浅谈项目管理中的招标采购及合同管理

发表时间：2019-03-01T11:36:54.640Z 来源：《防护工程》2018年第35期作者：王旭

[导读] 本文主要围绕如何做好项目管理中的招标采购以及合同管理工作展开探讨。

中国水利电力物资集团有限公司北京 100040

摘要：随着我国社会与经济的不断发展，建筑行业中的项目管理也随之备受企业重视。招标采购作为项目管理的关键步骤，它始终有着重要的位置，因此实现对项目采购以及合同管理的科学进行势在必行。本文主要围绕如何做好项目管理中的招标采购以及合同管理工作展开探讨。

关键词：招标采购；计划管理；合同管理

中图分类号：F285 文献标识码：A

在全面依法治国的大背景下，我国工程建设项目的管理日趋科学和规范，但与国外先进项目相比，国内相当一部分工程建设项目的管理还较为粗放，计划经济时代留下的一些已经明显落伍的管理思想和做法仍或多或少影响着项目管理的参与者，阻碍了我国工程建设项目领的域科学化、法制化、信息化管理。

目前工程建设项目管理的主要问题之一是前期的科学研究和规划不足，一部分建设单位为了“抓机遇、出业绩、赶进度”，在管理技术和专业人才准备不足的情况下仓促上马项目，将关注点单一集中在进度和费用上，导致工程质量、效益受到影响，甚至在个别领域出现违法、违规的做法。这其中，无策略、无计划的项目采办，是较为突出的问题。所以，在项目启动之前，做好采购模式的选择，并制定切实可行的采办策略，越来越得到建设单位的重视，并在项目实施过程中体现出了重要价值。

1招标采购管理工作中的问题剖析

企业在不断发展的过程中，逐渐由单一项目采购转变为不同项目招标采购、产业链上企业招标采购等模式。然而，在实践中还暴露出如下缺陷和不足：

1.1组织结构与企业长远发展战略不相契合。

企业原有的招标委员会决策机构与长远发展企业战略规划不相契合，在企业综合管理招标项目中显露出滞后性，加之企业采用扁平化组织结构，显露出招标采购人员冗余的现象。

1.2授权管理不清晰。

项目招标采购管理工作流程中，对于招标采购的权利范围、权力大小等方面的管理不够清晰和明确，没有形成制度化的房地产招标采购管理制度体系。同时，对于项目招标采购的监管也明显存在缺失。

1.3项目招标采购管理流程繁琐复杂。

在现有的企业招标采购管理工作中，企业单位、项目负责人、采购管理中心之间缺乏合理有效的协调和配合，显示出房地产招标采购管理流程繁琐复杂的问题。同时，采购人员缺乏一定的自觉性，这就存在资源浪费、效率低下的弊端。

1.4存在分散采购的现象。

企业招标采购管理工作表现出相对分散的现象，暴露出各单位和部门各自为政的采购现象，难以形成集中化、整体化的采购模式，加大了房地产招标采购管理成本。

1.5企业招标采购管理的信息化建设有待加强。

企业招标采购管理工作显露出信息化程度低的问题，许多房地产企业没有建构完整、先进的供应链管理体系和数据库管理系统，显露出信息化交流匮乏的状态。

2强化招标采购管理工作的措施探索

2.1构建科学规范的招标采购组织

企业要结合自身的实际，构建科学、规范的招标采购管理组织，有效管辖地域和产业结构范围内的货物供应商审核、投标评审及合同评审等工作，规范管理招标采购流程，并注重各部门之间的交流和协同。

2.2做好招标采购计划。

在确定招标采购计划的工作中，主要应当做好以下方面的管理工作：（1）确立项目分包方案。基于EPC总承包模式下的工程项目，可以对现有资源进行优化整合，细化和分解项目流程，并将合约规划应用于企业招标采购管理之中，合理分层项目不同环节的成本，估算项目合同类别、金额，并全面分析合同风险、目标成本等方面的内容，由此形成动态化的管理模式，较好地实现对引起成本变化的因素分析和控制，掌控招标采购、合同签订、合同变更、款项预付等环节，降低成本指标规划的难度。（2）确定年度招标采购计划。要对特定的采购项目制作报表文件，明确采购的时间、数量、质量标准及责任人。（3）做好月度招标计划。由单位企业结合自身实际，编制每个月的采购计划表，涵盖招标分类、进场时间、规模、数量等，全面指导对材料、机械设备的采购。

2.3优化招标执行流程。

要在招标采购管理中，优化招标执行流程，具体来说，要从以下招标方式入手：（1）标准招标方式的流程优化。要依循如下流程执行：接受需求—移交—提供名单—起草招标文件—评审—发标—释疑—回标。（2）快速招标流程的优化。其执行流程为：接收需求—招标代码—提供供应商名单—组建谈判小组进行谈判—编制招标比较表—会签—定标审计—公示—中标通知—交纳履约保证金—签订合同。（3）免招标流程的优化。接收需求—招标代码—组建谈判小组进行谈判—批准—审计—公示—中标通知—缴纳履约保证金—签订合同。

2.4优化项目采购模式。

企业采购管理模式要加以优化和细化，可以采用三线架构集中与分散采购并存的模式，三线架构集中采购分为最高战略集团采购、“小企业”化的区域性采购和项目现场采购，由此可以实现大宗采购和集中化采购，降低采购管理成本。同时，还可以采用加强采购产品的质量监管的方式，规范采购流程，获得良好的采购管理品牌效应，不断促进采购管理工作的标准化和规范化。另外，还可以在招标采购管理中

采用邀请投标模式，借由公众媒介发放邀请函，可以全面了解和把握各单位资质条件，优化投标供应商的产品及服务水平，降低投标成本。

2.5加强招标采购管理信息化建设。

可以采用动态建模的方式，设计和开发招标采购管理信息化系统，结合企业招标采购管理实际，采用分层、模块化的设计方式，提升企业招标采购管理的信息化水平。

3合同管理

项目工程管理中规范合同文件是很必要的，完善档案资料，对于合同管理中存在的争执、纠纷等事件做好统筹规划，及时进行有效考虑。做好合同管理中的档案，构建完善的合同管理体系，对于人员的具体职责、工作范围等进行明确规定。加强合同签订管理，对相应的合同资料进行有序编制、整理、存档，保证档案管理不漏项，有效控制招投标的进度、质量、投资等过程，将人员责任积极贯穿电力工程整个过程中，为合同纠纷分析及处理奠定坚实基础。

在项目实施前针对不同的项目特点做好分标规划，标段划分科学清晰，标段划分的大小，既要有利于竞争，又要有利于管理。标段过小、过多，有较强实力的大型施工企业来参加投标的可能性就小，且会造成财力浪费，管理协调工作增加;标段过大，造成只有少数大型企业的竞争，容易引起高价竞标。招标时，明确合同边界、合同目标、双方责任和义务，合理条款合理设定项目特点和外部因素，加强设计方案审查。由于招标相关规定不明确，设计方案不明确。由此产生的合同延误，质量缺陷和索赔补偿等，应由承包商负责的工作，这是合同最终实现的基础。如提供施工现场，“三通一平”，平整点和协调控制点，施工图纸，材料和设备是承包商开工建设的先决条件。承包商必须尽职尽责严格按照施工合同规定的时间和相关要求，发包人有权要求承包商履行合同。同时，如果没有提供合同条件，也可以避免违约风险。在任何合同履行过程中，应加强合同管理，分析不可避免的风险。如果风险无法及时彻底分析，就不可能充分准备风险，难以有效控制合同履行，特别是高风险项目必须加强合同分析。

结束语：

招标采购与合同管理为工程建设提供了物质保障，同时也是工程项目管理领域中的重要构成部分。招标采购工作在项目管理领域中发挥出较为重要的作用，为了可以让工程项目后续各项工作顺利开展，应当妥善完成招标采购工作。

参考文献：

[1]高秀平.房地产招标采购管理分析[J].江西建材.2017(22).