合同管理规定

1.目的和范围

为加强公司的合同管理，保证合同的签订、履行、变更、解除的规范化、严谨化，维护公司及所属子公司、分公司对自身和对外经济交往中的合法权益，提高整体经济效益，避免因合同管理出现漏洞而给公司造成不必要的损失，特制定本规定。本规定适用于公司内所有协议类文本的审核工作。

2.规范性引用文件

《文件控制程序》

《合同管理规定》

3.术语解释

3.1本规定所称合同是指公司及所属子公司、分公司与自然人、法人、其他经济组织之间所签订的涉及设立、变更、终止民事权利义务关系的所有合同。包括设计、制作、印刷、销售、租赁、采购、借款、融资、合作、保险、广告宣传、培训、工程、招聘等涉及公司对外经济方面的合同。不包括人事劳动合同的管理。

3.2合同管理是指公司对自身及所属子公司、分公司与自然人、法人、其他经济组织之间签订、履行、变更、终止、解除合同的各个环节所实施的全过程管理。

4.职责和权限

公司的合同管理部门涉及：经理办公会、行政管理中心、财务管理中心、合同签订部门、审计部。

4.1经理办公会负责对合同管理规定、重大合同进行审批。

4.2行政管理中心的具体职责包括：

4.2.1审查合同，参加重大合同的预言和谈判；

4.2.2合同专用章的保管和使用；

4.2.3合同的存档；

4.2.4参与合同纠纷的调解和相关诉讼；

4.2.5检查各部门合同的履行情况。

4.3财务部的具体职责为：

4.3.1建立合同台帐；

4.3.2负责并审核合同付款工作；

4.3.3对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：

4.3.3.1应当订立书面合同而未订立的；

4.3.3.2收款单位与合同对方当事人名称不一致，且无相关证明材的；

4.3.3.3不符合合同签订流程的。

4.4合同经办部门、经办人员的职责：

4.4.1合同签订部门负责公司合同的谈判、起草合同文件、办

理授权委托，参与招标、投标、进行法律论证，对合

同签订、履行的全过程负直接责任。

4.4.2合同签订人员具体负责合同的立项、可行性研究、对方

当事人资信情况调查、合同谈判、文本起草、报批、

签约、履行、变更或解除并参与合同纠纷处理。

4.4.3合同签订部门分管领导对合同的签署及履行有批准及

监督权，为合同的直接责任人。

4.4.4合同签订部门应自始至终对合同谈判、签订、履行的工

作认真负责，并就上述环节的相关事宜及时与行政管

理中心沟通。

4.5审计部负责对合同及合同的履行、款项的支付进行审计。

5.工作程序

5.1订立合同应当遵循以下原则：

5.1.1平等原则；

5.1.2公平原则；

5.1.3诚实信用原则；

5.1.4遵守法律，不得损害社会公共利益和公司利益的原则。

5.2合同的订立和审核

5.2.1凡以公司名义对外发生经济活动的，除经理办公会特

批处理外，所有单笔或累计交易金额在伍仟元以上的

应订立权利义务条款。国家规定采用标准格式合同文

本的，则必须依照该标准制订。

5.2.2合同立项前，合同承办部门或承办人必须审查对方当

事人的合法资格，如经营范围、履约能力、资信状况

等，需要提供担保的还必须审查担保人的担保能力。

其任何一项审查不合格的不能签订合同。

5.2.3合同签订部门须确定合同相对方的签约能力和资质

后，将以下材料交行政管理中心法务审核后方可进行

合同谈判。

5.2.3.1对方资质复印件:

(1)一般合同需提供对方经过年检并加盖公章

的营业执照副本复印件；

(2)特殊（技术）合同还需对方提供资质证明

（如：食品、工程等）；

(3)房屋租赁需提供房产证明。

5.2.2.2代理人需提供委托书和身份证复印件等相关证明文件。

5.2.3.3待审的《合同》。

5.2.3.4《合同审批会签单》。

5.2.4合同谈判和签订应优先使用公司合同范本，在公司没

有合同范本的情况下可使用对方的合同。合同在签订

前应由行政管理中心法务审核。

5.2.5合同审核期的确立将根据经济活动的内容定为1-5

天。各部门应根据自身工作安排，应预留出不少于3

天的审查时间，提前将合同交行政管理中心法务审

核。严禁当天签订当天审核。

5.2.6合同的谈判须由部门最高负责人或指定的专人参加，

必要时由行政管理中心法务人员或公司法律顾问共

同参加。如需法务人员或法律顾问陪同进行合同谈

判，应提前2-3天通知法务人员以便安排日程。

未经主管本部门最高负责人同意，任何人员不得单独进行合同谈判。

5.2.7对外订立的合同，严禁以下行为：

5.2.7.1严禁使用传真件。

5.2.7.2严禁在空白纸张上盖章。原则上先由对方签字

盖章后我方才予以签字盖章。

5.2.7.3严禁我方签字盖章后以传真、信函、特快专递

等形式交对方签字盖章。

5.2.7.4 严禁将对方已盖章的合同文本提交法务审

核。

5.2.7.5严禁当天签订合同当天审核。

特殊情况下的处置办法，须由行政管理中心总监特批。

单份合同文本在两页以上的须加盖骑缝章。

5.2.8《合同审批会签单》用于填写合同基本情况、行政管

理中心法务人员对合同的审核意见以及合同签订部

门的意见，并由经办人及其部门领导签字确认,送行

政管理中心总监签字同意后盖章。具体程序如下：