合同档案管理规定
一、总则
为进一步优化**网络科技（上海）有限公司及各分（子）公司的合同档案管理，规范日常合同归档、查阅管理，特制订本规定。
二、适用
本规定适用于**网络科技（上海）有限公司及各分（子）公司合同归档、查阅相关事宜。
三、定义
本规定所称“合同”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件：（一）人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。
（二）经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议
( 三) 财务类：投资协议、融资协议
（四）行政类：保险合同、租赁协议、装修合同、股权买卖类，法务聘用合同、代理等
（五）购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等
（六）技术类：技术开发合同、技术服务合同、委托代理合同（资质申报）、代理报关协议等。
（七）诉讼类：判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。
（八）其他具备合同性质的文件。
四、合同等级
根据合同重要程度、涉及范围将合同划分为三级。
A级：公司级备案，如：投融资合同、租赁合同、诉讼类合同、法务聘用合同、股权买卖、变更合同、业务合同、采购合同等，需在公司层面备份存档（由总裁办秘书岗统管）。
B级：财务及部门级备案，涉及资金、款项的，除在各部门内部存档外，还需在财务部存档；如：投融资合同、租赁合同、法务聘用合同、业务合同、采购合同等。
C级：部门级备案，如：劳动合同。
五、职责
公司各部门应明确本部门合同管理职责，指定一至两名人员作为本部门合同档案管理员，负责本部门日常合同档案管理工作，具体如下：（一）合同档案管理员需根据部门情况，设置合同档案信息表模板（应包括：合同编号、起始日期、终止日期金额等关键信息），及时更新合同档案信息；每月底前需将更新盘点后的《合同档案信息表》发送部门负责人，业务部门、运营部门合同需同时抄送分管副总裁。
（二）负责合同归档手续办理。合同需设置编号，将重点信息录入至《合同档案信息表》中。合同原件保存至专门文件柜中（上锁），合同扫描后储存至合同档案管理员电脑中的专门文件夹备份。如需在财务部、综合人事部备案的，部门合同管理员需将合同编号告知财务部、综合人事部保管人员，各部门使用统一编号。
（三）负责合同档案存档、整理、核对、登记、交接等日常性工作。
（四）负责合同查（借）阅手续办理、维护《合同档案查（借）阅登记表》。
（五）工作变动时，应办妥移交手续，列出合同档案移交清单。
（六）因合同涉及财务部、综合人事部备案，各部门需根据实际情况，起草4-6份合同。不能提供足够合同原件份数的，财务部留存原
件，部门、综合人事部留存复印件。
（七）其他合同档案管理事宜。
六、归档
（一）合同分类编号
合同以公司签约主体分为甲方和乙方两类。各类合同均按编码进行分类编号，各级编码之间使用“-”进行连接。
1、一级编码：公司名称拼音简写拼写，如：SHDJ
2、二级编码：根据部门名称或+业务内容进行分类。根据部门名称分为“综合人事部”“财务部”“市场部”等；根据业务内容分为“销售”“采购”“租赁”等。举例：综合人事部租赁合同：如ZHRSZL。
3、三级编码：年份，如：2019
4、四级编码：根据合同签订先后顺序编号流水，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999分别连接至各级代码之后。
综上所述：合同编号共含四个级别编码，如：SHDJ-ZHRSZL-2019-001 （二）合同归档流程
1、合同经印章保管员加盖印章后，合同档案管理员应跟踪合同去向，监督业务经办人员提交经各方完成盖章后的终版合同存档。
2、经办人员提交存档合同，合同档案管理员进行合同扫描归档，同时信息录入至《合同档案信息表》；合同档案管理员应于接收前对合同进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。
3、合同档案管理员将合同档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。存放时，遵循合同的形成规律和特点，分门别类。
4、合同以原件或正本归档。特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并注明原件或正本所在。
七、查阅
（一）需查阅合同档案的人员，应在合同档案管理员处填写《合同借（查）阅登记表》后，方可进行查阅。查阅地点限于公司办公场所内。
（二）合同档案不予外借、复印、扫描，如有复印、扫描必要，经相关负责人批准后，可进行合同文件的复印、扫描。
（三）查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。
（四）查阅涉及公司经营决策、发展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应予保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总裁批准。
（五）查阅合同交还时，合同档案管理员须当面核对，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。
八、期限
合同档案保管期限为永久。
九、处罚
为了确保合同档案的完整与安全，对于发生下列行为之一的人员，公司有权视情给予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同，构成犯罪的则转送司法机关严肃处理。
（一）损毁、丢失或者擅自销毁公司合同档案的；
（二）擅自抄录、复印、公布公司保密合同的；
（三）擅自涂改、篡改、伪造、变造公司合同档案的；
（四）违法违规出卖、倒卖公司合同档案的；
（五）合同档案管理人员、经手人员其他玩忽职守情形的。
十、其他
1、本规定由综合人事部负责制订、解释、及修改。
2、本规定自发布之日起施行，修订时亦同。
**网络科技（上海）有限公司
综合人事部
2019年6月