工程技术档案管理制度1.目：规范工程资料编写、收集、整顿、组卷、传递、借阅管理，保证满足工程施工和移送、归档规定。

2.名词解释各专业指：锅炉专业、汽机专业、电气专业、热控专业、焊接专业。

3.归口管理和划分3.1 工程部为项目部工程资料归口管理部门。

项目部各部门为各自职能范畴内资料管理对口责任部门，负责职能范畴内工程资料分阶段或竣工时向资料管理人员提交归档，由资料管理人员统从来业主移送和向公司档案室归档。

3.2工程资料存档划分：3.2.1工程管理文献资料：1）工程合同、合同、招投标文献、租赁合同、工程概算结算、工程定额、索赔资料，归工程部合同专业；2）图象、照片、录象，归综合管理部（工程结束时归档资料管理人员）；3）行政文献，归综合管理部；4）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外），归工程部；3.3 工程资料管理网络和人员网络工程项目中标后一种月内由项目总工组织，建立项目工程资料管理网络（应涉及各部、室、专业组、专业公司等），明确负责人（负责人应为本现场技术负责人）、管理人员和各单位资料管理员。

4.文献编写文献资料编写按如下规定执行（业主无特殊规定期）4.1文献编写一律采用A4纸张，用激光打印机或喷墨打印机（黑色墨水书写亦可）打印件。

规格规定参照作业指引书原则样式（尺寸及页边距）。

4.2文献必须采用双钉装钉（横向、竖向均可）装钉尺寸规定如下：①横向装钉，左侧留装订线2.5cm，上边距2.5cm，右边距、下边距1.5cm；②纵向装钉，上下留出2.5cm距离；③钉与纸张边沿留出1cm距离。

对复印件A4纸竖向左侧装订线留2.5cm。

4.3正文文字一律采用四号宋体、1.5倍行距，标题为小三号宋体。

凡是正文应有页眉和页脚，页眉页脚均使用五号，页脚居中设立。

页脚使用三位阿拉伯数字，从“第001号”开始，卷内目录、卷内备考表及某一文献附图无正文某些，不编写页号，但应在文献目录中标明总页数。

4.4文献中附图幅面、构件代号均应符合国内国家或行业原则，图纸尺寸一律以毫米为单位。

4.5案卷封面宜采用外封面形式，内外封面式样同作业指引书封面。

4.6档号：项目代号+分类号+案卷号项目代号：是公司指定，项目中标后由公司档案室给出。

分类号：科技文献材料参照《火电施工公司档案分类表》中6--9大类关于规定，其他部门采用0--5大类关于分类规则。

案卷号：即为案卷顺序号。

移送资料档号按业重规定编制填写。

4.7案卷题名应简要、精确揭示卷内项目名称、代字、代号及其组件、部件、阶段代号和名称等。

4.8编制单位栏填写卷内科技文献材料形成单位或重要责任者。

4.9编制日期填写案卷内科技文献材料起止日期。

4.10保管期限填写其划定保管期限，将来移送时在资料管理人员管理人员统一指引下填写。

4.11密级根据保密规定填写(移送时业主给出，统一填写)。

4.12缩微号和档案馆号由竣工档案接受单位或部门填写。

4.13卷内目录及卷内备考表（各种表格）格式由资料料室统一提供。

4.14竣工移送所使用卷盒由综合管理部依照公司档案室规定统一购买。

4.15编写受控文献时均应标明文献编码。

(文献编码按《质量部工程质量体系文献编码与受控编号办法》进编写)。

5.工程中使用表格工程中使用各种表格涉及：质保、过程控制、实验与检查、工程管理与技术管理、有条件发生登记表格。

各种表格使用按如下规定执行：5.1国家、部或局已经下发现成表格（或有规定），使用其统一表格。

5.2《项目部管理制度汇编》已给出工程项目管理工作中表格，这些表格按类别存在专门数据库中,如需使用可直接提取使用，签名为手写。

5.3如上述表格不能满足施工规定，可依照需要自制表格，经专业部室领导批准(按审批权限)，方可使用。

6.工程资料收集工程项目档案资料，是整个工程项目从酝酿、决策到建设投产（使用）全过程中形成文字、图纸、图表、计算书、声像资料等不同形式、不同载体资料，涉及项目提出、调查、可行性研究、评估、决策、筹划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等，项目部有责任尽量将资料收集齐全。

6.1工程项目开工后由总工组织编制《XX项目部归档文献资料目录》。

其中应至少明确第一批开工项目应归档文献资料目录。

（1）技术文献内容根据公司规定执行。

各类文献资料收集策划应以分项或分段工程为单位。

（2）随工程进展对归档文献资料进行补充，待工程图纸80%或专业系统图100%到达项目部后15日内，对目录进行修改，分别报业主和公司各职能处室，作为正式文献执行。

（3）各项资料在单位工程未完时，由划分文献收集、整顿部门保存，待阶段性检查之后，或单位工程施工结束，按资料管理人员规定期间，将资料移送给资料管理人员，正式归档。

6.2任何单位、部门和人员不论以何种渠道获得技术资料，均应交资料管理人员登记、备案，由关于领导核准后方可使用。

6.3各部门收集资料除归档资料外，还应依照上级单位监检大纲关于条款，对其他工程资料进行收集整顿。

7.工程资料按如下规定进行整顿和组卷7.1项目文献资料普通按其专业、单位工程项目和形成时间先后进行整顿组卷。

7.2关于设备文献按根据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运营维修、随机图样等排列，随机图样也可单独组卷。

7.3管理性文献按问题、时间或重要程序排列。

7.4案卷内技术性文献材料排列规定文字材料在前、图样在后。

7.5每一单位工程项目卷内文献按管理、根据、施工安装记录、检测试(实)验评估、证明等排列。

7.6文献材料组卷时，应将每份文献正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文献与原件一起立卷，不得分开。

文献材料排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文献在前，被转发文献在后；立卷人填写卷内目录，立卷人和关于负责人应在卷内备考表订立栏订立姓名；卷内目录和卷内备考表格式由资料管理人员统一提供。

7.7卷内备考表(各种表格)、卷内目录、卷内文献装钉尺寸及页边距应一致。

7.8存档文献材料应尽量使用原件，如没有应标明原件存储地点。

7.9资料管理人员编制《工程管理案卷总目录及卷内目录》，工程部长审核、总工批准。

8. 文献资料传递文献资料传递涉及发放与往来。

8.1文献发放：文献资料在发放前，发放部门应填写《文献发放审批表》，依照审批权限审批文献拟定资料发放范畴，并建立《文献发放登记表》台帐。

从业主、监理方接受领取文献资料两小时内在网上发布，24小时内发放到使用单位、部门8.2文献往来往来文献指与项目部以外单位文献往来，普通涉及与业主、监理、本地政府关于部门、设计院、设备厂家、调试部门、公司等文献。

（1）接受：资料管理人员建立《文献接受登记表》对接受文献资料进行登记。

任何人无论从何途径得到与工程关于文献资料，都应交到资料管理人员，由资料管理人员组织辨认并登记。

对接受文献资料，资料管理人员依照审批权限送交领导审批。

（2）项目部任何部门、任何人向项目部以外单位发出与项目关于文献资料，都应依照审批权限进行审批，在发出前在存档部门进行备案，对反馈信息及时归档。

（3）项目部各部门、各专业公司也应建立《文献接受登记表》。

9. 文献、资料审批权限9.1接受项目经理委托，由生产经理、商务经理、总工（副总工）发放（传阅）审批范畴：国家、行业关于本工程文献、规定，业主、监理公司文献、会议纪要、工程联系单（确认有效性和发放范畴后下发）、告知等，设计院文献，设备图纸、涉外技术文献资料，外单位交流信息，业主委托、工程变更（依照拟定范畴），公司关于本工程文献和规定，项目部关于工程管理文献、规定、告知，工程简报，上报业主、监理、公司文献和材料，施工组织设计等。

9.2各部门负责人审批范畴：本部门分管专业范畴体系内文献、资料、规程规范、原则、制度、规定，本部门编制管理制度、规定、办法、筹划、告知等，本部门所组织专业会议纪要、总结、工作联系单，惩罚告知等。

9.3资料管理人员发放审批：施工图纸、图集，作业指引书、施工办法（涉及监理批复意见），图纸会审记录，设计变更，技术例会纪要、专业会议纪要、工程总结等。

10.文献资料更改和作废文献解决10.1文献更改由更改提出人或提出部门负责人填写《文献更改审批单》，重要更改要附上文字根据，由该文献、资料原审批人或部门进行审批。

文献更改申请获批准后，由原文献发放部门（单位）按《文献发放登记表》名单发放《文献更改一览表》，文献领用人按《文献更改一览表》对所持文献进行更改，如换页更改则进行换页。

10.2文献失效和作废文献经多次更改或文献需进行大幅度修改时应进行换版，原版本作废，换发新版本。

文献发放部门(资料管理人员)应依照《文献发放登记表》把失效和作废文献及时告知给各部门（单位）。

作废文献应依照发文登记及时更换或撤回；收回失效或作废文献由发放部门填写《作废文献资料销毁申请及销毁记录》，经总工批准后执行。

需要作为资料保存作废文献应加盖“作废参照”标记。

10.3文献中关于问题解决成果反馈文献接受部门（单位或人员），接到工程文献后要对照文献中关于规定及领导批示意见，及时解决关于问题，并将办理成果以文字形式反馈（也可在网上反馈）。

11.工程资料管理办法11.1 工程图纸管理办法11.1.1工程图纸收发统一由资料管理人员管理。

11.1.2各个专业图纸在工程开工前，由各专业工程师按施工进度筹划编制专业《图纸需求筹划》，递交资料管理人员，由资料管理人员编制项目工程《图纸需求筹划》，工程部长审核，总工批准，提交建设单位和设计单位，并在资料管理人员存档。

资料员拟订工程图纸发放范畴和《文献发放审批表》，正式施工图纸发放范畴由资料管理人员审批，设备图纸和非正式图纸由总工或副总工审批，资料员发放。

图纸发放时要特别注意留出用于移送和归档图纸。

11.1.3资料员记录图纸到位状况，按图纸交付筹划向建设单位催交，接受图纸进行登记（《文献接受登记表》），接到图纸两小时内在网上发布，未按筹划到图纸及时向资料管理人员和专业工程师报告。

任何人员无论从何种渠道得到施工图纸，都要一方面交资料管理人员，由资料管理组织确认。

11.1.4施工过程中，各单位要注意保护图纸，施工结束及时交回资料管理人员。

11.2 工程变更资料管理11.2.1工程变更由专业工程师及以上领导签字承认后生效<见《设计变更、变更设计和工程委托管理制度》）。

11.2.2资料员接受到生效工程变更后按工程图纸发放范畴进行发放。

11.2.3工程变更必要加盖设计变更章并在图纸中反映出。

（1）资料管理人员在工程开工后拟定工程变更盖章分工，依照分工，资料管理人员提供印章。

（2）资料管理人员下发设计变更同步下发《设计变更标注告知单》，图纸使用部门或单位接到设计变更及标注告知单后在告知栏签字，图纸使用部门或专业人员在被变更图纸上用红笔标注（有关方无特殊规定期）变更内容，标注后在标注告知单确认栏签字，资料管理人员资料员核算变更确已标注后，收回设计变更标注告知单；存档图纸设计变更由资料管理人员管理人员标注。