人工智能在我国档案管理中的应用现状
与对策分析
摘要：随着社会科技的进一步发展，在2017年，国务院印发《新一代人工
智能发展规划》，提出要紧紧抓住发展人工智能的伟大历史机遇，引领发展人工
智能的新潮流，提升国家竞争力。
2021年，《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出要应用人工智能助力档案管理工作转型升级，并与数字档案馆（室）建
设相结合。
2022年，国家档案局在科技项目立项工作中也表明要开展人工智能技
术应用于档案管理的研究。
关键词：人工智能；档案管理；应用现状；对策
引言
为解决档案管理信息系统建设体系混乱、管理人员能力不足、基础设备配置
不足等问题，适应我国信息技术全面普及的主流发展潮流，加强档案管理工作完
成的有效性，减少人工工作量总量，档案管理部门应按照内部管理规范，将多元化、前沿化的信息技术科学融入管理工作，构建成熟的档案管理信息系统十分必要。
1档案管理信息化发展的必要性
1.1可以提高档案管理工作的效率
将信息化技术应用于档案管理工作中可以提高档案管理工作的效率。
目前，
信息技术已经被广泛地应用于各行各业，信息化管理成为社会发展的主要趋势和
方向。
利用信息技术将纸质档案转化为电子档案，可以实现档案的高效储存和快
速搜索，这不仅节约了纸张，还提升了档案管理工作的效率，避免了人工管理带
来的各种问题。
与传统纸质档案相比，电子档案不需要工作人员花费大量的时间
对相关档案进行整理和归档，极大地节约了人力成本。
在纸质档案管理的过程中，
由于档案数量繁多，往往需要多名工作人员同时进行档案整理工作，但是信息化
档案管理仅需一名工作人员就可以完成这些工作，大大节约了人力资源。
此外，
利用信息技术对档案进行管理，还可以实现档案信息的共享和快速检索，有助于
充分发挥档案资源的价值，实现档案的远程共享，这是纸质档案管理工作无法实
现的，为有关部门工作的开展带来了极大的便利。
1.2可以保证档案管理的准确性和时效性
档案管理工作的一个主要内容就是在规定时间内将相关人员所需的档案资料
送至其手中，帮助相关人员完成信息获取，充分发挥档案资源的价值。
因此，提
高档案管理的时效性有助于更好地促进档案管理工作的改革。
在具体实施过程中，可以将过期不用的档案资料作为历史数据对其进行妥善保存，重点对一些时效性
更强的档案进行整理，方便调用。
在充分发挥档案资料使用价值的前提下，不断
提升档案管理的准确性，这对完善国企档案管理工作具有重要意义，因此档案中
的数据信息必须具有科学性和准确性。
利用信息化技术可以对档案中的原始数据
进行备份，避免他人对相关信息进行修改而带来的一系列问题，进一步提高档案
管理中数据的真实性和准确性。
2大数据背景下档案管理和利用的问题
2.1电子档案管理软件不统一
目前，电子档案管理系统快速发展，几乎全国各地各机关都构建了相对完备
的电子档案管理系统。
但是，这些机关所采用的电子档案管理系统软件并不统一。
这直接造成无法在电子行政系统和办公自动化系统中开展统一的档案管理工作。
同时，电子档案数据也很难实现跨地区跨部门共享，不利于电子档案价值的发挥，降低了电子档案的利用率。
电子档案管理系统在应用中有必要建立统一的管理规
范条例。
不过，目前的电子档案管理仍缺乏系统标准化管理，电子档案管理与档
案数据管理系统软件的研制工作仍没有统一的规范，对档案数据的建立与共享机
制也产生了较大的影响。
2.2电子档案管理保密性较弱
在大数据背景下，传统的纸质档案逐渐转化为“无纸化”电子档案。
尽管这一方式能够有效防止一般火灾、洪水等自然灾害所带来的文件损害，但在当今开放的网络环境中，数据流的大量产生导致数据间的联系也越来越紧密，因此电子档案也很容易遭到外部入侵，甚至遭遇恶意网络攻击，其中以黑客攻击和病毒攻击较为普遍。
为了防范这类威胁，大部分公司都采购了防火墙和防病毒管理等软件，同时也及时更新病毒数据库以及自动更新补丁操作系统，为电子档案管理提供必要的安全保护。
3我国档案管理应用人工智能的优化建议
3.1加快制定人工智能应用规范指南
自2016年年底起，我国每年年底召开的全国档案局长馆长会议屡次提出要“探索人工智能等新技术在档案管理中的应用”。
其中，2020年全国档案局长馆长会议上，国家档案局局长陆国强提出，要探索将大数据、区块链、人工智能等新一代信息技术应用于档案管理中，推动数字档案馆（室）建设向更具智慧化方向发展。
2021年发布的《“十四五”全国档案事业发展规划》也强调将大数据、人工智能等新兴信息技术融入数字档案馆（室）建设，推动数字档案馆（室）建设优化升级。
虽然这些政策及要求一定程度上推动了人工智能技术在档案管理中的应用，但更偏向宏观层面的路径指引，在具体实施时则需要以更为具体和更具操作性的规范作为指引。
对此，建议档案主管部门联合相关研究机构，制定更具针对性的应用指南，为档案管理实践提供指导。
同时，还可以适当开展人工智能技术的应用试点，以便及时总结先进经验并在全国加以推广。
3.2 推进人工智能技术的集成化应用
在数字档案馆乃至智慧档案馆的建设背景下，需要不断融入人工智能技术，以追求更加智能化的档案管理与服务。
在此过程中，必须高度重视数字连续性的问题，不断推进人工智能技术的集成化应用。
一方面，推进人工智能技术与其他先进技术的集成应用。
人工智能技术自身并不构成档案自动化管理的全部技术内容，往往需要配合其他技术的应用，包括云计算、区块链、物联网、大数据等。
在各种技术的衔接过程中，必须确保技术的集成，这样才能保证档案数据的连续
性流转，进而保障其可跟踪、可溯源、可关联和可控制的能力。
另一方面，推进
人工智能技术集成至档案信息化的整体基础架构中。
人工智能技术只有深度集成
至数字档案馆或智慧档案馆建设的基础架构中，才能真正融入覆盖数字文件全生
命周期、数字信息全流程和数字资源全要素的档案数据资源管理与服务中，并发
挥其独特的优势与价值。
3.3强化人工智能与管理理论的融合
文件档案管理是一项专门的业务实践活动，蕴含着多种专业性的管理理论、
原则和方法，包括来源原则、全宗原则、文件生命周期理论和管理原则中的职能
分类、职能鉴定、开放鉴定，以及电子文件的前端控制、全程管理、四性保障、
元数据管理等。
应用人工智能技术管理文件档案，必须在明确应用场景的基础上，进一步体现档案管理基本原则和方法的有效融入，否则会导致各种管理风险问题。
对此，必须理性看待人工智能等先进技术在档案管理中的有效应用，不能“为了
技术而技术”，深陷“唯技术论”，也不能因为“害怕风险”，就选择“故步自封”。
立足档案管理自身特点以及档案管理过程中存在的实际难题，积极探索档
案管理原则、方法与人工智能技术的有效融合，才是上上之策。
结语
综上所述，在当前中国信息技术健康、稳定发展的社会环境下，各行各业都
将符合自身日常工作的多样化信息技术引入，极大提高了生产经营的综合效益，
有效缓解了人工操作带来的成本压力，进一步推动了自身领域的长足进步。
为了
加强日常管理工作的实施质量，保证档案管理任务的高质量完成，中国档案管理
也应与时俱进，加快档案管理信息系统建设，推动档案管理部门日常管理效能和
服务效率稳步提高，促进档案管理水平不断提升、档案事业可持续发展。
参考文献
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