现场控制：流程进行（指引就坐、投影切 换、音响麦克、拉幕、鸣放礼花、协调主 持等）
后勤保障：设备就绪（检查会议使用电
脑、投影设备、音响设备、网线等是否就 绪）、物品摆放(桌椅摆放；文具及资料摆 放；横幅悬挂；指引牌、桌牌、茶水、礼 品是否到位)、就餐引导（餐厅上菜、酒水 纸巾、加餐准备等）、住宿协调
印刷
主持组
•
负责主持词编写、服装租赁、美 妆联系等
现场控 • 负责各个流程紧密衔接，保证会
制组 议顺利进行
礼仪组 • 负责领导及嘉宾迎送、颁奖、会
会议分类
陕分目前召开规模以上会议大致包括：小型条线类(领导视察会、条线
培训班等）、中等综合类（高管会、月度启动会）、大型综合类（年
度启动会、公司年会、全体内勤会、总结表彰会、客户服务节活动）
总体思 路
周密计 划
每项任务均须制订周密的工作计划
任务分 解
将会务工作分解为各专项任务，明确分
工责、任保到证质量 人
每项任务均有专人负责
逐项落 实
计划的每个环节、步骤均须严格落实
第二章 会务流 程 基本流程是
什么 做哪些准备
工作
流程
会务接待繁杂且细致，但梳理起来大致可分为三大部分：会前准备—会中服 务—会后服务
等
小型条线类 中等综合类 大型综合类
备注
该类会议议程 简单且固定， 需要安排：
①后援保障组 ②文秘组 ③主持组 ⑥接待组
该类会议人员 较多且稍复杂， 需要安排：
①后援保障组 ②文秘组 ⑥接待组 ⑦应急保障组
该类会议人员 众多议程多变， 需要安排：① 后援保障组 ②文秘组 ③主持组 ④现场控制组 ⑤礼仪组 ⑥接待组 ⑦应急保障组
① 会议事由确定：确定会议主题、时间、 地点、与会人员，确定会议室大小及酒 店客房间数，组织人员联系相关事宜。
② 会议内容确定：根据会议时长安排课程、 节目即会议流程。
③ 财务要素确定：会议所需场地、物品计 算好后起草签报，如预算费用较大可先 借款。
2.职责分工
该阶段由负责人组织召开筹备会议，根据会议类型、规模等因素安排相应组别 负责落实准备工作，保证工作明确到人、追踪到人。
会议用品：会议用品由后勤组负责，包括：桌牌、指引牌、
条3）幅食、宿文安件排袋检、查笔：记住本宿、：联系几家宾馆（先前做好有一些基本了解），实地考
察、比较。应调查的项目包 笔；翻页笔、录音笔、照相机、摄影机；打印机
及纸张、投影仪（根据需 括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设
施（客房、会议室、休闲设 要）；花卉、水果及方便食品；药箱（备常用药
考员虑报不到等周，都可能造成混乱，甚至有可能导致会务接待工务作报无销法等进行。因此，
科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待
活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。
会前 准备
0 1
周密计
划
0 2
职责分
工
0 3
组织实
施
1.周密计 划 组织、安排一次会议，尤其是大型正规的会议，就是一项系统工程。会务人员 既是这个系统的设计者和筹建者，又是管理者和服务者，同时还担负着一定的 领导职能。
上述组别仅供 参考，请根据 实际情况灵活 设置或交叉安 排。
3.组织实施
1）落实参会人员：会前两小时确定参会领导、嘉宾及其他与会人员，如有变动
立2）即物调料整到。位检查：材料内容：会议材料由文秘组负责整理、印制。除正式会议
材料外，还应包括：会议代
表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点
及注意事项等。
文件课件准
备
②文秘组
会议主持
流程顺畅保
③主持组
证
④现场控制
物料准备
组
①后援保障
组
迎宾与颁奖
⑤礼仪组
人员到会接 洽
ห้องสมุดไป่ตู้⑥接待组
突发事件处
理
⑦应急保障
组
组别
各自职责
• 会议核心组，负责物料采购、食
后援保 宿安排、嘉宾接送、摄影摄像、
障组
会场服务、会后整理、账务报销
等
• 负责撰写领导讲话、课件制作、
文秘组
编写会议流程、会议记录等，有 关材料的电子版、纸质版准备及
品）等。
施、环境等）；交通（便利与否）；当期有无接待能
力。
餐饮：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就
会中 服务
0 1
现场控
制
0 2
后勤保
障
0 3
会议记
录
会中服 务
会中服务是指会议召开过程中的会务工作，主要有“现场控制”、 “后勤保障”和“会议记录”三方面。这些会务工作的质量，直接影 响到会议的效率。
会议记录：摄影摄像、会议记录
1.现场控制
现场控制主要是指保证流程顺利进行，使得 各个环节“无缝”衔接的机动工作。包括：
如何做好会务与接待工作
目录页
Contents Page
一、会务 工作概述
二、会务 流程
三、注 意
事 项
四、总 结
什么是会务 如何密切配 合
基本流程是 什么 怎样细致服 务
做哪些准备 工作 怎样避免疏 漏
导语
【引入：会务工作有多重 要】
举例：下月中旬综合条线将举办二季度技能 强化班，作为负责人的你该如何策划本次会 务工作？
第一章 会务工 作概述 会务工作基本
内容 会务工作总体
思路
概述
会务工作是围绕会议全过程、全方位工作而开展的一 系列参谋性、协调性和事务性的服务工作，包括会前准 备、会中服务、会后总结等。做好会议的会务组织、管 理工作，才能有效发挥会议的作用，达到会议应有的良 好效果。
通过会议可以起到：商量方法、解决问题；经营分析， 推动发展；资源共享，协调矛盾；激励士气，优化团队； 宣传政策，开展培训等效果。
会前准备包括：
会中服务包括：
会后服务包括：
周密计划：考虑会议所需
现场控制：流程安排、
会场清理：清理现场、追
要素
环境准备
踪退房等
职责分工：召开筹备会议
后勤保障：指引用餐及
会议小结：梳理出色及不
各负其责
住宿、茶
足之处
组织实施：物料准备、安
水服务等
资料存档、撰
排食宿、
会议记录：摄影摄像、
写稿件等
会务接待具会体场工布作置纷、繁人复杂、会面议面纪俱要到，任何一个方面、事一项个督环办节：有落实所要忽求视、或账
1.时间、地点、参会人员等都确定好了么？ 通知、签报起草了么？ 2.会务分工是怎样的？都清楚自身职责么？ 3.物料准备、文秘工作、食宿安排都到位了 么？ 4.会场布置如何安排？会中服务有跟进么？ 5.确保与会人员顺利退场、退房了么？
据不完全统计，2014年分公司（含中支） 已开办培训班 161次、启动会16次、高管 会8次、接待会7次、大型活动会3次…会议 经营作为重要经营手段之一，在全年工作 安排占比可见一斑。