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办公室业务・网络化・电子化・数字化
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办公室业务2012・11
文/西安交通大学
洪楠
档案数字化的质量和安全保密控制
【摘要】档案数字化是档案信息建设的重点内容，本文立足于实践，分别对档案数字化的质量控制和安全保密控制的策略与途经进行了重点分析。
【关键词】档案数字化；档案建设；质量控制；安全保密控制
档案数字化是一项复杂的系统性工程，也是一项涉及多部门的综合性工作，从最初的完成计算机辅助管理功能，到目前我国部分档案馆已初步实现信息资源共享，我国档案数字化正在从成长期驶入快速发展期。
在肯定其成绩的同时，我国档案数字化工作也暴露出了诸多不完善环节，尤其是作为重中之重的质量控制和安全保密控制环节，更应该做到立足全局、合理统筹、实事求是。
一、探讨档案数字化质量控制的策略与途经
质量是生命。
档案数字化工作的质
量是档案信息资源建设的基础性保障，其质量控制包括了数字化方案的择取、数字化软件的选择、人员的把控及标准、参数的制定等环节，其每一个细节都会影响到全局的利益。
只有实施具体监控，才能让档案数字化工作质量更有保障。
（一）制度先行，责任到人
档案数字化工作必须要做到有章可循、有法可依，没有健全的规章制度就很难确保档案资源的共享。
一系列相关的规章制度都会为质量控制提供保障，例如《档案扫描数据验收标准》、《纸质档案数字化质量标准》、《档案数字化加工操作规程》等；另外，责任到人、分工明确也为质量控制提供有力保障，尽管档案数字化流程会随着单位规模、档案总量的不同而不同，但在质量控制的各阶段必须要职责分明、责任到人。
（二）阶段性评估是关键，检查验收必不可少
阶段性评估是档案数字化质量控制的关键环节，阶段性评估主要指工作人
员在每一阶段工作结束后对其进行总结
和点评，讨论工作方法的得失、工作手段的优劣，进而对下一阶段的工作提出改进措施。
这样一种评估机制是由档案数字化工作的性质决定的，档案数字化工作实践性、创新性强，可参考的历史工作经验有限，只有在具体的工作中进行及时总结、不断探索，才能取得突破。
而对于质量控制必不可少的是建立一种奖惩机制，该机制需要与阶段性评估融为一体，在评估的同时将监督落到实处；另外，检查和验收是档案数字化质量控制的重中之重，因为档案数字化工作会影响到后续的档案工作，而只有通过检查和验收才能为档案利用、查询等工作的进行打下坚实的基础。
二、探讨档案数字化安全保密控制的策略与途经
安全保密控制是档案数字化进程中首先要考虑的问题，确保档案安全也是档案工作人员肩负的责任，安全保密不仅包括档案实体管理安全，也包括档案内容的保密工作。
安全保密控制必须全面把控、不可偏颇。
（一）加强技术保障手段
档案数字化安全保密控制的技术保障属于基础性保障，加密技术、防火墙技术、数字签名技术及操作系统安全内核技术等都为档案信息的安全提供着技术性保障。
其中，加密技术可谓是网上档案信息最安全、最直接的手段，在一定程度上可以防止档案信息的丢失。
档案加密的方式多种多样，其中“非对称密钥”适于在传输过程中对其进行加密，这其中包括一个可以公开的密钥、一个严格保密的私钥，前者用于发送电子档案，后者接收方用于接收密文。
“非对称密钥”的设置使得第三方很难对密文进行解码，从而便于电子档案安全传输。
（二）完善档案信息安全的法律法规制度建设
制度保障才是根本性的保障，只有
建立具体的管理规范才能从根本上为信息安全保驾护航，这里的法律法规制度建设共包括两方面的内容，一方面是我国数字档案信息安全保障体系相关的法律规定，一方面是具体到各档案部门的管理制度，前者包括了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》、《中华人民共和国电子签名法》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》等，其他各种规章制度如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机软件保护条例》等；后者可以从档案借阅、保密、鉴定、销毁等方面制定规章制度。
但问题在于保密制度的执行往往不尽如人意，为此，必须对档案工作人员的工作职权进行细化，要求工作人员严格执行规范，对人为造成的泄密问题，要做到有法可依、有法必依，使安全保密工作得到应有的重视。
（三）加强人力资源建设，提高安全意识
档案数字化安全保密控制需要有一支高素质的人才队伍，档案部门需要不断对工作人员进行信息保密、安全教育，提高他们对信息的保密和安全意识，逐步形成全员齐动员的安全意识氛围；其次，档案信息管理工作者必须尽快更新安全保密观念，能够自主进行安全知识学习，甚至在条件允许的前提下，可以考虑通过引进信息安全保护方面的专业人员来提升档案队伍的水平。
参考文献：
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