用计划中构成建筑安装实体的物资，其开累数量不得超过总控台账数量。

物资需用计划经项目总工、项目经理批准后交公司经营部。

1、季度物资需用计划的编制要求是：跨季度施工的应提前10天编制季度物资需用计划，范围包括构成建筑安装实体的物资和周转料。

2、月度物资需用计划的编制要求是：月度物资需用计划应于上月的25日提交公司经营部，范围包括构成建筑安装实体的物资、周转料。

（三）物资申请计划的编制1、按照工程承包合同，应由建设单位（甲方）供应的物资，项目部物资部门根据甲方要求，向甲方或甲方指定的供应机构提报物资申请计划。

物资申请计划的编制要求和报送时间按建设单位的要求办理。

2、实行集中采购的物资，项目部应编制物资申请计划上报至公司经营部。

物资申请计划由项目物资部门编制，项目经理批准。

物资申请计划的提报时间应尽量提前，以便为公司物资设备组织招标、订货、发运留有充足的时间，料源充足的一般物资应提前10天以上，大型、专用物资至少应提前25天。

3、经营部根据项目总控台账、物资需用计划和库存情况按月编制物资采购计划。

物资采购计划经公司工程部核实、公司分管领导及总经理批准后实施。

二、物资设备采购管理（一）物资采购应遵守的原则1、公司内调剂的原则。

在质量合格、价格合理、交货期有保证的条件下，公司内能调拨调剂的物资，公司内调拨调剂使用，禁止重复采购。

2、“六比”原则。

物资采购实行“六比”即：比质、比价、比运距、比信誉、比交货期、比付款方式。

3、公司经营部根据项目部提出的物资需用计划确定采购方式（招标采购、询价采购、指定供应商谈判采购、网上采购等)。

对于材料、设备金额达到15万以上含15万，必须采用招标方式进行采购；对于时间限制、业主指定唯一供应商等采用询价或指定供应商谈判方式进行采购；对于15万以下的可采用询价、指定供应商谈判、网上购买等方式进行采购；杜绝化整为零的方式进行采购，一经发现严肃处理。

4、询价采购由项目物资部询价，被询价的物资设备供应商不能少于3家，询价不仅包括价格还包括付款方式、技术要求、交货期等。

项目物资部通过对各被询价的物资设备供应商的价格、付款方式等进行综合对比分析，选择性价比最优的物资设备供应商拟定合同报公司经营部、公司总经理会签审批。

5、指定供应商谈判采购由项目部推荐，谈判过程应由公司经营部、公司工程部、公司综合部、项目部共同实施。

6、网上采购由项目部报报公司经营部审批后进行购买。

7、对于零星的五金杂料，由项目部报公司经营部审批后进行购买。

（二）招标采购的原则1、原则上应实行公开招标采购，不具备公开招标采购条件的实行议标或竞争性谈判采购。

在保证物资满足质量要求的前提下，千方百计降低物资的购买价格和运输费用，认真进行物资采购成本比较和性价比分析，大力推行公开招标采购，具备如下条件的应进行公开招标采购：（1）形成了一定批量且数量明确；（2）该物资处于买方市场；（3）非急用料；2、公开招标采购由公司经营部直接管理，外协招标公司实施，工程部提供需招标的物资设备清单，清单包括物资设备的具体数量、规格型号，工程部对提供的物资设备清单的准确性、完整性负责。

招标文件由外协招标公司编制，招投标全过程如：开标、评标、定标、签订合同等都由公司经营部负责。

招标公告必须在安徽安东投资控股集团有限公司官网上进行公示。

3、议标或竞争性谈判采购由集团法务部、集团造价部、公司经营部、公司工程部、公司综合部与项目部共同参与，对于被邀请的供应商，项目部有推荐的权利，经公司经营部审核通过后方可邀请其进行投标。

在满足产品技术规范的基础上尽量压低价格，确保公司利益。

三、采购合同签订及管理（一）采购物资必须与供应商订立合同，除即时清结的零星物资采购以外都要签订书面合同。

物资采购合同或协议应格式规范，内容具体，条款清晰明确，符合国家政策、法律及《合同法》的有关规定。

一般应具有如下内容：物资名称、规格、型号、材质、验收标准、数量、单价、金额、包装方法、交货时间、交货地点、运输方式、结算方式、违约责任、纠纷处理等。

书面物资采购正式合同要按照公司的合同版本拟定，项目部评审后上报公司经营部、公司总经理审核。

（二）合同或协议在签订后5日内，报公司经营部备案。

（三）确因市场波动引起价格变化的，项目部要及时签订有关合同、补充协议或更换合格供方。

（四）项目部应建立《合同台帐》四、物资设备验收、发放及保管（一）物资验收1、物资到达项目现场后，项目物资部必须对数量、质量、附带资料进行验收，并对验收过程进行记录。

（二）物资保管1、所有入库物资都必须与收料单核对，以验证是否与单据相符。

2、库管人员对所管的物资必须按照“六查”内容：查数量、质量、保管方法、计量工具、安全、技术要求。

坚持先进先出，交旧领新制度。

3、出库手续要齐全，物资账目清楚，必须做到物资收、发、存动态记录完整及准确。

以收料单、发料单、调拨单等业务单据为凭证。

（三）材料发放流程1、基础台账的建立：根据项目总控台账进行分施工班组或使用部位编制主要材料限（定）额供应台账。

2、材料发放流程：施工班组领用材料时→核对是否超额→未超额时，按计划分批、分次发放→填制“发料单”→班组签字。

“发料单”一式三份，物资部、财务部、施工班组各一份。

如施工班组为外部劳务队伍，第一次领料时应提供“领料授权书”及劳务合同复印件。

项目部每月月末根据“发料单”编制一份劳务队伍材料领用汇总表。

可作为扣款凭证。

（四）主要物资管理1、大堆料原则上实行过磅验收，项目部上无地磅可以实行抽查过磅形式进行核量。

2、大堆料收方过磅必须有两人或两人以上共同验收。

同时每月必须做好大堆料的统计及领用工作。

3、混凝土、钢筋等大宗物资做好规格、数量、使用部位、领用班组等登记统计台账。

给后期项目盈亏分析留下佐证资料。

4、项目的主要物资核算要坚持“月核算、季分析、项目结束前总结”的原则（五）月末盘点1、各项目部必须每月末25日前进行物资盘点工作，项目经理及盘点人员签字后上交公司经营部备案。

五、奖惩（一）材料申请计划、采购计划未及时上报公司经营部季度考核扣5分。

（二）材料进货明细表、发放记录、动态表及各种材料原始凭证不全季度考核扣5分。

（三）材料合同有但未走审批流程扣3分，先采购、后补合同的扣5分。

合同签订后未交公司留存扣1分。

（四）未建立物资暂估表季度考核扣3分。

（五）项目部应该对所做的每个工程主要材料做好量差、价差分析表，缺量差分析报告的扣3分。

（六）机械设备无进场验收记录、保养记录、修理记录表扣3分。

（七）机械设备租赁未报公司审批，先租赁后补合同扣5分。

（八）未建立租赁设备结算、付款、欠款台账扣3分。

（九）未建立合格供方名录并进行有序评定的扣3分。

（十）以上各项工作及时规范的，季度考核加30分。

（十一）公司经营部和项目部在物资采购过程中，平行寻找供应商，商谈确定物资最低价（同等质量）；差额部分予以相关部门奖励如下：1、如经营部最终采购总价低于项目部询价金额，并低于市场价，则差额10%的予以经营部作为奖励基金。

2、如经营部最终采购总价低于项目部询价金额，并低于市场价，则差额5%的予以项目部作为奖励基金。

五、附则公司所属分公司及项目部根据本办法结合本项目的实际，建立健全物资管理实施细则，确保本办法的贯彻落实。

本办法解释权在公司经营部。

本办法自2019年8月1日起执行。

XXXXX有限公司XXXX年XX月XX日附件:工程名称/部门物资总控台账注：1、项目图纸拿到后10个工作日上报公司经营部；2、本表适用于新开工项目。

物资需用计划表年月工程名称：注：每月25日上报下月物资需用计划XXX项目部物资暂估表注：本表作为项目部日常工作，每月不定期抽查，发票签字时，将表格传至公司经营部，作为发票签字的依据。

（××单位名称）采购台帐注：每月25日上报公司经营部2019年度合格供应商名录日期：年月日批准：审核：编制：注：每季度末25日上传公司经营部。