哈尔滨工业大学基本建设项目档案管理办法--------------------------------------------------------------------------------一、总则1.为了做好基本建设项目档案工作，充分发挥档案在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据有关法律法规的规定，结合我校基本建设工作的具体情况，制定本办法。

2.本办法适用于作为学校固定资产的所有基建工程的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案的整理及竣工的档案验收。

3.本规定的编制依据：（1）《中华人民共和国档案法》；（2）《建设工程项目管理规范》（GB/T50326－2001）；（3）《建设工程监理规范》（GB50319－2000）；（4）《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300－2001）（5）国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（6）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）（7）国家档案局、国家计划委员会《国家重点建设项目档案管理登记办法》（8）建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》（9）建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》（10）财政部《基本建设财务管理若干规定》（11）审计署《审计机关对国家建设项目竣工决算审计实施办法》（12）国防科工委《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》4.本办法所称的建设项目档案是指各建设项目从酝酿、决定到建成投产（使用）及维修改造的全过程中形成的应当归档保存的文件材料，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理，调试、生产准备、竣工、试生产（使用）、竣工决算审计、固定资产移交、使用、维修、改造等各项活动中形成的各种文字、图表、声像、数字等各种形式和载体的文件材料。

5.为加强对基建过程文件材料的控制与管理，提高基建档案的完整率，档案工作与基建工作实施“三纳入”、“四同步”的工作原则。

（1）将档案工作纳入学校基建工程建设的规划、计划之中；纳入到基建工程管理的各项规章制度之中；纳入到从事基建工程管理与业务工作人员的岗位责任之中，作为考核其工作业绩的重要指标之一。

（2）下达基建工程建设任务时，要布置档案工作任务；检查基建工程进度或质量时，要检查基建工程文件、记录等的形成、积累情况；验收基建项目（含单项）前先进行基建档案的预验收，档案不合格不进行工程验收；总结基建工程工作(包括对有关人员进行考核)的同时应由学校档案馆出据基建档案齐全完整证明。

二、职责分工基建档案工作是一项系统工程，需要各有关单位密切配合，共同完成。

项目建设过程中，发展规划处、基建处、财务处、审计处、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。

1.发展规划处发展规划处是基建项目申报立项的管理部门，要明确一名领导分工负责基建档案工作，将档案工作纳入基建计划、规划之中，在布置基建工作任务时，提出档案工作的要求，及时将基建项目的立项情况、阶段检查和验收工作通知档案馆。

2.学校办公室学校办公室是上级文件收集、归档的主要部门，在基建档案工作中主要负责基建工程项目部分报批材料的收集、积累、立卷、归档工作。

3.基建处基建处是学校基建工程项目的实施单位，是基建档案工作的主体，要明确一名领导分工负责基建档案工作，并设立专职档案员1~2名。

（1）把档案工作纳入基建工作的各项规章制度之中，纳入到有关人员的岗位责任之中，作为考核其工作业绩的重要指标之一。

（2）在与有关单位签定承包合同时明确提出档案工作的要求,如：◆建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任；可在施工合同或设计合同中明确。

也可单独签订竣工图编制合同．◆由施工单位编制竣工图的．应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数(包括必须套数和主管机关要求套数)．以及因修改增加新图的责任：凡由设计单位编制竣工图的．可单独签订竣工图编制合同．◆施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任．◆监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。

◆施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位必需有一位负责人分管档案工作，并建立与工程档案工作任务相适应的管理机构，配备档案管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案材料。

施工过程中要有能保证资料安全的库房和设备。

◆要求有关单位在工作中要按照归档范围形成和积累相关文件和记录材料，并及时移交学校基建处，项目档案不全不能进行工程验收，不结算余款。

（3）负责自项目准备阶段开始收集积累各阶段文件、记录等材料，并在项目通过竣工验收后将全部材料进行整理立卷，向档案馆归档。

（4）在项目实施过程中，对各分包工程单位档案材料的形成、积累情况进行监督、检查，验收各分包工程档案材料并妥善保管。

（5）复制基建工程使用、维修所必需的竣工图，移交物业和大修科。

（6）接受档案馆的监督和指导，及时通知档案馆参加大型工程项目的竣工验收。

（7）按照归档范围向上级档案部门报送必要的档案材料。

（8）于项目立项后4个月内填写建设项目立档登记表（见本办法附件1），报档案馆。

4．后勤处大修科后勤处大修科是学校房屋维修、改造工程项目的实施单位，工作所形成的档案是基建档案的重要组成部分，是保证档案与实物一致性的关键材料，是今后学校房屋使用、维护的重要依据。

后勤处要明确一名领导分工负责大修项目的档案工作，并在大修科设立兼职档案员一名。

（1）把档案工作纳入大修工作的各项规章制度之中，纳入到有关人员的岗位责任之中，作为考核其工作业绩的重要指标之一。

（2）在与有关单位签定承包合同时明确提出档案工作的要求。

（3）负责自项目准备阶段开始收集积累各阶段文件、记录等材料，并在项目通过验收后将全部材料进行整理立卷，向档案馆归档。

（4）接受档案馆的监督和指导。

（5）于项目立项后4个月内填写建设项目立档登记表（见本办法附件1），报档案馆。

5．财务处负责项目财务档案的积累和立卷归档工作。

6．国有资产处基本建设工程形成固定资产过程及固定资产移交、管理等工作产生的文件、记录等材料的收集、积累和立卷归档；7．审计处负责基建工程项目过程审计、工程竣工结算审核和工程项目财务决算审计等各项审计工作过程形成的文件、记录等材料的收集、积累和立卷归档工作。

8．档案馆学校档案馆是学校基建档案工作的职能部门，全面负责基建档案管理的业务工作：（1）按照国家有关重点建设项目档案管理规定，对已经立项的基建工程项目进行登记管理，并按照要求及时上报有关材料。

（2）根据各基建项目的具体情况，对在建工程项目的文件、记录等材料的形成情况进行检查，发现问题及时督促有关单位解决；（3）抽查外包单项工程档案。

（4）参与工程项目竣工验收前的档案审查。

（5）参加重点工程项目竣工验收工作。

（6）接收各单位归档的材料并进行分类、编号、著录、排架、保管、统计、提供利用和鉴定销毁等工作。

（7）根据基建处等单位填报的重点项目立档登记表，按照《国家重点建设项目档案管理登记办法的要求，分别于项目开工后6个月内、项目档案预验收后1个月内和项目正式竣工验收后1个月内填写有关登记表，上报国防科工委和黑龙江省档案局。

三、基建档案的质量要求基建档案是由项目实施过程中直接形成各种文和记录转化而来的，档案的质量直接取决与文件的质量，因此各有关单位在形成文件和记录时应满足质量要求。

1.文件的总体质量要求（1）字迹清楚，图样清晰。

图表整洁．签字手续完备。

（2）需永久．长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。

（3）凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件．（4）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

（5）录音、录像文件应保证载体的有效性。

（6）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

2.竣工图的编制要求（1）竣工图应完整、准确、清晰、规范．修改到位．真实反映项目竣工验收时的实际情况。

（2）按施工图施工没有变动的．由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

（3）一般性图纸变更及符合杠改或划改耍求的变更。

可在原图上更改．加盖并签署竣工图章。

◆文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制．◆利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

◆无法在图纸上表达清楚的．应在标题栏上方或左边用文字说明。

◆图上各种引出说明应与图框平行．引出线不交叉．不遮盖其他线条。

◆有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的．应在修改变更处进行杠改。

当更改内容较多时，可采用注记说明。

◆新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更．（4）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及圈面变更面积超过35％的。

应重新绘制竣工图．重绘图按原圈编号，末尾加注“竣”宇．或在新图图标内注明“竣工阶段”，并签署竣工图章。

（5）同一建筑物、构筑物重复的标准图．通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明：不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。

（6）建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。

（7）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

(8)所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。

◆竣工图章应包括发包人、承包人、监理人等单位名称、图纸编号、编制人、审核人、负责人、编制时间等项目，要求填写齐全、清楚，不得代签。

◆竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

（9）行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标，竣工图标的内容格式由行业统一规定。

（10）竣工图编制完成后．监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。

（11）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。

（12）竣工图按单位工程、装置或专业编制．并配有详细编制说明和目录．（13）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目。

外方提供的竣工图应由外方签字确认．（14）竣工图应使用新的或干净的施工图．并按要求加盖并签署竣工图章．四、基建档案的形成及收集、积累要求基建档案工作实行全员参与，过程控制，根据文件材料形成特点，按照基建工作过程，由有关单位分别按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时进行收集、积累工作。