合同管理系统功能说明1
合同管理系统功能说明
1 合同审批
有合同要签订时,可以起草新合同发起审批,提交给相关部门相关领导进行审批,以便检查合同相关信息以及合同条款等是否正确,审批通过之后审批结束。
1.1合同起草
合同信息录入,主要包括合同基本信息、合同正文、合同双方履约义务、合同收支计划以及合同风险这几个部分。
1.1.1.合同基本信息
包括合同的收付方向(收款、付款、收付款)、合同类型、执行人信息(执行部门、执行人、联系电话)、是否关联主合同、核算币种以及金额(收款方向金额、付款方向金额)、合同附件、合同期限(开始时间、结束时间)、合同监控人员、其他相关信息(所属项目、客户信息、供应商信息)。
1.1.
2.合同正文
提供word录入,可以编辑合同正文信息。
1.1.3.履约义务
包括我方履约义务和他方履约义务两个部分。每个履约义务都有对应的履约时间,可以录入多个履约义务。可以设置履约责任人并指定提醒方式(短信、邮件、RTX),在合同监控中,依据履约时间和履约义务的执行状态(未完成、完成、逾期、逾期完成)发送提醒信息。
1.1.4.收支计划
包括收款计划和付款计划两个部分。收款计划的总金额和付款计划的总金额要分别和合同核算金额一致。
收款计划包括计划收款时间、计划收款金额、实际收款时间、实际收款金额这几个方面。可以录入多个收款计划,在合同起草时编辑计划收款信息,实际收款信息在做收款管理时再进行录入。在收款管理中,依据这个计划收款时间和实际收款信息判断该收支计划的执行状态(完成、逾期完成)。
付款计划包括计划付款时间、计划付款金额、实际付款时间、实际付款金额这几个方面。可以录入多个付款计划。在合同起草时编辑计划付款信息,实际付款信息在做付款管理时再进行录入。在付款管理中,依据这个计划付款时间和实际付款信息判断该收支计划的执行状态(完成、逾期完成)。
可以设置收支责任人并指定提醒方式(短信、邮件、RTX),在合同监控中,根据收支计划的执行状态发送提醒信息。
1.1.5.风险管理
包括风险类型、风险名称、应对措施、风险等级、风险状态这几个方面。合同风险可以录入多个。
在合同监控中,可以对合同风险进行管理,调整风险状态(未发生、已识别、已跟踪、已关闭)。
1.2合同审批
合同起草完成之后,进入审批流程。合同审批项包括:合同基本信息、合同正文、履约义务、收支计划、风险管理、流程跟踪表单。
2 合同履行阶段
2.1合同监控
合同审批流程结束之后,进入合同履行的监控阶段。在合同监控中可以查看合同基本信息以及审批流程、维护合同履约义务执行状态、调整收支计划,调整合同风险状态(未发生、已识别、已跟踪、已关闭)。
2.1.1合同概览
查看合同起草时录入的合同基本信息。
2.1.2合同审批
查看合同审批流程信息。
2.1.3履约义务
对履约义务进行管理。
显示合同起草时填写的履约义务信息,可修改履约义务执行状态(未完成、完成、逾期、逾期完成)。
2.1.4收支情况
对收支计划进行管理。
显示合同起草时填写的收款计划和付款计划信息。收款计划的实际收款信息在收款管理中进行维护,在合同监控中可查看。付款计划的实际付款信息在付款管理中进行维护,在合同监控中可查看。
2.1.5合同风险
对合同风险进行管理。
在合同监控中,可以修改风险状态(未发生、已识别、已跟踪、已关闭)。
2.1.6监控提醒
在合同起草时,指定履约义务与收支计划的被提醒人以及提醒方式,在合同审批结束之后,依据规则,将提醒信息写入至提醒表中。在合同监控阶段,根据提醒表中的记录,实现消息提醒功能。
提供邮件提醒,可扩展。其他提醒方式与具体实现,可由用户根据实际需求进行扩展。提醒规则如下。
2.1.6.1一次性提醒
在履约义务和收支计划到期的前一周,按照合同起草时指定的提醒方式,向相关责任人发送到期提醒,提醒责任人关注。只提醒一次。
2.1.6.2周期性提醒
在履约义务和收支计划到期之后,按照合同起草时指定的提醒方式,向相关责任人发送逾期提醒,提醒责任人尽快处理,每天都进行发送。当履约义务和收支计划的状态已经变更为完成(完成、逾期完成)之后,消息提醒不再发送。
2.2收款管理
对已经审批完成的合同,依据收支计划中的收款计划,对收款流程和收款情况进行管理维护。
收款信息包括:执行人信息(执行部门、执行人)、相关合同信息、收款金额、核算币种、收款时间、收款方式(现金、支票、电汇、其他)、发票信息这几个方面。
一个收款流程,可以对应多个合同的多条收款计划,收款计划的金额总和必须和收款金额一致。合同每条收款计划不能被重复使用。
在收款流程结束之后,根据收款信息,更新合同收款计划的实际收款时间、实际收款金额以及状态,实际收款金额应与计划收款金额一致。
2.3付款管理
对已经审批完成的合同,依据收支计划中的付款计划,对付款流程和付款情况进行管理维护。
付款信息包括:执行人信息(执行部门、执行人)、相关合
同信息、付款金额、核算币种、付款时间、付款方式(电汇、银行委托、现金、虚拟、其它)、供应商信息、发票信息这几个方面。
经过审批和财务确认之后,进行实际的付款操作,付款完成之后结束付款流程,并根据付款信息,更新合同付款计划的实际付款时间、付款金额以及状态。
2.4交货管理
对交货确认流程和实际交货情况进行管理。
对已经进入履行阶段的合同,有实际产物要进行交付时,可以发起交货确认申请。填写交货内容、相关合同信息、我方信息、他方信息等发起交货流程进行审批,审批通过之后,由实际交货人编辑交换清单(交付物、规格、数量等信息)结束交货流程。
2.5开票管理
对开票申请流程和实际开票信息进行管理。
对已经进入履行阶段的合同可以发起开票申请。需要对合同做开票时,填写开票内容、相关合同信息、开票金额、交税金额等信息发起开票申请进行审批,审批通过之后,由实际开票人编辑开票清单(开票时间、发票号、发票金额)结束开票流程。
3 统计查询
查看、检索合同信息以及合同已经履行的收支、开票信息。