其地位和作用可以用下图表示
首脑机关
秘书机关
下级组织
下级组织
职能部门
职能部门
• （2）中级组织和中型企事业的秘书工作机 构虽也配置一定的人员和设备，工作也是 既分工又合作，但对领导部门或领导人的 从属性更为明显。它往往在领导的直接指 挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从 事一般文书、事务工作。通常被称为“秘 书工作部门”。
• 秘书科长对此很有意见，“本来只有5人的 秘书科，老、中、青比例为1：2：2，承担 全县的秘书工作游刃有余，现在一下子来 了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名 科级干部，老中青比例一下子变为6：2：2， 秘书科一下子人满为患，以后工作可怎么 展开”;“怎么办呢，这些干部无专业特长， 平时你们不是老说工作忙，现在人多不就 力量大了吗，你的心思我也不是不明白”; 县长无奈地说，这样吧，在秘书科下再成 立3个室：文书室、机要室、综合室。
• 1953年，中央批转由毛主席亲自修改签发 的一份文件，文件批语是毛主席用铅笔写 的，文件由周恩来等中央领导传阅后，经 办部门为了保持主席手稿的整洁，便将主 席的批语重新打印了一份，后来以中央文 件形式下发。过了一段时间，毛主席发现 文件中的“付诸施行”印成了“讨论施 行”，便打电话来查问究竟，经查原来是 打字员将手写的“付诸”二字错打成了 “讨论”，
• （4）协调职能 • 负责上下左右之间沟通、协商，以消除隔 阂、调整关系、调解矛盾。
• （5）保密职能 • 妥善保管机密文件，会议精神、会晤中的内容中 所涉及的机密； • 保守企业资金、经营、生产工艺、账目、配方、 专利、知识产权、客户渠道等商业机密； • 保守领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私； • 保守员工的档案、升迁、调动等人事机密； • 保守涉及组织利益的其他秘密； • 监督机要部门、机要人员保守各种有形和无形的 机密。
临时性的秘书工作机构
• 秘书处，如企业的职工代表大会设“秘书 处”，视会议的规模大小、工作多少，采 用综理制或分理制，如大会秘书处下可再 分联络组、文件组、宣传组、后勤组等。
（三）秘书工作机构的地位和性质
• 从地位和作用来看，秘书工作机构有两种情况。 • （1）中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机 构是组织严密、人员设施齐全、工作既分工又合 作的相对独立的工作机构。它承首脑之命，有召 集会议、发布文件、实施计划、指挥、控制的权 力。中央的秘书工作机构还有权制订秘书工作程 序、规范秘书工作技术、指导下级组织的秘书工 作，通常又被称为“秘书工作机 ”。
说话得体
• 某天上班时间内，老总走到策划部主管高 慧的身边突然问了一个莫名其妙的问题： “小高，我问问你，‘美眉’是什么意思?” 高慧忍不住地笑了：“您是不是也想找个 美眉?”“哪里，美眉是什么玩意儿我都不清 楚，我找它干什么?”老总说，“我在家老听 我孩子说美眉什么的，我问他什么意思， 他只朝我傻笑不告诉我，今天我听见我的 秘书在我办公室也说‘美眉’这个词，所 以好奇，问问你。”
• 狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、 室、股等部分，统辖于机关、单位或办公 厅之下，只负责文书、会务、联络、接待 工作。
注意
• ◆我们要分清两个误区： • ——并非所有的"办公室"都属于秘书机构。 如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、 台湾事务办公室、工业交通办公室等就不 是秘书机构。因为这些机构所承担的职能 并非秘书机构的职责。
• ——在秘书机构内也有非秘书性质的部门。 如:"汽车队"、"保安处"、"文印室"等放入秘 书机构。另外有些地方也会把一些尚未成 熟的或难以独立的部门也放入秘书机构， 于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书 性质的部门的现象。
• 下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构： • 董事会秘书处 董事会财务审计室 • 董会法律事务部 党委办公室 • 组织部 宣传部 • 纪委(监察) 工会 • 团委 信访处 • 总经理办公室 人事部 • 劳资部 生产技术部 • 财务部 企划部 • 通风处 安全管理监察部 • 非煤产业部 • 请指出这些机构中哪些属于秘书机构。
案例：“沉痛教训”
• 田真同志自17岁到西柏坡中央办公厅从事 秘书工作一直到离休,是一位经验丰富的老 秘书工作者。谈起秘书工作的经验，他体 会最深的就是在中央机关“秘书工作无小 事”，“不怕一万，就怕万一”。因此在 工作中一定要认真负责，兢兢业业，一丝 不苟。否则稍一疏忽，就可能给工作带来 不可挽回的损失。他说：“在这方面，我 们是有过沉痛的教训的。”
（2）组织形式
• 分理制：就是下面再设部门，以处理各种 不同的秘书工作。部级机构、厅局级机构 以及大中型企业单位一般采用分理制。如 国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访 局等。 厅局级机构下设单位称为处，如秘 书处、机要处、信息处等。
• 综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室 统一或分派人员办理，适合秘书工作量不 太大的机关或单位。如市、县政协和多数 企事业单位一般采用综理制。
秘书工作机构的职能与要求
• 秘书工作机构的设置 • 秘书工作机构的职能 • 秘书工作机构的工作要求
引入：案例
• 近年来，为配合上级机关的精简，某县陆 续接纳了5名精简下来的干部，其中正科级 2人，副科级3人。考虑到这5位干部均无专 业特长，年龄又偏大，分到职能部门，得 从头学起，弄不好还会影响职能部门的工 作效率，而秘书部门是综合办事部门，事 情又繁杂，没有专长也能做做，于是县长 把他们统统安排到秘书科工作。 •
2、秘书工作机构的性质
• 秘书工作机构由其职能据顶具有机密性、 辅助性、综合性、服务性四种特性。 • （1）机密性 • 秘书业机密、科技机 密），组织和参加各种会议（必然有部分 内容是涉及机密的），承领导之命办理各 种事务，负责组织内部的安全、保卫工作， 因此，首先具有机密性。
• 请问这则案例中，领导在安排办公室人员 （主任）方面有那些失误？为什么？
（四）秘书部门和人员的管理
• • • • • • 1、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求 （1）机构与部门职责 （2）岗位责任制 （3）工作程序和工作方法 （4）信息系统 （5）办公自动化
2、秘书人员的自我管理
• （1）工作管理 • 第一，要有明确的工作计划。包括工作目标、内 容、分工或合作情况、工作步骤、方式、完成时 间、标准要求等等，都要了然在胸。 • 第二，要区分轻重缓急，决定工作次序，有条有 理地去进行。 • 无论做什么工作都要高标准、严要求。秘书工作 中许多看来是小事，但许多老秘书的体会是“秘 书无小事”。细小的差错往往影响大局。
• （2）辅助性 • 秘书部门直接辅助领导工作，办文办事办 会，通讯联络接待，传达领导指令，充当 参谋与助手，具有辅助性。 • （3）综合性 • 秘书部门的工作繁杂，涉及上下左右各方 面，既有政策性、原则性、总体性，又有 技术性、事务性，因此具有综合性。
• （4）服务性 • 秘书部门相对整个机关或企事业单位而言， 是一个综合性办事机构，不仅为领导部门 和上级机关服务，也为下级组织、其他部 门服务，又不仅是管理服务和信息服务， 而且包括生活服务和事物服务，所以说服 务性是秘书部门的本质特征。
（三）秘书工作机构的职能与工作要求
• 1、秘书工作机构的职能 • （1）助手职能 • 帮助或代替领导处理日常文件、通讯、联络、接 待等事务； • 帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工 作的正常运转； • 承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情 况； • 经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命； • 在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
• 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高 学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼， 然而，情况恰恰相反，两位主任的意见常常对立 冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属的 指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做， 权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办 公室工作没有效率，时间也浪费了。更重要的是 让下级感到无所适从。而且这种"两驾马车"式的 管理方式越来越严重，使得整个办公室的管理相 当混乱，各项工作弄得一团糟。结果，领导将两 位主任全部替换，又派了一位主任，办公室工作 才理出头绪。
• 人员安排分别为：秘书科3位正科级干部， 文书室3人，其中1位副科级干部，机要室3 人，其中1位副科级干部，综合室4人，其 中1位副科级干部。反正再熬两年，他们就 要退休了。想来想去只有这样安排才最合 理。秘书处长无话可说。 • 问题是这样的安排是否真的合理呢？
秘书工作机构的设置
• 1、秘书工作机构的设置三原则 （1）精简原则。为了避免人浮于事。 （2）纵向层次少。为了上下沟通方便、及时， 避免中间阻隔和官僚主义。 （3）横向幅度大。因为秘书工作涉及面广， 头绪多，事务繁杂。
• （6）公关职能
• • • • • • • • •
2、秘书工作机构的工作原则与要求 （1）明确职责、权限、目标、任务 （2）制定秘书工作的各项制度和标准 （3）分清主次，有条不紊 （4）科学地安排工作程序 （5）准确细致，切实无误。 （6）迅速果断、讲求时效 （7）忠于职守、安于职分 （8）加强教育、管理，不断提高素质、能力
• （2）参谋职能 • 调查与提供领导决策所需的信息资料，支 持领导决策。 • 收集并反馈信息，为领导再决策提供依据。
• （3）枢纽职能 • 向下级传达领导部门各种书面指示、计划、 批示、通知和口令；转发上级领导和政府 机关及有关部门的政策、法规、指令性文 件；向下级部门转发相关地区、单位、部 门的有参考价值的文件；向领导部门呈报 下级的书面请示和报告、建议或批评意见。 • 负责与政府部门、新闻媒介等的沟通与联 络。
• 纵向层次多，横向幅度小，控制严，但上 下沟通不便。
• 纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由 度大，上下沟通方便。
2、秘书工作机构的名称与组织形式
• （1）名称：我国的秘书工作机构有广义和 狭义之分，广义的是指秘书长或办公厅主 任领导下的办公室，其名称由机关、单位 或首长名称加秘书机构名称组成，如国务 院办公厅、四川省人民政府办公厅、郫县 人民政府办公室等；