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时间管理的方法


我學到了什麼?
一. 自我檢視
➢卡片:我一週最想完成的五件事 ➢思考
•目標達成率 •把時間用在刀口上
2020/1/30
我一週最想完成的五件事
25
百 分 20 比
15
24
21
10
5
0 娛樂社交 讀書
17 其他
12
12
6
運動 唸人資 念英語
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一. 自我檢視
➢我一週最想完成的五件事 ➢思考
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會 大綱






議 初稿/二搞






成品






問 解說及回收


卷 統計

投 初稿 影 修飾 片
整合







書 資料搜尋






面 初搞 報 告 修飾






整合



上 投影片操作 台 主講 報 告
● ●
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參考書目
• 伍忠賢作,1997年,以快取勝-企業時間管理,初版 ,業強出版社
有助理 過濾電話 1.處理 2.轉接 3.暫緩 4.速辦
2.實務應用
➢ 有效的開會 ➢ 電話管理 ➢ 授權
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我是萬能 的…
授權 焦頭爛額的經理人養了
一堆沒事做的屬下 沮喪的員工---不被信任
、才能無從發揮 經理人無法專心從事
改善公司作業等的思考
經理人
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✓ 清楚描述「下個步驟」並確認其重要性 ✓ 指派給至少能完成這件事的最低階層員工 ✓ a)給予建議,然後行動
•目標達成率 •把時間用在刀口上
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➢把時間用在刀口上, 時間管理四象限
第一象限急迫又重要的事。
第二象限重要但不急迫的事
各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻, 也是可以 用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖延 或事前準備不周, 而變成迫在眉睫。
Ex:陪重病的親友上醫院
主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象限 益形擴大, 使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付。 反之, 多投注一些預防措施, 很多急事將無從產生。這 個部份的事情不會對我們造成催促力量, 所以必須主 動去做。這是發揮個人領導力的領域。
標邁進
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三. 如何管理時間
➢善用規劃的觀念
Step1
訂好長程目 標,以及與 之有關的短 期目標。
分析、檢討目標達 Step4 成率與改進。
Step2
安排目標的輕重緩急 ,安排優先次序。
Step3
配合生理時鐘,擬定計畫。
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➢時間管理的方法
•八十二十法則
掌握關鍵,花較少的時間得大功效
四. 總結
1.時間管理的價值
2.實務應用
➢ 電話管理 ➢ 有效的開會 ➢ 授權
3.善用科技展品做好時間管理
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1、時間管理的價值
➢提高生產力 ➢ 預防壓力 ➢ 在工作(學業)與個人生活間取得平衡 ➢ 朝向人生理想目標邁進
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2.實務應用
➢ 有效的開會 ➢ 電話管理 ➢ 授權
Ex:完成人資7篇reading packet
第三象限急迫但不重要的事
第四象限不急迫又不重要的事
因為迫切的呼聲會讓我們產生"這件事很重要"的錯 簡而言之就是浪費生命, 所以根本不值得花半點間在
覺--實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議、 這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走, 忙
突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個 得焦頭爛額, 不得不「逃避」到第四象限去療養一番
工作項目 長期重要性 短期迫切性
1.定期運動
2
3
2.陪親友上醫院
1
1
3.完成人資報告
1
2
4.看柯南
3
1
5.上網收廣告信
3
3
總數 5 2 3 4 6Biblioteka 優先次序 4 1 2 3 5
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二. 何謂時間管理
1. 是目的性的生活技巧 2. 善用技巧,可合理、有效地利用可支配
的時間 3. 引導並安排自己的生活,朝向理想的目
• 布蘭查、翁肯、巴羅作,1992年,一分鐘時間管理, 初版,聯經出版社
• 凱蒂瓊斯作,2001年,職場成功有效時間管理,第一 版,智庫文化
• 麥肯恩作,1996年, 時間陷阱,第一版,天下文化出 版
• 賽維特作,1995年,留更多時間給重要的事,第一版 ,大村文化出版事業
• 羅伯特哈契瑟作,1996年,掌控時間,初版,金錢文 化出版
b)行動,然後給予建議 ✓ 安排適當的後續追蹤時間
3.善用科技產品做好時間管理
– outlook:安排時間 – PDA:名片及行事曆管理 – 手機:自動轉帳、線上下單 – BBS:公布訊息 – 視訊產品:節省開會交通成本
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本組成員介紹
04盈鈺 05珮珮 27怡芬 37愛菊 40婷慧 49敬珣
1.是急迫又重要的事—必須做 2.重要但不急迫的事—應該做 3.急迫但不重要的事—可以做 4.不急迫又不重要的事—何必做
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時間
工作項目
佔用 時間
8:10 端咖啡,讀 20分 報
優先 次序
評語
4 可在午飯時讀,頭 20分鐘浪費掉了
8:30 檢討今日計 15分 1 畫
8:45 寫便條給海 5分 1 倫
8:50 魏特來電 15分 4
時間運用得當;發 現兩個要海倫注意 的問題 時間運用得當
總機小姐可以留言
9:05 BB來電談預 15分 3 算之事
9:20 要海倫聽寫 45分 2 信件
10:05 讀信並將信 30分 4 件分類
總機小姐可以留言
口述得不是很有條 理 海倫可做此事,要 她分類,排出優先 次序,並回一些信
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時間管理
Time Management
91421004 91421005 91421027 91421037 91421040 91421049
張盈鈺 張珮珮 徐怡芬 徐愛菊 李婷慧 張敬珣
報告流程
自我檢視
WHAT
WHAT
befoHOrWe afHOtWer
WHY
WHY
2020/1/30
2020/1/30
適當的人員
有效的開會
準時開會與結束
meeting
排除干擾
明確的目標與議程
2020/1/30
達成共識與追蹤成效
2.實務應用
➢ 有效的開會 ➢ 電話管理 ➢ 授權
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電話管理
清靜時間 更高層的過濾
電話方式
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沒有助理 1.同事 2.留言系統 3.燈號取代鈴聲 4.拔掉電話插頭 5.隔絕電話
範圍打轉, 自以為是在第一象限, 其實不過是在滿足 再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動, 因為真
別人期望與標準。
正有創造意義休閒活動是很有價值的。
Ex:看華視週日晚間的柯南
Ex:上網收廣告信
2020/1/30
➢以理性科學的方式,評斷優先順序
兩個構面:重要性、急迫性 三種程度:最重要、重要、不重要
不急
擬定工作計畫(工作日誌)
範例:上班族的工作日誌
➢ 今日目標
次序 目標 1. 完成會議檢討 2. 向老闆做業務摘要 3. 向老闆做服務報告
完成時間 10:00 13:00 14:00
4. 幹部會議
11:00
5. 加緊處理信件 6. 解決布朗的問題
16:00 17:00
➢ 評估日誌所在工作的 優先次序指數
•象限法 •一週觀點法 •集中處理法 •角色平衡法
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第一象限 急迫又重要的事
➢象限法
第二象限 重要但不急迫的事
必須做
第三象限 急迫但不重要的事
應該做
第四象限 不急迫又不重要的事
可以做 (亦可分派)
2020/1/30
何必做
➢象限的運用原則
2020/1/30
人生目標
不重要
優先次序
急 重要
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