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今日主题
一、认识时间和时间管理
二、时间管理实务
三、会议管理
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时间管理的五大误区
• 误区之一：工作缺乏计划 • 误区之二：组织工作不当 • 误区之三：时间控制不够
• 误区之四：整理整顿不足
–“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供 完成工作的时间”
–“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便
运动变化本身的变化规律。
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时间的基本特性
时间的特性
• 客观公正
• 供给毫无弹性 • 无法积蓄 • 无法取代 • 无法失而复得
• 我们都有相同的时间，时间稍纵即 逝，失去的时间是永远无法追回 的。真正的价值在于我们利用它做 什么事。
• 我们只有176个小时来完成每个月的 目标，只有2112个小时来完成每年 的目标，只要时间一流逝，我们就 一无所获。 • 让某个人损失了时间就等于是偷了 他的金钱，你损失了你的时间就等 于是抵押了你的未来。 • 时间是最有价值的资源，而且是最 难以有效利用最经不起浪费的资源。
不紧急
碎 石 型
Ⅱ 防范未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 学习，做计划，谈心，体验
巨 石 型
不 重 要
细 沙 型
Ⅳ 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 娱乐、消遣
流 水 型
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紧 急
不紧急
Ⅱ 偏重第二类事务 结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 Ⅳ 偏重第三、四类事务 结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构 维生
时 间 管 理 偏 重 效 应
Ⅰ 偏重第一类事务 结果 压力 重 精疲力竭 要 危机处理 忙于收拾残局
Ⅲ 偏重第三类事务 结果 短视近利 危机处理 不 被视为巧言令色 重 轻视目标与计划 要 缺乏自制力 怪罪他人 人际关系浮泛、破裂
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时间管理分类矩阵的运用
• 先确定轻重，后确定缓急 • 别把巨石打碎——减少重要又紧急的事，让生命张弛有道 –重要不紧急的事情拖着不做，就容易变得重要又紧急 • 别让细沙蒙住眼睛——控制紧急不重要的事，让人生的价值 得到体现 –多点主动的掌控，少点被动的应急 • 别让流“金”岁月变成似“水”年华——预防不重要又不紧 急的事情侵蚀人生 –缺乏自控能力，时间会象流水一样，充满你的全部生命
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时间陷井
——情不自禁
——事必躬亲 ——过分客套 ——例行公事 ——犹豫不决
国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调
查显示：
管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在
会议上的时间不少于10小时；
行政管理人员每周会议20小时。 心理学家指出：
——漫不经心
——碌碌无为
恢复思路平均时间为3－5分钟
第四代 时间管理
四代时间管理理论的对比
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倒着看四代时间管理
• 并不是有了第四代时间管理，前三代时间管理就没用了。 • 用第四代时间管理的原理，遵循自然法则，平衡工作、 家庭、健康、生活等各个方面的目标。 • 围绕上面的目标，用第三代时间管理的原理，锁定目标， 把时间花在有价值的事情上，逐步实现目标。 • 用第二代时间管理的原理，寻找最省时省力的实现目标 的方法。 • 根据第二代时间管理分解出来的每日工作计划，对于简 单任务，用第一代时间管理的方法，保证每日计划逐项 落实
• 黄金法则九：管好业余时间，不断自励进取
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时间管理黄金法则一
分清轻重缓急 排定优先顺序
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时间管理分类图
紧急 重 要
Ⅰ 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 救火，抢险 客户投诉找上门 Ⅲ 不速之客 某些电话、会议 某些信件、报告 必要而不重要的问题 受欢迎的活动 打麻将三缺一 突然有人请吃饭
凡事都要安排缺少 思考及重点 忽略了自然法则， 缺乏远见
备忘录型，写纸条， 应变力很强，没有 完成一项划掉一项 压力
行事例，强调规划与 追踪约会事件达成 准备，制订时间表， 率比较高 记录要做的事 以价值为导向，做 强调价值规划，制定 有价值的事，而不 优先顺序 是要做的事情，提 高生产率 自然法则和罗盘理论 效率方向对
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工作流程优化
• 壳牌公司的一位销售主管斯图尔特·坎普，他为销售代表设计
了工业产品的推销方法，他给每个人一张已经设计好的表格---工作流程表，并建议他们在每周开始前将它填好（花费30分 钟左右的时间，在填完后每个人都找出访问顾客的最佳途径及 每个停留点上该做的事，也都记在上面，一目了然）。而且，
要求推销员把事情依其重要性列成工作清单，从最重要的开始
做，并时时核对表格。这样一来，他所带领的团队总是在该公 司的销售排行榜上稳居第一。
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并行串行的兼顾性
• 什么情况下能并行工作
起床 洗脸刷牙
5分钟 5分钟 5分钟 5分钟 5分钟 5分钟 5分钟 5分钟 2分钟
起床 洗脸刷 牙 热牛奶 更衣化 妆 热面包 早点 吃早餐 整理公 文包 出门
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什么是“时间管理”？
“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费， 以便有效地完成既定目标。TQ(Time quotient)时 间商数----对待时间的态度和运用时间创造价值的 能力。
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时间管理理论演变
理论的演进
第一代 时间管理
第二代 时间管理 第三代 时间管理
特点
优点
缺点
忽略整体规划，可 能遗漏重要事情
小 王 的 一 个 早 晨
热牛奶
更衣化妆 整理公文包 看电视早新闻 热面包早点 吃早餐 出门
填满可供堆积的空间。” • 误区之五：进取意识不强
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案例分析：马林的工作安排
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时间管理的九个黄金法则
• 黄金法则一：分清轻重缓急，排定优先顺序 • 黄金法则二：设定明确目标，制定可行计划 • 黄金法则三：立即采取行动，坚决杜绝拖延
• 黄金法则四：制定工作规则，善于有效授权
• 黄金法则五：保持环境整洁，控制自我情绪 • 黄金法则六：积累生活窍门，善用零碎时间 • 黄金法则七：掌握拒绝技巧，积攒整块时间 • 黄金法则八：咨询专人专线，花钱赢得时间
时间管理与会议管理
一汽富维大学生职业发展项目
周辉 博士
今日主题
一、认识时间和时间管理
二、时间管理实务
三、会议管理
2什么是时间？时间源自物质运动的顺序性和持续性，其特点是一 维性，是一种特殊的资源。牛顿力学中的时间：
是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，
通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质