物资设备采购管理办法第一条目的通过对采购过程进行控制，节约公司资源，确保所采购的物资满足规定要求。
第二条适用范围本办法适用于公司进行物业管理项目中直接用于物业服务和工程维修的专项物资、维修材料、维修工具、标识标牌、消防用品、印刷品、劳保用品、办公用品、厨房用具、低值易耗品、会所销售商品、其他等的采购控制。
公司因电梯、水电设施、设备的故障需及时组织抢修所需设施设备应急采购可以参照本办法执行。
第三条职责（一）总经理负责批准各类物资采购合同以及《年度采购计划》、《月度物品采购计划》，物资、设备价款的支付申请；（二）采购部为物资采购定价的主管部门，负责拟订招标（比价）工作流程和工作规范，供方库的建立，组织物资、设备采购招标和比质比价，实施采购；汇集、审核采购计划信息，办理付款审批手续；（三）各分公司、管理处负责物资设备采购年度、月度计划的编制及招标（比价）申请，负责现场所需物资设备的进场验收、分发、库房管理、建立台账，负责办理物资进场验收并定期办理付款手续；（四）财务部负责对采购业务进行财务监控，并审核是否符合采购流程；（五）采购部供方管理员、分管领导、负责监督采购招标、比质比价过程，审定合格供方选定结果，对采购部比价信息进行检查验证，对实施采购过程进行监督；（六）办公室根据《年度采购计划》、《年度维修计划》、《月度维修计划》和《月度物品采购计划》等对物品采购报销单据进行核对与登记，并根据所采购的物品类别登记一级台帐信息，并明确相关保管责任人；（七）各分公司、管理处应指定与公司采购部采购员对接的物品采购实施人；异地管理处（仅指宜昌项目）的物品采购经公司采购部委托授权后方可自行实施物品采购。
第四条采购控制原则（一）年度和月度计划控制原则根据需采购物资的性质，制定年度采购计划，在不突破年度采购计划的原则下，制定月度采购计划，按月度采购计划实施采购。
1、各部门于每年11月底按照上一年度物品实际使用情况，向采购部提出下一年度《年度采购计划》与《设备设施年度维保计划》；2、公司采购部将组织有关部门对各使用部门上报的《年度采购计划》与《年度维修计划》进行评审，在12月底前确定合理性，并报总经理进行审批；3. 各部门根据《年度采购计划》与《年度维修计划》，每月17号根据库存量提出下月《月度采购计划》。
（二）应急采购控制原则应急采购为月度计划之外，因设施、设备的故障需及时组织抢修、公司临时发生的重大活动所需物品的采购行为。
应急采购原则上应以公司总经理批复的专项采购报告或专项计划为准。
第五条采购流程（一）供方的选择1、采购部根据总经理批复月度采购计划，优先在公司确定的合格供方内选择，合格供方由公司采购部和总公司成本合约部共同确定。
2、单价超过500元（含）或同类单宗采购额超过3000元（含）的，须在供方库内选取三家供方进行比价，按照同一档次、不同品牌，质优价廉的原则选择供方；单价低于500元（不含）或同类单宗采购额低于3000元（不含）的，可直接在供方库选择一家与公司发生过供求关系的供方直接进行采购。
同类同规格型号的物品比价单的有效时间为六个月。
3、单价超过100元（含）或同类物品单宗采购额超过500元（含）的，可在供方库之外选择三家供方进行比价（供方库内的供方优先），按照同一档次、不同品牌，质优价廉的原则选择供方；单价低于100元（不含）或同类物品单宗采购额低于500元（不含）的，可在供方库之外选择一家与公司发生过供求关系的供方直接进行采购。
同类同规格型号的物品比价单的有效时间为六个月。
4、单价低于50元（含）或同类物品单宗采购额低于200元（不含）的低值易耗品等，可直接选择公司确定的正规超市作为供方实施采购。
（二）采购合同的洽谈和评审采购部根据年度《年度采购计划》，汇总分析物业管理项目中直接用于物业服务和工程维修的各类材料及物资的年度消耗量并估算出具体金额。
年度同类物品采购金额和数量较大物资材料，采购部负责与选定的供应商洽谈采购合作协议条款，签订年度供货合同，合同条款应包括：1、采购合同需要明确约定产品名称、品牌、数量、规格、等级、包装要求；2、采购合同需要明确采购产品的质量标准、质量保证、验收规定、运输、保险要求、付款方式、裁决纠纷方式、是否需要提供图纸或实样；3、合同一般应约定预留质保金，质保金额应不低于合同总金额的5%；质保期应一般为一年，特殊材料设备按行业约定质保期；但在明显不存在保修风险的情况下，可不约定预留质保金；4、合同一般应不约定支付定金，特殊材料设备需按行业标准支付定金的除外；5、公司总经理、分管副总经理、办公室、财务部应根据采购产品实际情况参加合同评审并做好书面评审相应记录；6、采购合同评审过程具体执行《合同管理制度》；7、采购部负责保存合同评审记录和合同存档；（三）采购计划的执行与监督1、采购部负责武汉和孝感地区项目所需物资的采购，所有采购行为均应由采购部采购员实施，宜昌地区参照本办法自行实施采购，公司相关部门定期对采购流程进行监督检查；2、采购部受理《月度采购计划》为3个工作日，公司领导审批为2个工作日，采购部实施采购为10个工作日, 如超过10个工作日,需经公司领导批准。
超额应急采购原则上当天申请，批准后两个工作日内采购；原则上当月的计划当月采购，当月计划不得顺延下月采购；3、各部门每月应急采购额度为500元，超出限额的应急采购需事前填写《超额应急采购申请单》（需比价的应附比价单），经公司领导批准后由申请部门实施。
如紧急情况下，即如不实施则会严重影响工作进度的超额应急采购，则可直接电话请示领导，经同意后购买，并在采购完毕后3个工作日内补办《应急采购申请单》（需比价的应附比价单）。
应急采购的物品应列入下月度采购计划中，并在备注栏写明“上月应急采购”；（四）采购物资的验收与保管1、采购部根据采购计划约定的时间和约定的数量向各部门提交采购产品；2、各部门仓库管理员根据《月度采购计划》办理采购产品验收。
验证方式可以是产品检验、产品合格证明资料验证、外观检查、数量清点等方式，产品验证的主要依据是合同约定以及相关的产品验收规范，经验证合格产品的方可办理接收手续；3、经验收合格、数量准确无误的物资、材料由各部门仓库管理员负责保管，并办理物资《入库单》。
验收无误，则由仓库管理员在入库单空白处记录“数量正确，外观完好”，并签名确认；4、采购人员必须保证物品的入库手续办理齐全，《入库单》填写清晰、完整，入库手续办理及时、准确，不得随便更改；5、在验收过程中，库房或使用部门对于不符合《月度采购申请表》的物品有权拒收。
采购人员对拒收的物品办理退换货；6、使用过程中出现所采购物品不符合使用要求的，按照“谁经手谁负责”的原则明确责任人，由责任人负责采取纠正及预防措施；7、仓库管理员根据出入库存情况登记仓库二级台帐，每月对仓库盘点一次，编制仓库库存报告。
第六条物资材料的信息管理（一）采购部负责物资材料价格信息的日常收集及整理。
1、材料设备市场信息来源⑴市场跟踪调研；⑵报刊杂志材料信息；⑶供应商提供信息；⑷近期实施供应的存档资料；⑸计算机网络；⑹政府有关部门、材料设备中介机构信息发布；⑺其它方式。
2、信息整理采购部将收集到的资料按照品种、品质（或性能），分品牌、单价等进行整理、建档。
3、价格变动、收集及反馈执行浮动市场价格的单品种、主要材料其市场价格浮动幅度超过合同约定时，合同中已明确价格调整公式的，由采购部按约定调整，未明确规定的应办理相关审批程序后执行。
采购部部应每年出据一份物资材料市场分析报告，就主要材料设备价格、价格走向、新旧材料的更替等进行整理、分析，并提供给公司主管领导。
（二）办公室负责对各部门采购的物资材料建立一级台账办公室依据公司《资产台账及库房管理实施细则》按公司各部门、分公司、管理处建立资产管理台账，对所有资产的进出、调拨、金额、数量等进行台账管理，定期盘点，做到账物相符。
办公室会同财务部每季度对各部门资产管理、采购计划的完成情况进行监督检查，采购计划的完成率要达到90%以上，当月计划应当月完成，原则上不得延续到下月采购。
办公室每年11月中旬要对对各部门年度计划实施情况进行数据分析，形成分析报告，为下一年度的计划提供数据支撑。
（三）各部门、分公司、管理处负责建立二级台账各部门依据公司《资产台账及库房管理实施细则》建立资产管理台账，做到单据与实物相符，即入（出）库单明细与实物相符；账实相符，即台账与实物相符；零库存原则，尽可能不囤积物品；先进先出，即同类物品出库时，先入库的先出库；定额供应，专料专用，不得挪用。
第七条采购物资的结算采购物资的结算应遵循公司财务管理办法相关流程办理结算手续。
（一）办公室应依据《月度采购计划》对武汉和孝感地区物业项目每月的采购票据进行审核，核对应急采购是否符合相关手续，是否超过限额。
符合相关手续则签名确认后交公司财务部；办公室负责对物品进行登记，明确该物品保管责任人，并在发票背面注明“已登记”和登记日期，同时签名确认。
（二）财务部凭已通过审批的《比价单》及相对应的物品采购发票、《入库单》《出库单》办理款项结算。
（三）所有物品采购发票均应由采购实施人员签“经手人”，由陪同人员签“证明人”，财务负责验证发票的真实性和签字完整性。
（四）采购金额在500元以下的可以直接支付现金，超过500元（含）的原则上须办理转账结算,如遇特殊情况必须办理现金结算的须经总经理同意。
第八条相关文件（一）《资产管理办法》（二）《合同管理制度》（三）《财务借款和报销手续管理规定》（四）《供方管理办法》第九条记录《年度/月度采购计划》《比价单》《超额应急采购申请单》比价单申购物品种类：超额应急采购申请单编制：日期：审核：日期：审批：日期：8。