电子文件归档管理制度为了加强对电子文件的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国家行政机关公文处理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》，制定本制度。

本制度所称的电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

本社区的电子文件指定有关部门或专人负责本社区的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

一、收集要参照本社区《文件材料归档与不归档范围》的要求，保证本社区所产生的、散存于各计算机及各存储载体中的应归档电子文件全部归档；要保证每一份电子文件的内容信息完整归档，当一个电子文件的内容信息由多个电子文件或数据链接组合而成时，链接的电子文件或数据须一并归档，并保证链接路径与其存储位臵一致；对文字型电子文件格式或矢量图形格式等的电子文件中，存有动态链接信息，不能保证电子文件信息的完整性的，应采取将其转换为位图图像文件，使动态信息固化于图像文件中。

保证电子文件的真实性、完整性和有效性。

二、移交（一）范围电子文件的移交范围参照纸质文件的有关规定执行，并可根据电子文件的利用价值适当放宽。

即凡是反映本社区公务活动，具有查考利用价值，主要包括文字、图像、视频、音频等类型的电子文件均须移交档案室集中保存。

（二）时间、形式各部门形成的电子文件，一般应在办理完毕后，在成文后一个月内，以光盘、电子邮件（数据包）等其他载体形式向综合档案室移交。

归档电子公文的移交形式可以是交换双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

（三）质量要求本社区在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

（四）份数和手续以光盘形式移交电子文件的电子文件光盘应为一式3套（封存保管、查阅使用、异地保存各一套）；交接部门应对照《归档电子文件移交、接收登记表》对电子文件进行清点、核对、检验，确认无误后，由办理交接的相关人员在登记表上签字、盖章，登记表由交、接部门各存一份。

以电子邮件形式移交电子文件的，移交部门须将发送邮件的情况填入《发送电子邮件数据登记表》。

三、归档（一）鉴定参照国家、本系统、本机关制定的《文件材料保管期限表》有关纸质文件的归档范围进行划定保管期限，准确判定每一份或每一组电子文件的价值，分别定为永久、长期、短期保管的电子文件。

（二）分类根据《广东省文件材料归档方法改革方案》的要求，对同一全宗内的电子文件按照“年度——机构——保管期限”的方法，以件为单位进行分类。

（三）合理组织光盘、数据包以光盘形式移交的电子文件，要根据电子文件的数量及光盘容量合理组织，尽量将年度、保管期限、机构相同的电子文件组织在同一张盘片中，以一次性写入的方式存储到耐久性好的光盘上，禁止使用劣质一次写光盘刻录归档电子文件。

（四）编制目录及有关标识1、编制光盘号。

2、编制《电子公文目录》。

3、编制载体基本情况说明文件。

4、编制载体标签。

四、保管要求归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：（1）归档载体应作防写处理。

避免擦、划、触摸记录涂层。

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

（4）环境温度选定范围：17℃-20℃；相对温度选定范围：35%-45%。

五、利用归档电子文件的封存载体不应外借。

未经批准任何单位或个人不允许擅自复制电子文件。

利用时应使用拷贝件。

利用时应遵守保密规定。

对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

六、鉴定销毁归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。

属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

档案室工作制度一、严格执行《档案法》及其实施方法，认真贯彻、落实上级行政机关有关档案管理的规定。

同时，按照《档案法》要求，做好档案的保密工作。

二、集中统一管理本社区各种门类和载体的档案，努力丰富室藏量。

健全各种检索工具，积极开展档案的利用工作，为管理社区各项工作服务。

三、负责指导和督促检查各部门，做好各种文件材料的搜集、整理、立卷归档工作，按时统计，逐步开展编研工作。

四、完善档案工作制度，使档案管理工作有章可循，逐步向标准化、科学化、现代化过度。

五、积极开展防火、防尘、防强光、防潮、防盗、防高温、防虫鼠等“七防”工作，努力做到“以防为主，防治结合”，对所保管的档案定期进行鉴定、销毁工作和向上级主管部门汇报本档案室工作开展情况。

档案保管制度一、档案管理人员按照规定对归档的文件材料做好分类、编号、登记、保管工作，存放整齐，统一编号，科学排列，查找方便。

二、建立安全的档案库房，做好“七防”工作（防火、防尘、防强光、防潮、防盗、防高温、防虫鼠），采取措施控制库房温湿度(温度18℃-24℃，相对湿度45—60%）。

三、档案库房柜架应整齐排列，案卷做到分门别类排放。

档案上柜应按从上到下，从左到右排列。

四、新接收的档案资料进库前应进行除尘消毒处理，保障档案无发霉、无虫蛀、无破损、无丢失，对破损和褪色的档案，要及时裱制和复制。

五、室藏档案要定期检查核对，实物相符，确保档案安全保护，定期检查借出档案，及时追还。

六、建立档案统计制度，做好档案收入、移出登记，每年的档案统计工作。

档案保密制度一、按照《中华人民共和国保密法》的有关规定和要求，必须加强保密工作的领导，列入领导议事日程，努力提高人们的档案保密意识，维护档案的完整与安全。

二、保守党和国家的机密是每个档案员和利用档案人员的职责，必须严格遵守。

三、对保密文件应设专柜保管，专人兼管，需要利用时要经过主管领导同意，不得擅自复印、摘录。

四、阅读“三密”（机密、秘密、绝密）文件者必须做到：1、到外地参观不准携带。

2、探亲访友不准携带。

3、回家不准携带。

4、“三密”档案必须在指定的地方查阅。

五、“三密”档案管理者必须做到：1、不准在非保密地方记录密件。

2、不准在私人通讯中涉及“三密”内容。

3、不准在公共场所及亲友面前谈机密。

六、落实库房防火、防盗、防破坏等措施，定期进行保密检查，出现问题应向有关部门和领导报告，查明原因，堵塞漏洞，视情节轻重作出处理。

档案借阅和利用制度一、查借阅档案，必须按规定履行登记和归还时办理注销手续，接受档案管理人员的监督指导，服从档案管理人员安排。

二、查借阅业务范围内的档案需经分管线领导同意，查阅非业务范围内的档案材料，须经主管领导批准后方能查借阅。

三、档案一般在档案室内查阅，原则上不外借，确实需要外借的须经主管领导批准，外借期一般不超过15天。

四、借阅人员未经主管领导和档案管理员同意，不得擅自摘录、翻印、复制文档。

不得在档案原件上画线、圈点、涂改等。

五、借阅人员要严守党和国家机密，遵守保密守则，不得将档案材料转借他人，不得公布和泄漏档案材料内容。

六、借阅人员归还档案时，档案管理员必须认真检查，核对卷页，当面签名注销。

七、借阅人员应主动向综合档案室提供利用效果，及时反馈利用情况。

八、凡违反借阅规定造成档案损失者，按《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的有关条款予以处理。

档案鉴定、销毁制度一、档案的鉴定工作应由社区的档案鉴定小组进行，其任务是：以档案的保管期限为依据进行鉴定工作，对超过保管期限或确无保存价值的档案提出具体的存毁意见。

二、鉴定小组鉴定一时难于判断存毁的档案材料，应存放在专柜内，保存3至5年，经考证，既无人查阅，又无保存价值的再办理销毁手续。

三、档案经过鉴定后，根据鉴定小组意见，拟写销毁报告，填写销毁清册和必要的文字说明，经上级主管、社区领导批准后，由鉴定小组指定地方销毁。

销毁时必须有两人以上监督销毁，并在销毁清册上签名，销毁清单交档案室保存。

四、未经鉴定小组和主管领导批准，任何人不得擅自销毁档案。

档案室库房管理制度档案资料是国家的宝贵财富，为确保档案资料的完整和安全，必须加强科学的管理制度。

一、凡接收进室的档案资料，必须认真核对目录，清点数目。

对进库的档案资料要进行消毒杀菌处理和科学的装箱排列。

二、调阅档案资料要履行审批和登记手续，收回借出档案资料要及时放回原位臵。

三、搞好库藏档案资料的统计工作，要建立台帐，做到及时、准确掌握所保存的档案资料的全宗、目录、案卷数量等详细统计数字。

四、定期对档案资料进行检查，每月抽查一次，一年全面检查一次，定期施放少量防虫药物。

如发现虫害、发霉或其他可能损害档案的情况，要及时报告，并采取挽救措施。

五、做好安全、保密工作。

不允许无关人员进入库房；不得把档案资料的内容向外人泄露；库房内不得存放易燃、易爆物品、食品及其他杂物；不得在库内吸烟；人离库房时要关闭照明电源。

六、加强科学管理，每日对库房的温湿度观察一次，以便掌握好库房通风和密闭的原则，有效地控制库房温湿度。

七、搞好库房内外清洁卫生工作，每周小扫除一次，每季大扫除一次，做到箱柜内外和库内无尘埃。

八、库房的各种设备，包括防火器材要注意保管，经常检查保养，保证真正正常运转，随时可开动使用。

专（兼）职档案员岗位责任制一、专职档案员工作制度1、坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家有关档案工作的指示、规定，认真宣传《档案法》，提高广大干部、群众的社会档案意识。

2、学习业务，努力掌握档案专业知识，不断提高档案工作管理水平，熟识库存档案内容与成分，编制好必要的检索工具。

服从领导安排,热爱本职工作，搞好库房管理、档案借阅、统计等工作。

3、对查阅人员热情接待，并根据查阅人员需要，及时提供检索工具和协助查找。

4、督促和检查各部门按规定做好文件材料的收集、积累、整理、立卷移交工作。

按照分类方法分门别类归档立卷、编目、上架，使库内全部档案与资料有目可查。

二、兼职档案员工作职责1、热爱本职工作，熟悉本部门业务，积极配合档案室做好各类档案管理工作。

2、负责本部门文件材料的收集、积累、整理工作，按要求应归档的及时整理并移交综合档案室集中统一保管。

三、奖惩对专兼职档案员在本职工作中做出显著成绩的，根据《档案法》第九条和本地区、本单位的有关规定给予适当奖励，对工作失职的档案工作人员应根据《广东省档案违法行为处理办法》的有关规定进行处理。