文档文档统计报告？
•由于多终端分散存储，
流失
•没有文档操作日志，
改、升级，版本容易混 淆
•不能远程访问文档，影
加大文档搜索困难
•多个副本
– 哪个是正确
员工对文档误操作， 难以追溯责任
•纸质文档损坏后无法
的?
容易丢失、损坏
响效率
恢复
•合规性要求
需求分析-文档管理的现状和目标
现状
企业文档管理
目标
观点 内容
文档管理与协同-支持客户端
• 在资源管理器进行各种操作，共享权限， 外链和发送，气泡即时通知 • 大文件，极速同步，过滤不需要同步的
文件格式
• 文档管理系统支持Windows，Mac系 统
文档细粒度的权限管理
• • •
精确到“字符级”保密 权限跟随文件，文档被泄露也不用担心内容泄密，防止文档的扩散。 细粒度权限控制：8种角色，10种权限
系统的易用性-帮助引导,可以让用户快速掌握系统的操作
系统动态更新消息，例如文件版 本更新、评论更新等。 帮助用户 了解此处 是通知、 请求功能。
系统提供多 层次的文件 夹结构，例 如公司文件 夹、共享文 件夹、个人 文件夹等。 通过下载客户端， 可以自动完成文 档的同步工作。 帮助用户如何新建文件夹，并可 以上传文件、归类文档选中一个 文件夹后，就可以添加共享成员 等操作。
邮件客户端插 邮箱插件 件 附件保存 发送附件入口
解决方案概览
方案定位和主要功能
定位 面向云存储的企业级文档统一 管理及安全交互平台 主要功能 文档集中管理、自动同步、批 量上传、 索引和搜索、权限及 保密管理、在线预览和编辑、 版本管理、协作和社交、离职 员工文档交接、审计和追踪等 模块；
方案的优势/案例
平台特点及优势：支持全文检 索、支持文控审批、灵活多样 访问、支持跨平台 （Windows+Mac+iOS）、 支持管理权和所有权分离、支 持多控件及标准API、后台实 时监控和告警等（操作留痕）； 成功案例：新华社（外访采编 人员使用客户端或Web浏览器， 通过内外网，访问或提交的海 量的文档、视频、照片）
• • •
保真格式，无需考虑接收文件者的系统环境
图片格式 .jpg .png .gif .tiff .jpeg 等 多媒体格式 flv、mpg、avi、wmv、swf等 行业专用格式 制图类（.psd） 程序类（.cpp .php .py .vi .sql）等 工程类（.dwt .dwg）等。
1. 2. 3. 4. 企业如何更好的提高工作效率、降低成本 需要管理的信息爆炸性增长，很难找到想要的信 息资料 对数据访问的安全性，跨地域，跨平台的访问是 迫切的需求 严格的审计、合规方面的要求
growing money from information
结构化数据 非结构化数据
增长量 5,000+ PB 每天
目标客户
1.有大量销售、供应商等外部 访问人员，且有大量文件共享 和交互需求的客户； 2.对企业内文档等信息有安全 访问及控制需求的客户； 3.对企业内文件有统一管理和 备份（私有云）需求的客户； 4.有大、中型内部研发部门的 客户；
文档云
方案结构视图-支持多样化的客户应用场景
客户
应用场景
文件中转站
文控管理
重要文档的发布、下载等，经过管理员的许可，方可执行
文控管理-灵活的流程定义
• 自定义流程层级：根据企业组织结 构，分部门层层审批流程:提交->审 批->发布
单据 用户 上传 其他业务 系统
消息 服务
人员 组织
分析 报表
操作 日志
文档
•
灵活的审批规则定义：可在多个用
户间串行、并行审阅或中途转给其 他人审批。
文档操作日志 •记录用户所作的全部操作 •可以根据时间、访问类型、用户查询，或联 合查询 操作日志报表 支持报表 •用户登录报表 •在线用户报表 •安全权限报表 •文档操作日志报表 •文档上载报表 •文档删除报表
•可知用户在某段时间的操作
•针对企业的全部文档，或某个文件夹 •针对某种访问类型或权限类型
发布
用户1 用户2 用户3
•
自定义审批对象：自定义审批人， 可以是具体的人，也可以是部门或 项目群组。
文档 管理系统
共享 借阅 删除
文控管理-灵活的审批协作
发文审批流程
•
全面的流程管控：针对文档的上传、下载、 编辑、发送、归档、删除等全过程，全面控 制机密文件。
•
借阅审批流程
授权管控：将文控管理的权限授权给部门主 管、项目负责人或指定的员工。降低IT管理
权限设置与企业的组织结构相匹配，多级文件夹层层汇总，实现集中存储、统一授权。杜绝泄密隐患 指定文档自动同步、支持全面的版本管理 支持文档批量上传、下载 通过API接口，支持与邮件系统的有效集成、能够更方便的进行邮件归档、查询、共享和发送文件
文档管理与协同-自动同步、批量上传
• •
不限制文件大小，上G文件秒级发送 一次上传，一次分发给多人
高级搜索 通过创建时间、作者及文件类型等其它一系 列附加信息进行过滤，得出更为精确的结果。
标签搜索
可以为文件增加多个tag，通过Tag搜索，就 可以轻松搜索到相关类型的文档。 云搜索 借助搜索框，用户可以通过PC或者移动终端 随时随地查询云端海量文档。
文档管理与协同-标签管理
支持多达10种标签
文档回收站
文档加密
离职员工文 档交接 全面的安全 解决方案
日志管理 报表管理
标签管理
实时评论/任务 支持客户端
方案技术架构设计-分布式系统
Windows/Mac/iOS/Android客户端/API
开发平台 分布式文件系统：HDFS J2EE平台，B/S架构， Python、Lucene、Java、C++ Mysql+MongoDB Nginx+Jetty • Linux CentOS • Windows Server 2008 • Microsoft Windows • Mac OS
媒体素材库
档案管理
ISO文控管理
企业文档中心
知识库
文档管理与协同 文档集中管理
文档管 理系统 自动同步/上传 在线预览 在线编辑 搜索服务 回收站 存储
文档共享/锁定 版本管理
文档保密
权限管理
文控管理 流程管理
审批协作 消息管理 任务管理
系统管理
账号管理
系统扩展
邮箱服务API 接口 OA系统API 接口 LDAP接口 XX服务API 接口
系统的扩展性-与OA、Portal 集成

ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
通过接口，将OA中的文档自动归档到文档管理系统中进行管理 Portal整合：通过Portlet展示文档管理系统的信息
Portal
• • • • 单点登录 待办事宜 最新文档…… 资讯、邮件……
消息 文档管理系统
• 文档库 • 安全管理 • 搜索、再利 用 RESTfulL API
任务 OA
• • • • 起草公文附件 上传公文附件 审批 / 流转 搜索文档
文档
系统的扩展性一办公管理应用
• • • 邮件附件集成应用 UC群附件集成应用 Office插件
邮件客户端 邮箱收件箱 邮箱插件 发送邮件
邮件附件集成应用
• 对于收件箱内带附件邮件，系统提供入口，
可以把附件转存到网盘中，同时会把发件 人、邮件标题、附件文件名、正文等信息 记录到文件的描述里。
开发语言
数据库 Web容器 操作系统 PC客户端 Web浏览器 移动客户端
• IE、Chrome、Firefox、 360、Safari、Opera……
• iPhone/iPad • Android
文档集中管理
企业统一文档库 独立工作区
通过接口，支持纸质文档（如合同、发票、图纸等）转换为电子文档，便于存储、保存、查找、调用
80%
非企业应用创建
企业文档管理的挑战
文档存储？ 文档共享？
•大文件、异地、一对多
文档搜索？
•如何快速准确查找所需
文档安全？
•缺少版本控制 •员工离职、重要文件
•纸质文档过多，打印和
存储成本高
•企业文档数据增长很快 •企业文档资料存储分散 •文档难以统一备份 •文档存储在个人电脑，
分发越来越困难
•版本管理混乱，文档修
263企业网盘
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目录
263企业网盘产品规格
263企业网盘产品介绍 263解决方案
产品规格
10 GB/年 500元
100 GB /年
4000元
1 000 GB /年
30000元
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目录
263企业网盘产品规格
263企业网盘产品介绍 263解决方案
非结构化数据爆炸给企业管理带来的挑战
工程文档
培训文档
内部办公
出差人员
文档中心
个人文档 多媒体文档 培训文档 工程文档管理
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员工文档主要保存在个人电脑中 公司文档主要分布在各个应用系统中 通过邮件、QQ、MSN互相传递文件 通过共享服务器实现文档共享
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文档和档案都在一个资料库中，便于查找。 知识或是文档可以很容易找到减少重复性的”创造活动” 纸张消失，代之以电子文件，通过文档管理系统可以很快 找到档案和文件。 高安全性，内外部用户，不同的角色访问不同的内容。 可审计。什么人、什么时间做了什么文档操作都可以审计。
需求分析-客户要什么
分类
实现文档版本管理 强大的文档搜索功能
主要内容