工程和采购类合同管理流程

3.工作程序

3.1合同示范文本标准化、合同办理

3.1.1招采部组织合同示范文本的编制、更新与管理。合同示范文本报

批程序：招采部组织职能部门编写合同示范文本后，交付法务审核，由副总经理、总经理审批。批准后的合同示范文本各部门应予执行。

3.1.2若签订使用的合同示范文本需要修改，招采部根据供应商选择过

程中双方约定的资料，进行合同的洽谈；由招采部组织需求部门及法务人员会签，提交至副总经理、总经理审批。

3.1.3若签订合同无须修改，则由招采部组织需求部门及法务人员会签，

提交至副总经理、总经理审批。

3.1.4合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次

序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。

3.1.5各部门合同审核的重点

3.1.5.1 各部门审核重点如下：

3.1.5.2在合同签批过程中，若各部门对合同条款的理解分歧比较大，招

采部根据实际情况组织对合同进行会议评审，评审后的合同经审批后确定为定稿合同。

3.1.6合同签署和盖章：

1)合同原则上由对方先签字盖章（合同原件我方不低于四份）。

2)合同须完成公司最终审批由招采部申请用印盖章。最终签字、盖章的合同

文本要求：应与审批文稿一致；会签、审批中全部调整意见修改完毕并经副总经理、总经理确认。

3.1.7合同存档、备案与上传

3.1.7.1合同编号及备案：合同编号的编制时间节点是签订合同主体公司盖

章之后一个工作日内，合同主办部门的相关人员持相关材料到招采部，由招采部对合同进行存档备案一份原件，其他合同原件由合同主办部门的相关人员根据相关部门的需求，分送各相关部门。

备案资料包括：招标文件审批表、招标文件、开标记录、合同谈判记录、合同签批表、未招标审批表、中标人投标文件、合同原件等相关资料。

3.1.7.2 合同存档时须注明：工程类、非工程类-项目名称-合同名称-成本科目-专业名称-合同编号。

3.1.7.3 合同台账：招采部负责合同台账，每月进行更新。

3.2合同的执行与反馈

3.2.1合同执行：合同执行部门负责按合同条款执行,招采部进行监督。

招采部每月收集各部门（项目公司）合同执行中与合同管理相关的问题，汇总分析检查出的相关问题，改进合同的管理。

3.2.2合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量等

方面的事宜决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件的，如以公司名义发

出时，应以法律规定的有效方式发送，并要求对方工作人员签收并保留发出的凭证，如对方拒收应立即改为特快专递方式重发，填写邮政特快专递时在备注中写明函件

的简要内容，并将发送凭证报部门内勤存档；如接收对方文件时，则应为文本原件

并有对方的签字盖章确认。

3.3合同变更、解除和违约处理

3.3.1合同变更与解除：

1)合同解除及变更必须采用书面形式，区分不同情况按下列规定审批。

a)解除合同，变更合同范围、付款条件、工期、质量标准、计价和结算违约

责任等内容的，应采用补充协议的形式，参照3.1合同起草和审批的相关规定审批。

b)工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更，按【设计变更

管理流程】或【现场签证管理流程】的规定执行。

2)合同变更或解除后合同执行部门应在一周内完成修改、存档和通知。各部

门应对原合同文本进行标识，以免错误地执行原合同。

3.3.2合同违约处理：

1)合同违约金处罚程序：合同执行部门填写《合同违约处理会签单》提出处

理建议并附原合同，招采部、成本部、财务管理部等部门会签，副总经理、总经理审批；工程合同违约索赔和材料设备合同违约索赔由合同签订主体负责索赔。

2)经协调无效需使用法律手段的程序：合同执行部门填写《法律途径解决申

请单》提出建议并附原合同，法务审核后，副总经理、总经理审批。合同执行部门和相关部门协助法务人员执行。

4.相关记录