信息化建设的步骤企业信息化建设必须以企业战略为核心, 信息化建设过程应该是一个在企业战略指导下的持续改善的过程。

如图 1所示,信息化建设主要分为三个阶段:需求分析、选型采购和系统实施。

三个阶段中的任何一个环节的结果都会直接决定信息化建设的成败。

图 1 信息化建设的三个阶段需求分析阶段的工作内容包括:1 根据企业战略确定系统建设的预期目标。

2 确定系统建设的主体内容、时间计划、资金预算等整体框架。

3 通过对管理组织流程的梳理,形成详细的管理改善和需求分析文档。

选型采购阶段的工作内容包括:1 根据第一阶段成果确定技术路线,确定选型供应商。

2 供应商根据需求文档提交项目建议书,并组织产品演示。

3 通过评审或招标等方式确定最终产品供应商,并签订合同。

系统实施阶段的工作内容包括:1 结合需求文档与实施提供方共同制订实施方案。

2 进行相关人员培训、系统配置及试运行。

3 系统上线、后续维护及调整。

实践表明, 很多企业在规划及选型阶段和实施阶段会选择不同的咨询合作伙伴, 这种做法会导致在系统实施过程中, 由于实施方对前期需求把握不准确, 造成实施与需求分析脱节,使实施偏离预先的目标,甚至导致项目失败。

在系统的实施阶段应该由前期完成需求分析的咨询合作伙伴作为监理, 全程参与实施过程, 这样既可以保证将前期成果和知识顺利转移到实施阶段, 又可以保证企业控制实施方向与项目初期设定的建设目标保持一致。

1. 需求分析阶段需求分析阶段的目标是通过管理咨询的前期介入, 帮助企业梳理当前的组织、流程,并根据企业的战略目标, 制订信息化的整体方案, 并通过深入的需求提炼, 帮助企业定义信息化系统的需求文档,作为后续信息化系统选型和实施的基础。

需求分析阶段的流程图如图 2所示。

规划分析阶段流程图 2 需求分析阶段的流程图第 1步:成立项目组企业高层管理人员对信息化建设的重视和投入程度在很大程度上决定了项目能否成功。

信息化建设是管理与 IT 技术的结合, 管理是核心和基础, IT 技术是工具和手段。

在需求分析阶段建立合理可行的项目目标、范围和需求,是项目成功的前提。

强有力的组织保障是信息化项目成功的关键, 企业在进行信息化建设时应成立两个小组:领导小组和工作小组。

领导小组一般由有决策权的高层领导组成, 负责项目各里程碑阶段的评审、重要事项审批确认,并提供决策层对于项目推动过程中的各种管理支持。

工作小组一般由咨询顾问、关键业务人员和有经验的 IT 管理人员组成,负责开展项目各阶段具体的工作。

第 2步:确定项目范围及目标项目组成立之后的首要任务就是明确界定项目的目标及其涉及的业务范围。

只有制定了明确可行的项目目标和范围, 才能避免项目进展过程的盲目性, 避免造成浪费和重复劳动。

可以通过回答诸如下列的问题来设定项目目标和范围:●目标信息系统如何跟企业现有的战略相结合?●目标信息系统如何与企业现有的 IT 战略或整体规划相结合?●目标信息系统要解决哪些主要业务问题, 能否定义一系列可以量化衡量的指标来判定项目成功与否?●待解决的业务问题中,哪些业务环节及其相关的业务部门要参与到项目中来? 项目目标和范围的确定需要企业内部从高层领导到中层管理人员以及基层业务人员反复沟通和协调。

第 3步:现场调研通过现场调研获得必要的信息和数据资料,对企业有一个完整全面的理解和把握。

现场调研的方式通常采用一对一的访谈, 咨询顾问会制订详细的调研计划和针对不同人员的访谈提纲,并提前将提纲发放给被访谈对象。

调研的内容一般包括:●企业的基本情况。

●战略态势。

●企业文化。

●组织结构。

●商业模式。

●信息化建设现状及已有规划。

●项目范围内的基本业务流程。

第 4步:分析、判断制订规划完成现场调研之后, 项目小组通过整理、分析、判断, 根据已掌握的企业基本情况, 综合考虑企业现状、战略及现有业务流程中急需利用 IT 手段解决的重要业务问题,提出信息化建设的整体规划方案。

规划方案的主要内容通常包括:●信息化的原则、范围、目标和具体内容。

●软、硬件技术路线。

●阶段划分和计划安排。

●初步费用预算。

确定信息系统规划方案通常需要几轮的沟通过程。

权衡近期与长远利益, 投入与收益,进行相应的调整。

第 5步:深入调研企业的信息化建设应该是一个以管理改善为先导的过程,根据自身需要量体裁衣, 而不能一味地照搬所谓的“最佳实践” 。

(1先进理论只能指导而不能套用毫无疑问,目前被广泛鼓吹的管理软件蕴涵了先进的管理经验和管理理论。

但是, 管理的发展是一个渐进的过程, 是一个逐渐改善的过程, 如果企业的基础管理工作没有做扎实, 而强行将所谓的先进管理理念引入企业, 这种空中楼阁式的美景只会昙花一现, 终将不能提升企业的管理水平。

为什么许多企业在引入 MRP/财务信息时,其中的计划功能往往束之高阁?因为它没有积累, 许多参数难以确定, 经济批量采购模型难以确定; 它的管理不够规范, 生产计划屡被打乱, 生产订单屡被调整, 物料清单屡被修改。

诸如此类的种种问题不着手解决, 财务信息中的先进管理思想无法注入企业“混乱的思维” 。

企业信息化发展的历史也表明, 信息化是适应企业管理发展的需求而产生的, 企业发展所处的阶段不同、行业不同、规模不同, 决定了企业需要采取不同的管理模式,在此基础上选择合适的信息化方式,才是明智之举。

(2信息化对企业管理模式的改变不可避免“信息化对企业管理是一场革命” 并非是虚言, 技术的应用普遍地改变了人类的行为方式。

正如引入了新的生产线,工作中心、小组分配、工艺流程等都得改变一样,实现管理信息化也会对企业的组织机构、管理流程、人员素质提出新的要求。

毕竟, 在管理中引入信息技术,并不是为了模拟手工的管理过程,否则就会使它的效果大打折扣。

依据管理系统的互动性原则, 作为新加入管理系统中的活力元素, 信息技术本身所蕴涵的特质势必要激发系统中的其他元素作出相应的改变, 通过相互协调来促进系统整体效能的提高。

在手工管理阶段, 需要较多的专职数据收集、分类、汇总人员, 信息化以后, 这类专职人员要减少,但需要加强直接操作人员的数据收集意识与技能;在手工阶段, 可能需要定期由不同的若干人员做成报表来汇报相关事项, 信息化以后, 只需要随时去系统内查询即可。

显然, 企业在准备信息化之前需要认真考虑它对现有管理模式的改变或冲击。

企业需要对目前的管理状况进行评估, 看看在哪些方面需要改善, 改善是渐进性的还是革命性的, 企业对改善的承受力有多大, 只有对自身的管理问题及改善目标有了清楚的认识, 才能按照需求选择合适的管理软件。

否则, 没有了解自身需求而盲目选择一套所谓的先进管理软件,试图以它为参照来提升企业的管理水平,其结果一定是事倍功半。

第 6步:需求提炼经过对业务现状的深入调研、分析, 项目小组即可以进入信息系统的用户需求提炼阶段。

本阶段形成系统的需求分析报告,需求分析报告的内容通常包括:●系统需求概述。

●功能需求描述。

非功能性需求描述(数据规模、用户数量、技术要求等。

其中, 对功能需求的描述是工作量最大的一部分, 也是最关键的部分之一。

很多企业习惯于在这个阶段只整理出大致的需求, 而希望将细化的需求分析工作安排在系统选型确定后交由供应商负责完成。

其实, 规范的做法应该是:在需求提炼阶段就应尽可能将需求完整详尽地整理出来。

如果试图将需求分析工作在系统实施阶段后交由供应商完成, 签署合同时项目验收标准模糊, 就有可能造成客户的一些个性化需求被供应商模糊处理,从而导致系统实施偏离预定的目标,甚至最终无法实现某些重要的需求。

系统功能描述应该尽可能详细地描述系统基本功能的要求、高级功能的要求、相互关联的功能环节的协作方式等内容。

需求分析报告通常是与企业的业务人员共同完成的, 经过相关的讨论和审批后即可生成正式的版本, 需求分析报告可以在后续的选型和实施过程中根据厂商产品的情况不断进行修订,以使之更具有可操作性。

2. 选型采购阶段需求分析阶段确定了信息化建设的整体方案和具体需求后, 系统的采购选型阶段解决如何从众多的软件供应商中选择能满足企业需求, 符合整体规划方案要求的软件系统的问题。

选型采购阶段的流程如图 3所示。

选型采购阶段流程图 3 选型采购阶段的流程第 1步:成立项目组与需求分析阶段相似, 在系统的选型采购阶段, 也需要成立相应的领导小组和工作小组来开展相应的工作。

第 2步:确定系统预算企业信息化项目常采用分阶段实施方式建设, 因此在系统选型阶段需要根据当前选型阶段的需求情况确定项目预算。

确定项目预算时应综合考虑以下问题:●硬件。

●操作系统。

●数据库许可使用费。

●核心软件许可使用费。

●附加模块许可使用费。

●第三方软件许可使用费。

●第三方软件的集成。

●软件客户化。

●系统上线的数据迁移。

●项目管理。

●实施费。

●培训。

●生活和差旅开支。

●系统升级。

通常采用行业惯例来进行上述各项费用的估计。

有些成本项目可以通过近似准确的估计得到, 但是有些成本费用项目是很难界定准确数额的, 例如实施费。

对于类似的成本项目, 可以估算出该项成本的最高值、最低值以及预期值, 以便给出一个合理的潜在的成本支出。

制订预算时还应该充分考虑到间接成本,主要是内部成本,包括以下内容:●项目相关员工因工时占用所发生的成本。

●临时代替项目人员的人工成本。

●去外地培训的差旅费成本。

●内部资源的成本, 如管理和维护并提供内部技术支持的 IT 部门所发生的成本。

第 3步:确定采购方案根据项目目标和预算, 项目小组应该制订相应的采购方案, 不同规模的系统通常也采用不同形式的采购方式, 不同规模的系统的采购方式如图 4所示。

通常小型系统由于费用较低, 实施相对简单, 周期较短可以采用直接采购的方式; 中型系统或者个性需求很强的项目型系统, 由于可选的供应商很多, 可以采用公开招标的方式采购; 而能提供大型系统解决方案的供应商数量很少,因此可以采用邀请招标的采购方式。

图 4 不同规模的系统采购方式第 4步:供应商初选初选阶段通常会有较多的供应商名单, 企业需要将候选供应商的数量缩小到精力顾得过来的范围之内。

一种有效的办法, 就是由客户以发送基本需求信息的形式明确列出一系列供应商必须满足的基本要求(而非详细需求 ,并以邮件或传真等方式与候选供应商进行沟通。

有些供应商的解决方案因为不能符合客户的技术平台要求或其功能明显不能满足客户的需求而被剔除; 还有些供应商虽然能基本满足客户的要求, 但与其他供应商相比明显处于劣势, 一般也会被从候选名单中剔除。

此外, 客户在与供应商的沟通过程中, 还应重视他们表现出来的职业品质, 比如公司诚信、销售行为的职业化程度, 这些品质实际上是公司实力与经验的反映。

有时候, 供应商的不恰当的销售方法也会成为客户取消其候选资格的原因。