1.目的
为加强公司合同(协议)管理,规范合同(协议)制定类型及审批流程,特制定本制度。
2.适用范围
适用于公司所有部门。
3.职责
综合管理部负责制定合同(协议)审批管理制度,并监督执行情况。
4.程序要求
4.1 合同(协议)定义:
4.1.1合同:是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立
的合同,受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。狭义合
同指一切民事合同。还有最狭义合同仅指民事合同中的债权合同。
4.1.2协议:是指两个或两个以上实体为了开展某项活动,经过协商后达成的一致
意见。
4.1.3公司对外签订合同(协议)均由总经理代表公司行使职权。
4.2职责:
4.2.1总经理职责
4.2.1.1总经理核准公司所有格式合同和各部门的合同(协议)文本;
4.2.1.2总经理负责公司对外重大合同(协议)的签章,并审核超出各部门负
责人审核权限的合同(协议)。
4.2.2各部门负责人的职责
4.2.2.1负责草拟与本部门业务相关的合同(协议)文本;
4.2.2.2审核业务经办人员与对方商定的具体合同条款。
4.2.3 综合管理部职责
4.2.3.1 负责将合同(协议)文本转法务审核,并复核修改结果。
4.2.3.2 负责合同(协议)文本的流转协调。
4.2.4 成本合约部职责
4.2.4.1 参与对外订立的工程、配套等工程类合同的审价;
4.2.4.2 参与工程类合同谈判,在充分了解谈判合同标的物的外部市场情况的基
础上,对合同标的物的数量、质量、价款等与外部市场作比较,以降低和避免公司潜在
的风险;
4.2.4.3 工程类以外的其它合同审核。
4.2.5 财务部职责
4.2.
5.1 从财务角度对合同条款仔细斟酌和审核;
4.2.
5.2 从税务角度对合同条款进行审核,提出建议;
4.2.
5.3 合同所涉财务风险之防范、控制责任。
4.3合同(协议)的编制:
4.3.1选择合同(协议)对方:至少选择三家以上的公司进行招投标或比较,应对
合同标的物的建筑商、供应商、价格及变化趋势、质量、供货期和市场分布等方面进行综合分析论证,掌握市场情况,合理选择合同(协议)对方;
4.3.2应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标
保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查;
4.3.3对于重大合同(协议)或法律关系复杂的合同(协议),公司应当指定技术、
财会、审计等专业人员参加谈判,必要时可以聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项应当予以记录;
4.3.4对于合同(协议)方,公司应确定其是否具有合同(协议)的履约能力和独
立承担民事责任的能力,并查证对方签约人的合法身份和法律资格;
4.3.5以上内容均填写至《供方采购成果审批表》,每份合同(协议)的订立均需填
写此表,并将此表附至《合同(协议)签订审批表》后。
4.4合同(协议)内容:
4.4.1合同(协议)编制内容至少应该包含以下条款:合同编号、日期、合同内容、
合同范围、双方的权利和义务、协议期限、支付数额、支付方式、违约责任和不可抗力条款等;
4.4.2合同内容和合同范围条款应明确,避免范围界定不明给公司造成经济损失;
4.4.3双方的权利和义务条款要特别注明,避免给公司造成经济损失;
4.4.4协议期限、支付数额和支付方式条款要详细具体地说明,确保合同的有效履
行;
4.4.5对于违约责任条款,第一不要遗漏,第二要全面,第三幅度可以高,但不要
太高,因为太高会导致条款无效,失去约束力;
4.4.6不可抗力条款尽量列举其具体范围、证明条件和通知期限。
4.5确定合同(协议)的形式
4.5.1在磋商过程中,电子邮件、传真或口头等方式协商的合同(协议),最后应以
签订正式合同确认书为准;
4.5.2为避免合同(协议)风险,即使通过传真、信件、电报、电子邮件或书面方
式协商一致的,最后也应集中归纳到一份纸面合同上,规避电子证据(电子邮件、电子数据、传真)的缺陷。
4.6合同(协议)审批:
4.6.1综合管理部负责在整个会审过程中的传递,禁止对方或第三方代为传递。
4.6.2各审批部门接到完整的审批资料后,应立即审阅,不应影响正常的审批时限。
4.6.2各部门上报合同连同《合同(协议)签订审批表》由综合管理部负责统一上
报到总经理,直到合同(协议)盖章后结束。
4.6.3合同(协议)审批要点
4.6.3.1合法性。包括合同(协议)的主体、内容和形式是否合法,合同(协
议)订立程序是否符合规定,会审意见是否齐备,资金的来源、使用及结算方式是
否合法以及资产动用的审批手续是否齐备等;
4.6.3.2经济性。主要指合同(协议)内容是否符合公司的经济利益。
4.6.3.3可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力,是否具备签约资格,
担保方式是否可靠以及担保资产权属是否明确等。
4.6.3.4严密性。包括合同(协议)条款及有关附件是否完整齐备,文字表述
是否准确,附加条件是否适当合法,合同(协议)约定的权利义务是否明确以及数
量、价款、金额等标示是否准确。
4.6.3.5审批中发现合同(协议)中确有不妥之处的,各审批部门将注明审批
意见,并在审批表完全、充分体现。意见不一致时,由总经理最终审定。
4.6.3.6各拟定部门修改后再行上报时需将修改前的原合同一同附上。
4.7合同保管:
4.7.1合同(协议)要求一式四份,甲、乙双方各执两份;我方两份原件分别由综合
管理部和成本合约部分别留存,财务部和各拟定部门、相关部门留存复印件(复印件由拟定部门负责复印、登记、分发)。
4.8附则:
4.8.1本制度经总经理核准之日起生效,修订亦同;
4.8.2综合管理部对本制度拥有修订权和解释权。
4.9附件:
附件一《采购成果审批表》
附件二《供方采购合同(协议)审批表》
附件三合同审批流程