办公室5S培训
培训内容•文件管理
•5S是什么
•如何做好5S
第一部分
文件管理
文件管理
文件信息及其承载媒体
媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒
体，照片或标准样品，或他们的组合。

一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为
“documentation”.
某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然
而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要
求）可以有不同的要求
文件管理
记录
阐明所取得的结果或提供所
完成活动的证据的文件
记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。

通常记录不需要控制版本。

文件管理
文件分类
重要度保存期限
来源
版本缓急
文件管理
管理技巧
分门别类
程序化
规范
专业化专人负责索引
专门化
文件管理
签字
以旧换新
文件收发
可追溯性
认可
盖章生效
连贯性有效性
授权
第二部分
5S是什么
5S 是什么
整理
整顿清扫
清洁
素养
5S
区分要物与不要物，将不要物处理掉。

将要物规范放置，使寻找时间为零。

使工作环境变得无灰尘、干净整洁。

保持前3个S ，制度化，规范化。

形成习惯，提高整体素质。

8S （服务）
7S （节约）
6S （安全）5S （修养）4S （清扫、清洁）2S （整理、整顿）
演变
5S 是什么
5S
是什么
•5S是一种管理
•需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈
•每日每日坚持5S管理，一点一
滴持续的改善
整齐、清洁的工作环境
吸引更多的忠实顾客更大的发展空间
行业内成为学习榜样
企业形象
5S 是什么
5S是什么
可以及时拿到需要的东西
随时确认自己的工作是否
按计划执行
保证工作顺利进展
整理干净不是最终的目的，
而是避免浪费，提高工作
效率
第三部分
如何做好5S
整理
含义将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。

目的
腾出空间
防止误用
5S 差！
5S 好！
现场检查
要领
要区分
对待!
暂时不用的马上要用的
长期不用的
要领
将需要的物品的数量降
到最低程度
例如：
减少文具使用数量
减少文件保存数量
减少电话使用时间
缩短会议时间
要领
对可有可无的物品，
应坚决处理掉，
决不手软!
要领
为何会有这么
多废品？
分析检查改善
问题点在哪里？
提问
1、图片中存在什么问题？
2、为什么会产生这样的问题？
3、会产生什么样的影响？
4、我们应该怎样做？
整顿
含义
将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。

━即寻找时间为零
目的
工作场所一目了然
消除找寻物品的时间
井井有条的工作秩序
确定物品放置场所
物品分类
摆放
进行标识
定位、标识方法
影绘表示（形迹管理）
*连接线标识
问题点
问题点
提问
文件柜如何整顿？[管理责任者]
管理此架责任者姓名
[架子表示标签]
表示架子种类的标签
[柜子内表示标签]
用此标签表示下段
的内容
要领
彻底整理，只留下需要的
物品
要领
合理利用空间，
100%定位放置
根据
种类、空间、区域、防护
规定摆放方法
要领
利用各种颜色、数据等进行标识
问题点在哪里？
问题点在哪里？
清扫
含义
经常清扫保持清洁，
将各个角落的脏物清理掉
目的
保持良好的工作情绪
稳定品质
达到零故障、零损耗
如何清扫？
①看不见的地方，也要彻
底打扫干净。

②经常打扫，使环境尽量
不产生灰尘、污秽。

电源插座
电脑侧面
主机座
要领
自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行)
清扫责任分区
A1 区(张)
B1区(赵)
C1区(王)C2区(沈)
C3区(李)
A2区(胡)
E1区(贾)
要领
清洁
将整理、整顿、清扫进行到底，含义
并且标准化、制度化。

目的
成功惯例和制度
是标准化的基础
企业文化开始形成
要领
连续不断的进行整理、整顿、
清扫活动
要领
花时间改掉坏习惯及
眼不见为净的态度
要领
每天保持5S评价的心情，
不断改善办公5S
素养
对于规定了的事情，大家都按要求去执行，含义
并养成一种习惯。

目的
让员工遵守规章制度
培养良好素质习惯的人才
铸造团队精神
语言
问候、礼貌语您好!
早上好!
下午好!
大家好!
着装
离位时
要点：
1.
2.
3.
4.。