目录第6章档案管理措施及保证措施 ............................................ 6-1 6.1档案管理方案概述................................................... 6-16.1.1 总包档案管理措施 .............................................. 6-16.1.2 档案管理保证措施 .............................................. 6-16.1.3 档案的日常收集和查阅............................................ 6-2 6.2文件信息管理....................................................... 6-26.2.1 文件信息管理目标................................................ 6-26.2.2 文件信息流动模型................................................ 6-26.2.3 文件处理办法.................................................... 6-2 6.3竣工档案管理....................................................... 6-36.3.1 竣工验收组织及移交.............................................. 6-36.3.2 竣工档案管理.................................................... 6-4 6.4竣工培训和操作、维修手册............................................ 6-66.4.1 竣工培训........................................................ 6-66.4.2 用户操作及维修手册.............................................. 6-6 6.5竣工备案........................................................... 6-76.5.1 工程档案预验收.................................................. 6-76.5.2 竣工验收备案.................................................... 6-7第6章 档案管理措施及保证措施6.1 档案管理方案概述工程档案是工程建设和工程竣工交付使用的必备条件，也是对工程进行检查、验收、管理、使用和维护的依据。

档案的形成与工程质量有着密不可分的关系，根据本工程所确立整体工程“鲁班奖”的质量目标，其档案将更加严格和规范。

在档案的组织协调管理工作中，总包单位将严格遵照大连市建委、监督站、大连市城市档案馆的规定以及国标系列工程质量检验评定标准的要求，认真做好过程资料的收集和整理，确保资料与工程做到“真实、同步、全面、完整”。

6.1.1 总包档案管理措施1 根据招标文件要求和项目实行总承包管理的需要，总包单位在施工档案的协调管理中，负责汇总整理各专业分包单位编制的全部施工档案资料，规定总包单位档案资料管理职责，明确档案管理办法和奖罚条例。

2 总包单位设档案室，并配置专职档案管理员，负责档案的收集、整理，总包项目总工程师负责监控、督促各分包单位的资料收集、整理工作，并协助业主做好工程后期的竣工验收和备案。

3 总包单位负责竣工档案资料组织管理体系的建设，统一竣工资料的格式和形式，明确竣工资料和竣工图的技术标准和要求，明确各专业分包单位资料管理责任制度和责任人。

档案管理组织体系见图6.1.1-1所示。

图6.1.1-1 总包档案管理组织体系图6.1.2 档案管理保证措施为保证工程资料与工程做到“真实、同步、全面、完整”，总包单位将严格遵照按照大连市建委、监督站、大连市城市档案馆的规定以及国标系列工程质量检验评定标准的要求，认真做好过程资料的收集和整理，具体保证措施和相关责任人见表6.1.1-1所示。

序号施工阶段保 证 措 施相关责任人1施工准备阶段1）施工总承包项目经理部设置档案室，配备专职档案管理员,统一收集资料和提供资料查阅服务，全面负责各专业分包单位的施工资料收集、报审和分类组卷工作。

2）总包单位进行档案组织协调管理体系的建设，编制《大连国际会议中心工程施工总承包档案管理规定》，确定竣工资料的格式和形式，统一竣工资料和竣工图的技术标准和要求，明确各专业分包单位资料管理责任制度和责任人以及管理办法，并制定相应奖惩条例。

总承包项目总工（周光毅） 总包档案管理员 （卢兴萍） 2施工阶段1） 严格执行自查制度。

根据工程进展需要，总包单位将分阶 段、定期在各专业分包对档案自查的基础上进行内部检查，内部资料检查由总包单位项目总工和各专业分包单位技术负责人共同负责，组织总分包双方工程、技术、材料部门主要责任人，对所有施工技术资料、质量保证资料、各专业分包单位资料进行全面检查，出现问题及时整改。

工程在进行分段验收及竣工验收前，由总包单位的总工程师组织审查。

2） 确保资料真实、同步、全面、完整。

施工过程中，总包单位将协调和督促各专业分包单位，将有关技术资料随工程进度及时提交给总承包单位。

工程施工技术资料应随施工进度及时整理，按专业系统归类，认真进行填写，做到字迹清楚，项目齐全，记录准确、真实，且无未了事项，所有技术资料必须由各专业分包单位技术负责人审核。

3）定期总结制度。

总包单位每月组织召开档案管理专题会，根据平时和自检过程中发现的问题进行总结讨论，并拿出解决办法，尽快进行整改。

总承包项目总工 （周光毅） 分包技术负责人 总包档案管理员 （卢兴萍） 3竣工验收阶段1）为了保证竣工资料的完整、准确、系统、齐全，平时必须注重加强资料的日常管理和后期整理，切实做到 “三同步”，即：工程立项开工与竣工资料收集同步、工程施工过程与竣工资料形成同步、工程完工验收与合同竣工资料验收同步。

2）在工程临近竣工收尾阶段，由总承包项目总工牵头成立竣工档案整理小组，明确各成员的责任分工，专门负责竣工资料总承包项目总工 （周光毅） 分包技术负责人 总包档案管理员 （卢兴萍） 各分包单位总包相关部门总包项目总工：周光毅业主、监理、设计和各政府部门总包项目经理：刘进贵总包档案室：卢兴萍序号施工阶段保证措施相关责任人的后期整理工作。

3）严把竣工验收关，对各分包单位编制的竣工图、文字资料、试验报告进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签字是否完备，组卷排列是否合理等等，指导各专业施工单位整理工程资料，使其满足评优申报和档案接收要求。

4）对整理装订成册的竣工资料编制总目录，并在每页的下方统一编号，以便查找；对记录、反映施工过程的一些影像资料、照片等刻盘备份。

6.1.3 档案的日常收集和查阅1 档案管理员统一收集资料和提供资料查阅服务，全面负责各专业分包单位的施工资料收集、报审和分类组卷工作。

2 利用档案管理系统实现对整个项目建设过程中各类档案的综合管理，由于项目管理过程中所涉及的业务内容繁杂，所形成的档案庞大，系统采用分类归档查询的方法。

3 对于在业务管理子系统(如质量管理、安全管理、资金管理、进度管理、材料设备管理等)中，形成的资料将直接进行查询，其他类型的资料在此处直接管理，包括档案台帐的建立、内容的录入、执行情况的跟踪等。

4 施工过程中，各专业分包单位需进行相关资料查阅的，总承包单位档案室负责提供相关的资料查阅服务。

6.2 文件信息管理针对于本工程总承包管理中施工环节多、涉及面广的特点，我局严格按照GBT/19001标准，参照我局以往工程总承包管理的成功经验，设计一套科学、高效的文件信息管理系统。

6.2.1 文件信息管理目标1 文件信息管理是现代管理制度中的重要一环，信息处理工作的规范化、制度化、科学化，将大大提高信息处理的效率和质量；同时，科学有效的信息处理系统，也将能够很好的保障信息在管理运作过程中的顺畅与安全。

2 本工程的文件信息管理目标为：安全、准确、顺畅、高效，具体见表6.2.1-1所示。

序号管理目标具体内容1 安全指信息传播流动的安全；通过一系列的软、硬件措施及严格的规程、制度等，保证信息发送、流通、接收各个环节的安全。

2 准确指信息发送、传递、接收，各个环节交接准确；通过一定的核查程序避免信息误发、误传，造成不良影响。

3 顺畅指信息传播顺畅，信息更新及时、到位。

4 高效指信息的发送、传递、接收简洁有效，运转稳定。

6.2.2 文件信息流动模型依据总承包管理模式，文件信息流动如下：1 首先，大量的信息流动发生在业主、总承包单位、设计单位和监理单位之间。

2 其次，更多的信息流发生在总承包单位与各专业分包单位之间、各专业分包单位相互之间。

6.2.3 文件处理办法1 文件分类标准1) 按照内容划分，文件可分为两大类：行政文件与技术文件。

2) 按照层次划分，文件可分为决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、指令、函、工作联系单、会议纪要、图纸与技术文档等。

2 文件管理流程本工程规模大，相应的文件信息流通频繁，为保证工程正常进展，必须保证文件信息迅速传递至相关单位和人员，具体流程见图6.2.3-1所示。

3 文件格式为保证文件的可追溯性，便于查阅和管理，施工总承包单位将对文件中使用的字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报、抄送单位等部份组成，做统一格式规定，并进行有序统一编号。

6.3 竣工档案管理 6.3.1 竣工验收组织及移交1 竣工验收组织总承包单位须按以下规范计划其进度及进行施工；1） 符合合同及国家规范的要求，满足主管部门对竣工验收的要求； 2） 按合同、图纸及业主发出的对合同图纸的修改；3） 妥善填写及整理一切检查/检验报告，及其它一切作为竣工资料一部分的所有文件，报告等；4） 尽一切努力令业主可在适当时间提前向有关行政主管部门申请竣工。

我局将严格履行投标承诺，负责本工程项目竣工验收，并按有关规定办理工程项目移交。

工程竣工验收建立在检验批、分项工程、分部工程、单位工程验收的基础之上，其程序如图6.3.1-1所示。